Unikaj pułapek! Najczęstsze błędy, które ujawniam podczas weryfikacji zapytań ofertowych

Ciągle widzę takie same błędy

Jest wiele błędów zapytań ofertowych, które widzę regularnie i które pewnie będą się pojawiać aż do końca funkcjonowania zasady konkurencyjności (nastąpi kiedyś ten dzień?). Błędów, które wynikają z tego, że ktoś chciał dobrze, ktoś miał „dobry pomysł”, ktoś zapożyczył treść wymogu z innego zapytania w Bazie.

Tylko, że wymogi zasady konkurencyjności często przemieniają te „dobre pomysły” w problemy – problemy z uniknięciem korekty unijnego dofinansowania.

Poniżej wypisałem napotykane przeze mnie typowe błędy. Mam nadzieję, że Twoje zapytanie ich nie zawiera. A jeśli jest inaczej, to przynajmniej, że masz szansę jeszcze je poprawić.

Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

1. Zbyt ogólnie określone wymagania

Zacznę jednak od czegoś trochę innego. Pamiętaj, że treść zapytania ma nie tylko być zgodna z wytycznymi kwalifikowalności, ale także chronić Twoje interesy. Dlatego jako błąd, i to na pierwszym miejscu, wskażę na zbyt ogólne określenie Twoich wymagań w zapytaniu.

Błąd ten ma dwa poziomy. Jeśli ta ogólnikowość szkodzi Twojemu interesowi, jest to podstawowy poziom. Jeśli jednak dodatkowo uniemożliwia wykonawcom realną wycenę kosztów realizacji, to jest to poziom, który oznacza również niezgodność z wytycznymi.

Dobrym przykładem jest tu zbyt ogólne określenie wymaganego doświadczenie osób mających realizować zamówienia. Oto przykład propozycji warunku od naszego klienta: „udokumentowany udział w realizacji min. 1 projektu w zakresie opracowania i wdrażania aplikacji mobilnej”.

Nie brzmi to źle, ale musisz być przygotowany na to, że wykonawca będzie chciał spełniać Twój wymóg po linii najmniejszego oporu. Rozmiar wymaganego udziału w realizacji? Coś tam było. Aplikacja mobilna? Przygotowana hobbystycznie po godzinach (to nie musi być nic złego, ale przewiduję, że tak właśnie będzie w przypadku Twojego zapytania). Jaka to aplikacja? Nie wiadomo, ostatecznie nie dokończono wdrożenia. I jeszcze ten „udokumentowany” udział, co gwarantuje, że każdy z wykonawców inaczej zrozumie jak miałby ten udział udokumentować…

Istnieje grono wykonawców, którzy mają doświadczenie w „rozciąganiu” znaczenia treści zapytań ofertowych i spróbują wykorzystać każde Twoje niedopatrzenie. Bądź na to odporny.

2. Niejasne warunki udziału

Oto treść warunku: „O udział w postępowaniu i udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy posiadają doświadczenie w realizacji co najmniej 3 skutecznych, bezusterkowych dostaw zbliżonych do przedmiotu zamówienia wskazanego w niniejszym zapytaniu”.

Nie wiem na czym polega „skuteczność” dostawy, choć mogę się domyślać. Za to wiem, że nikt oprócz zamawiającego nie wie jaka dostawa jest dostatecznie zbliżona do przedmiotu zamówienia, a jaka, mimo że obejmuje podobny przedmiot zamówienia, nie spełni powyższego warunku.

Takie niejasne określenie warunku udziału to ewidentny błąd. Treść warunku musi umożliwić jednoznaczną ocenę – jest spełniony lub nie. Nie możesz wymagać wykonania „zbliżonych dostaw”, musisz jasno opisać ich wymagane cechy, przedmiot, wartość itp.

3. Wymaganie kilkuletniego doświadczenia wykonawcy

Dwuletni (trzyletni/pięcioletni) okres doświadczenia wykonawcy to coś co ewidentnie jest w użyciu. Tym bardziej, że na pierwszy rzut oka taki wymóg wydaje się uzasadniony, w końcu klient chciałby wybrać wykonawcę z pewną historią działalności.

Taki wymóg zawsze jest jednak błędem, jako zamawiający możesz wymagać od oferentów dysponowania doświadczeniem w realizacji zamówień o określonych cechach – zazwyczaj wykonanych w okresie kilku ostatnich lat. Orzecznictwo jednoznacznie uznaje, że nie możesz różnicować oferentów ze względu na długość ich stażu rynkowego. Ta kwestia została przesądzona już dawno temu.

Podsumowując, musisz akceptować oferenta, który ma wymagane doświadczenie, choćby zdobył je w krótkim czasie i nie funkcjonował na rynku przez wiele lat.

A poniżej znaleziona w Bazie kuriozalna modyfikacja tego wadliwego warunku:

„O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Dostawcy, którzy są autoryzowanym dystrybutorem producenta oferowanego przesiewacza na terenie Polski nieprzerwanie od co najmniej 3 lat liczonych przed terminem opublikowania zapytania ofertowego.”

4. Nadmierny wymóg doświadczenia

Więcej znaczy lepiej? Nie zawsze. Większy wymóg doświadczenia oznacza większą szansę na wybór kompetentnego wykonawcy, ale oznacza też większe ryzyko korekty dofinansowania.

Niestety, nadal widzę, że zamawiający potrafią wymagać wykonania 5, 10 czy 20 usług o określonych cechach. A zasada konkurencyjności tak nie funkcjonuje. Warunek doświadczenia nie służy ograniczeniu konkurencji do najbardziej doświadczonych podmiotów. Służy jedynie wyeliminowaniu tych bez doświadczenia lub z doświadczeniem zbyt małym, by dawać realne prawdopodobieństwo należytego wykonania zamówienia.

Niezależnie od Twojego czy mojego zdania musimy przyjąć do wiadomości, że ta kwestia została już przesądzona w orzecznictwie. To analiza wcześniejszych wyroków pokazuje nam co jest dopuszczalne w zasadzie konkurencyjności.

5. Ograniczenie terytorialne w treści warunku

Treść warunku doświadczenia co do zasady nie powinna odwoływać się do terytorium Polski, województwa itp. Bardzo trudno o sytuację, kiedy realizacja danego zamówienia na terenie kraju (a tym bardziej jego części) tak istotnie różniła się od realizacji za granicą, że może stanowić to uzasadnienie dla wprowadzenia podobnego ograniczenia.

Na takie wyjątki absolutnie nie wyglądają poniższe przykłady warunków z Bazy Konkurencyjności:

„O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Dostawcy, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania zamówienia. W celu udowodnienia spełnienia tego warunku Oferent musi wykazać w formie oświadczenia, że w okresie ostatnich 3 lat liczonych przed terminem opublikowania zapytania ofertowego a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie, dostarczył przedsiębiorstwom w Polsce co najmniej 5 fabrycznie nowych przesiewaczy.”

„1) Dostawca wykazał, że w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej jedną dostawą pojazdu manewrowego szynowo – drogowego, na terenie Polski o wartości przynajmniej 3.000 000,00 PLN netto dostarczonego urządzenia lub wykonał w tym okresie co najmniej trzy dostawy spalinowych pojazdów manewrowych szynowo – drogowych, o sile uciągu nie mniejszej niż 100 kN.

W przypadku gdy dostawa została zrealizowana przez innego dystrybutora, dopuszcza się jej uwzględnienie pod warunkiem przedstawienia pisemnego potwierdzenia od producenta, że od momentu tej dostawy zmienił on przedstawiciela/partnera handlowego na terenie Polski”.

Ten ostatni akapit to już z punktu widzenia prawnika tekst na komedię…

6. Punktowanie doświadczenia

Kolejnym częstym błędem jest przyznawanie punktów za doświadczenie oferenta. Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności nie wolno stosować kryteriów oceny ofert opartych na cechach wykonawcy, w tym jego doświadczeniu. Jest to zapisane wprost (w odróżnieniu od niektórych innych oczekiwań instytucji nadzorujących realizację projektów), więc nie powinno być z tym takiego problemu.

Poniżej przykład wadliwego kryterium oceny:

„Doświadczenie firmy w prowadzeniu i monitorowaniu badań klinicznych – 30%. Liczba badań klinicznych wyrobów medycznych, w których oferent był monitorem x 100 x 30% = ilość punktów”

7. Nielogiczne kryteria oceny ofert

Kryteria oceny ofert mają kluczowe znaczenie, ponieważ to na ich podstawie wybierasz najkorzystniejszą ofertę. Muszą być więc opracowane z najwyższą starannością, a przyznawana punktacja – odzwierciedlać realne korzyści dla zamawiającego.

Przykład kryterium sformułowanego w sposób nieprawidłowy:

„Energooszczędność oferowanego rozwiązania (max. 50 pkt). Każde rozwiązanie podnoszące efektywność energetyczną oferowanego rozwiązania – 10 pkt.”

Co tu jest oceniane – energooszczędność? Nie, ilość rozwiązań poprawiających energooszczędność. Nie ma znaczenia, które urządzenia jest bardziej energooszczędne, ma znaczenie ilość rozwiązań, które potrafi wypisać oferent. W efekcie nawet najbardziej energooszczędne urządzenie, zużywające znacznie mniej energii niż konkurencyjne produkty, otrzyma co najwyżej 10 punktów, jeśli osiąga to dzięki jednemu rozwiązaniu.

8. Wymaganie dokumentów bez określenia warunków lub doprecyzowania pod jakim kątem będą badane

W zapytaniu ofertowym nie możesz napisać: „oferent powinien złożyć opłaconą polisę ubezpieczeniową  potwierdzająca, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności”, jeśli nie postawiłeś warunku dysponowania przez oferenta ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej o określonej przez Ciebie wysokości.

Każdy dokumenty musi służyć potwierdzeniu jakiegoś wymogu zapytania (inaczej byłby zbędny w zapytaniu, a takich dokumentów nie możesz wymagać). Najpierw musisz sprecyzować warunek lub wymóg, a dopiero potem możesz określić jakim dokumentem należy wykazać jego spełnienie.

Co więcej, musi być jasne pod jaki kątem składane dokumenty będą badane. Jeśli chciałbyś napisać w zapytaniu: „do oferty powinna być załączona specyfikacja techniczna przedmiotu zamówienia” (taki przykład znalazłem), to zastanów się czy jest jasne dla wszystkich co ma zawierać ta specyfikacja techniczna przedmiotu zamówienia i jakie wymogi ma potwierdzać. Czy wystarczy załączenie standardowej specyfikacji przygotowanej przez producenta? Czy może to być oświadczenie oferenta? Czy dokument ten musi potwierdzać wszystkie wymagania opisu przedmiotu zamówienia? Pytania mógłbym dalej mnożyć…

9. Błędy opisu przedmiotu zamówienia

Najbogatszym źródłem błędów – obok określenia warunków udziału w postępowaniu – wydaje mi się opis przedmiotu zamówienia. Czasem jest to opis przepisany wprost z materiałów promocyjnych wybranego rozwiązania, czasem swobodna impresja pracownika odpowiedzialnego za kwestie techniczne, czasem całkiem sensowny dokument… który jednak i tak gdzieś w swojej treści zawiera błąd.

Typowe błędy opisu przedmiotu zamówienia opisałem w oddzielnym wpisie (temat ewidentnie tego wymagał). Te 10 minut lektury może oszczędzić Ci wiele kłopotu, stąd gorąco zachęcam do zapoznania się z nim.

10. Może… popełnię błąd

Zapytanie ofertowe powinno zawierać jasne, ale i możliwie obiektywne zasady jego przeprowadzenia.

Niekiedy subiektywności nie da się uniknąć, ale każda taką sytuację musisz traktować jako wyjątek wymagający dobrego uzasadnienia. Z pewnością nie ma tu miejsca na uznaniowość, niezależnie czy jest motywowana chęcią pozostawienia sobie swobody podejmowania decyzji, czy wynika z kłopotów w przewidzeniu wszystkich okoliczności, które mogą wystąpić w toku zapytania.

Przykłady tego rodzaju wadliwych postanowień:

„W celu potwierdzenia, że dostawca spełnia określone warunki dotyczące zdolności technicznej i finansowej dostawca przedkłada następujące dokumenty: (…) kopię świadectwa dopuszczenia wydanego przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego, potwierdzającą możliwość poruszania się po bocznicy kolejowej i torach PKP PLK. Niedostarczenie tego dokumentu na etapie składania oferty może skutkować jej odrzuceniem”.

„Oferty spełniające poniżej 70% kompletności mogą zostać odrzucone.” (dotyczy zaoferowania części ciągu technologicznego)

Tak sformułowane postanowienia dają zamawiającemu pełną dowolność – może zarówno odrzucić, jak i zaakceptować ofertę. To naruszenie wymogu przejrzystości i zachowania uczciwej konkurencji w postępowaniu.

11. Sprzeczność z wnioskiem o dofinansowanie lub pominięcie wymogów określonych we wniosku

Beneficjenci przygotowując zapytanie ofertowe często doprecyzowują opis przedmiotu zamówienia w stosunku do treści wniosku o dofinansowanie projektu. Zdarza się jednak, że na tym etapie widać już, że samo doprecyzowanie nie wystarczy, a należałoby część opisu zmienić. Przyczyny tego mogą być różne, zazwyczaj na etapie przygotowania wniosku nie poświęcono mu dość uwagi lub sam upływ czasu zmienił okoliczności realizacji.

Tyle, że jako beneficjent nie możesz pomijać treści wniosku o dofinansowanie. A już zdarzyło mi się widzieć gotowe do publikacji projekty zapytań mocno ingerujące w treść zawartą we wniosku.

Pamiętaj, że jeśli we wniosku zapisano jakieś parametry czy zadeklarowano stosowanie jakichś kryteriów, to muszą one zostać uwzględnione. Ewentualnie trzeba uruchomić procedurę zmiany wniosku…

12. Traktowanie treści wniosku jako wytłumaczenia dla błędów

To błąd „przeciwny” do poprzedniego. Polega na bezrefleksyjnym przepisaniu treści wniosku o dofinansowanie w przekonaniu, że to bezpieczny sposób przygotowania zapytania.

Przypomnienie ode mnie: pozytywna weryfikacja wniosku i przyznanie dofinansowania nie oznacza, że projekt została sprawdzony pod kątem zgodności z zasadą konkurencyjności.

Nie raz widziałem we wnioskach podanie konkretnego modelu zamawianego urządzenia czy wskazanie niedozwolonych kryteriów oceny ofert. Przeniesienie takiej treści wprost do zapytania ofertowego jest równoznaczne z popełnieniem błędu, a treść zatwierdzonego wniosku nie chroni Cię przed obniżeniem lub nawet pełną utratą dofinansowania.

13. Ogólnikowe określenie warunków zmiany umowy

Wytyczne kwalifikowalności wymagają, by możliwość zmiany umowy została przewidziana w zapytaniu ofertowym w postaci „jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian”.

Tego wymogu z pewnością nie spełniają ogólnikowe formuły typu: „Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy z wybranym wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. Wszelkie zmiany do umowy będą dokonywane w formie pisemnych aneksów”.

To nie jest żadne przewidzenie możliwości zmiany umowy. Tracisz w ten sposób okazję do (prawidłowego) stworzenia sobie możliwości łatwej zmiany zawartej umowy.

14. Brak określenia sposobu komunikacji innego niż Baza Konkurencyjności

Możliwości techniczne Bazy Konkurencyjności w zakresie komunikacji są bardzo ograniczone – wykonawca może jedynie złożyć ofertę lub zadać pytanie, a zamawiający może jedynie udzielić odpowiedzi na pytanie. Nie ma żadnej innej możliwości kontakt przez Bazę. Nie ma żadnej możliwości bezpośredniego kontaktu przez Bazę po upływie terminu składania ofert.

Co to oznacza? Musisz opisać sposób komunikacji z oferentami dla tych przypadków, kiedy komunikacja nie jest możliwa za pomocą Bazy (choćby na wypadek konieczności wyjaśnienia czy nie zachodzi przypadek rażąco niskiej ceny oferty).

I choć można domniemywać, że zazwyczaj takim sposobem komunikacji będzie poczta elektroniczna, to jednak wytyczne kwalifikowalności jasno nakazują określenie w zapytaniu sposobów komunikacji.

15. Zbędny formalizm

Regularnie widzę listy wymagań podobne do poniższej:

„Oferta musi zawierać następujące elementy:

• datę przygotowania i termin ważności oferty,
• cenę całkowitą netto i brutto (wg. formularza ofertowego),
• wszystkie wymagane dokumenty wymienione w pkt VIII,
• dane osoby do kontaktu (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail),
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia oferty.

Brak jakiegokolwiek z wyżej wymienionych elementów może skutkować odrzuceniem oferty”.

W jednej liście mieszają się tu informacje decydujące o treści oferty jak i te drugorzędne (data oferty, imię i nazwisko osoby do kontaktu, a nawet czasem wymagana jest pieczątka firmowa!).

Dane te warto pozyskać (i nie chodzi mi o pieczątkę…), ale nie można wszystkiego umieszczać w jednej liście podsumowanej stwierdzeniem, że brak któregokolwiek elementu doprowadzi do odrzucenia oferty. Lub jeszcze lepiej – może skutkować odrzuceniem oferty (vide to co opisałem jako błąd pod nr 10).

16. Nieaktualne pozostałości z wcześniejszych zapytań

A tak w nawiązaniu do tej pieczątki, to stanowi ona również przykład kategorii wymagań czy pouczeń, które ewidentnie zostały wpisane do wzoru zapytania z dekadę temu i od tego czasu nikt nie wpadł na to, by je usunąć. Poniżej przykłady z bieżących zapytań ofertowych Anno Domini 2025:

• „Oferta w wersji papierowej musi być dostarczona w nieprzejrzystych i zapieczętowanych opakowaniach, uniemożliwiających odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia opakowań”.
• Oferta musi zawierać „pieczęć Wykonawcy lub odręczny napis zawierający nazwę Wykonawcy i jego adres”.

Do tego należy dodać pisanie o kserokopiach żądanych dokumentów nadal obecne w wielu zapytaniach.

Dodatkowo w zapytaniach pojawiają się też inne dowody na szybkie przygotowywanie zapytań na podstawie wcześniejszych postępowań:

• Pisanie o części nr 1 zamówienia, gdy postępowanie nie jest podzielone na części.
• Odwołanie do prawa zamówień publicznych, choć nie ma ono zastosowania: „Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 93 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadku gdy nie otrzyma dofinansowania w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021–2027, działanie Ścieżka SMART”.

17. Wystawianie się na błędy wykonawców

Poważnym błędem, choć już nie z punktu widzenia wytycznych kwalifikowalności, a Twojego interesu, może się stać oczekiwanie podania przez wykonawców w formularzu oferty informacji takich jak termin realizacji, okres gwarancji, termin związania ofertą, kiedy te terminy są sztywno określone w zapytaniu.

Wcale nie tak rzadko widuję zapytania, w których nie jest punktowany termin realizacji, ale zamawiający nadal oczekuje jego podania. Robi się z tego jedynie ćwiczenie na uważność dla wykonawców. Dramat robi się wtedy, kiedy jest to oferta, którą chciałeś wybrać, a przez nieuważność została wpisana data niezgodna z wymogami zapytania.

Sztywno określony termin realizacji można co najwyżej przypomnieć w treści formularza oferty nie zdając się na profesjonalizm w zakresie procedur zamówieniowych u wykonawców. Z tym bywa różnie.

Dotarłeś aż do końca wpisu? Świetnie. Jeśli działasz samodzielnie, bez wsparcia prawnika, i potrzebujesz większej dawki wiedzy, zapoznaj się z moim artykułem zawierającym podstawowe porady dotyczące stosowania zasady konkurencyjności.