Odwołanie do KIO, czyli jak walczyć o zamówienie publiczne?

Jak się odwołać od wyniku przetargu? Jak zaskarżyć do KIO odrzucenie oferty lub inne czynności zamawiającego?

Działania zamawiającego podlegają kontroli Krajowej Izby Odwoławczej. Izba to nie sąd, ale… tak właściwie to funkcjonuje na bardzo podobnych zasadach.

Najważniejsze co powinieneś wiedzieć: w publicznych przetargach jedyną naprawdę skuteczną metodą walki z niekorzystnymi działaniami zamawiającego jest wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.

Choć zwykłe pisma do zamawiającego, czyli „prośby i groźby” mogą odnieść skutek, zazwyczaj nie wystarczają. Problem w tym, że w przypadku polegania na takim piśmie Twoja sprawa nadal pozostaje w dyspozycji zamawiającego i to on podejmie ostateczną decyzję. A wiadomo jak trudno jest przyznać się do błędu, zwłaszcza podmiotom publicznym.

Ponadto zamawiający może najzwyczajniej w świecie mieć niewystarczający poziom wiedzy z zakresu prawa zamówień publicznych. Jeśli wierzy, że postępuje prawidłowo, raczej nie zmieni stanowiska na podstawie zwykłego pisma.

Dlaczego musisz działać szybko?

Terminy na wniesienie odwołania są krótkie – zaledwie 5 lub 10 dni. To naprawdę niezbyt wiele czasu na podjęcie decyzji o krokach prawnych, zapoznanie się ze sprawą przez prawnika, a następnie przygotowanie i złożenie odwołania.

Jaka jest moja rada? Przy każdym istotnym i niekorzystnym dla Ciebie działaniu zamawiającego zastanów się, czy warto złożyć odwołanie. Od samego początku bądź otwarty na taką możliwość.

Wiem, że ciężko każdy problem wysyłać do prawnika, ale jeśli widzisz, że decyzja zamawiającego jest dla Ciebie jednocześnie i ważna, i niekorzystna, to kiedy się konsultować, jak nie w takiej sytuacji?

Kiedy przysługuje Ci odwołanie do KIO?

Odwołanie do KIO możesz wnieść na praktycznie każdą czynności zamawiającego naruszającą prawo zamówień publicznych.

Podam kilka przykładów tych czynności, by pokazać Ci, że odwołanie dotyczy nie tylko wyboru najkorzystniejszej oferty:

• niekonkurencyjny opis przedmiotu zamówienia,
• wygórowane warunki udziału w postępowaniu,
• brak odtajnienia dokumentów zastrzeżonych przez Twoją konkurencję,
• brak wezwania innego wykonawcy do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny,
• zmiana treści specyfikacji po pytaniach wykonawców,
• odrzucenie Twojej oferty,
• unieważnienie postępowania przetargowego.

Nie możesz za to wnieść odwołania na czynności innych wykonawców. Jeśli Twój konkurent złożył ofertę, w której znalazłeś błąd, który powinien skutkować jej odrzuceniem, to nie zaskarżasz jego oferty, lecz dopiero nieprawidłową czynność zamawiającego o ocenie takiej oferty (skoro oferta ta powinna zostać odrzucona, a nie punktowana).

Zachęcam do kontaktu w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do możliwości wniesienia odwołania. Z pewnością uda się je od razu rozstrzygnąć, a Ty będziesz mógł podjąć dalsze decyzje co do merytorycznego zbadania sprawy.

W jakim terminie należy złożyć odwołanie do KIO?

Termin na wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej to 10 dni, a w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych to 5 dni.

Termin ten liczony jest w dniach kalendarzowych. Trudno natomiast zliczyć mi sytuacje, kiedy klienci byli przekonani, że chodzi o dni robocze. Niestety tak nie jest, a te kilka dni mija bardzo szybko.

To naprawdę niewiele czasu, a czas jest potrzebny do właściwej analizy sytuacji i najlepszego możliwego przygotowania odwołania.

Od kiedy biegnie termin na wniesienie odwołania?

• Jeśli chcesz zaskarżyć ogłoszenie o zamówieniu czy specyfikację warunków zamówienia, termin biegnie od dnia ich publikacji.
• Jeśli chcesz zaskarżyć inne czynności zamawiającego, termin biegnie od dnia przekazania Ci informacji o tej czynności (zazwyczaj za pośrednictwem platformy zakupowej).

Aby nie było żadnych wątpliwości, podam kilka przykładów.

• Jeśli chcesz zaskarżyć określenie warunków udziału w postępowaniu – termin to 10 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (postępowanie o wartości powyżej progów unijnych) lub 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (postępowanie o wartości poniżej progów unijnych).
• Jeśli chcesz zaskarżyć wprowadzoną zmianę specyfikacji warunków zamówienie – termin biegnie od dnia publikacji zmiany na stronie postępowania.
• Jeśli chcesz zaskarżyć wybór najkorzystniejszej oferty, wykluczenie Cię z postępowania lub odrzucenie Twojej oferty – termin biegnie od dnia wysłania Ci przez zamawiającego informacji o tych czynnościach.

Jakie są koszty wniesienia odwołania do KIO?

Wniesienie odwołania do KIO wymaga poniesienia kosztów wpisu. Wpis to wynikająca z przepisów opłata za rozpatrzenie sprawy przez Izbę.

Wysokość tej opłaty zależy od rodzaju zamówienia:

• dla robót budowlanych to 10 000 zł,
• dla dostaw lub usług to 7 500 zł.

W postępowaniach o wartości powyżej progów unijnych wpis jest wyższy:

• dla robót budowlanych to 20 000 zł,
• dla dostaw lub usług to 15 000 zł.

Wysokość opłaty nie zależy od liczby zarzutów, ani od liczby części zamówienia, których dotyczy odwołanie.

Co ważne, w przypadku uwzględnienia odwołania przez Izbę – czyli uzyskania przez Ciebie korzystnego wyroku – koszt wpisu poniesie ostatecznie zamawiający. Odbywa się to w ten sposób, że Izba zobowiązuje zamawiającego, by zwrócił Ci ten koszt.

Co więcej, w przypadku korzystnego dla Ciebie wyroku, Izba zobowiązuje zamawiającego, by zwrócił Ci również koszty Twojego prawnika. W przypadku tego kosztu obowiązuje limit zwrotu w wysokości 3600 zł.

W przypadku przegranej nie uzyskasz zwrotu poniesionych kosztów wpisu. Dodatkowo, jeśli zamawiający poniósł takie koszty, zostaniesz zobowiązany do zwrotu kosztów prawnika zamawiającego. Tu również obowiązuje limit zwrotu w wysokości 3600 zł.

Jak widzisz, ostatecznie poniesione przez Ciebie koszty całego postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą mogą się znacząco różnić. W przypadku wygranej otrzymasz zwrot większości poniesionych kosztów (nie ukrywajmy, iż wynagrodzenia pełnomocnika zazwyczaj będzie wyższe niż 3600 zł, typowe wynagrodzenie dla naszych spraw sprawdzisz tutaj). Ostateczne ponoszone koszty są niewielkie w stosunku do znaczenia wygranej sprawy.

W przypadku przegranej wskazane wyżej koszty pozostaną już niestety Twoimi kosztami.

Jakie są skutki wniesienia odwołania?

Wniesienie odwołania oznacza, że:

• spór zostanie rozstrzygnięty przez Krajową Izbę Odwoławczą, której wyrokowi zamawiający musi się podporządkować (możliwe jest zaskarżenie wyroku Izby, ale w praktyce skuteczne zaskarżenie wyroku Izby to bardzo rzadki przypadek).
• zamawiający musi wstrzymać się z podpisaniem umowy z wybranym wykonawcą do czasu zakończenia postępowania odwoławczego,
• czas trwania postępowania przetargowego wydłuży się o czas rozpatrzenia odwołania – co może mieć zarówno pozytywny, jak i negatywny wymiar dla Twoich interesów, zależnie od indywidualnej sytuacji. Ten aspekt wymaga dodatkowego przemyślenia.

Jaki jest czas rozstrzygnięcia odwołania przez Izbę?

Ustawowy termin na rozpoznanie odwołania przez Krajową Izbę Odwoławczą to 15 dni.

Zwykle mniej więcej tyle czasu upływa od złożenia odwołania do terminu rozprawy przed Izbą. W ostatnich miesiącach czas ten jednak się wydłużył i może wynieść nawet nieco ponad miesiąc.

Niezależnie od tego terminy rozpoznawania spraw są generalnie krótkie, zwłaszcza w porównaniu do długości trwania postępowań sądowych.

Analiza szans skutecznego zaskarżenia czynności zamawiającego

Niezbędnym elementem wszelkich poważniejszych działań jest analiza szans na wygraną przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Nie opieraj się wyłącznie na swoim przekonaniu, że masz rację.

Podobnie, nie rezygnuj od razu, nawet jeśli sprawa wygląda na przegraną. Spraw z góry wygranych lub przegranych nie jest tak wiele jak Ci się wydaje.

Potrzebujesz rzetelnej analizy, przede wszystkim obejmującej sprawdzenie orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej w zbliżonych sprawach. W ten sposób trafniej podejmiesz decyzję – walczyć o zmianę stanowiska zamawiającego czy tym razem odpuścić.

Pamiętaj też, że w niektórych przypadkach istotną korzyścią dla Ciebie może być samo opóźnienie podpisania umowy spowodowane wniesieniem odwołania. Do czasu zakończenia postępowania odwoławczego zamawiający nie może zawrzeć umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Jeszcze raz najważniejsze

Na samo koniec tego wpisu muszę się powtórzyć… napisać to jeszcze raz: pamiętaj o krótkich terminach na złożenie odwołania! Nikt nie lubi słyszeć, że miał wygraną sprawę, ale to było dwa dni temu, a teraz jest już za późno, by cokolwiek zrobić.

Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się jak najwcześniej. Chcesz w końcu wygrać ten przetarg, a nie tylko w nim uczestniczyć, prawda?