Kopiowanie opisu z wniosku o dofinansowanie do zapytania może być naruszeniem zasady konkurencyjności

Szczegółowość wniosku o dofinansowanie może być problemem

We wnioskach o dofinansowanie zawarte są nieraz bardzo szczegółowe informacje co do tego co ma zostać kupione. Czasem jest to nawet wskazanie konkretnego producenta czy modelu sprzętu, który ma zostać kupiony w projekcie.

Takiego opisu nie możesz przenieść bez zmian do treści zapytania ofertowego opartego na zasadzie konkurencyjności.

Z czego wynika ten problem?

Wniosek o dofinansowanie (w polu “uzasadnienie kosztu”) musi zawierać szczegółowy opis planowanych wydatków. Informacje takie jak parametry techniczne urządzeń są potrzebne, by ocenić, czy wskazane koszty są zasadne. Wydatki powinny być:

• niezbędne i bezpośrednio związane z realizacją prac zaplanowanych w projekcie,
• uzasadnione co do wysokości,
• odpowiednie do oczekiwanych rezultatów.

Jak widzisz, nic dziwnego, że nieraz wnioski o dofinansowanie zawierają bardzo szczegółowe wskazanie co będzie zamawiane w ramach projektu. Szczegółowość zaś może łatwo stać się problemem, gdy narusza zasady udzielenia zamówień określone w wytycznych kwalifikowalności.

Jak wyglądają wymogi odnośnie opisu przedmiotu zamówienia?

Wytyczne kwalifikowalności określają jak powinien wyglądać opis przedmiotu zamówienia w zapytaniu ofertowym. Co ważne, wytyczne równie szeroko odnoszą się do tego jak nie należy tego opisu sporządzać.

I tak, przedmiot zamówienia musisz opisać:

• w sposób jednoznaczny i wyczerpujący,
• za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń,
• uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Co istotne i kluczowe – nie możesz opisać przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję. I właśnie to sprawia beneficjentom najwięcej kłopotów podczas realizacji projektu. Bo co właściwie ten wymóg oznacza?

Jaki opis przedmiotu zamówienia jest niedozwolony?

Jaki opis przedmiotu zamówienia może zostać uznany za utrudniający uczciwą konkurencję? Przede wszystkim taki, który zawiera niedozwolone odniesienia do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę. Tego rodzaju opis może byś stosowany jedynie wyjątkowo i bezpiecznie jest założyć, że w Twoim przypadku tego rodzaju wyjątek nie zachodzi.

Co więcej, opis przedmiotu zamówienia nie może preferować konkretnego produktu czy producenta nawet pośrednio (np. przez powielenie jego cech technicznych). Oczywiście jako zamawiający możesz wymagać parametrów technicznych wynikających ze swoich uzasadnionych potrzeb, jednak na zasadzie „potrzebuję danej cechy urządzenia”, a nie „potrzebuję danego urządzenia”.

Przykład: jeśli wymagasz pola roboczego zamawianego urządzenia o wielkości min. 1000 x 2000 mm, a wymóg ten eliminuje niektóre urządzenia na rynku, to musisz potrafić uzasadnić, że mniejsze pole robocze nie spełnia Twoich potrzeb. Nie możesz postawić takiego wymogu tylko dlatego, że najlepsze urządzenie na rynku (przynajmniej Twoim zdaniem) posiada akurat takie właśnie pole robocze.

Więcej informacji o opisie przedmiotu zamówienia utrudniającym uczciwą konkurencję znajdziesz we wpisie „Uniknij tych częstych błędów opisu przedmiotu zamówienia zapytania w Bazie Konkurencyjności”

Czy treść wniosku o dofinansowanie może uzasadnić naruszenie zasady konkurencyjności?

Jeśli masz trochę więcej do czynienia z zasadą konkurencyjności, to wiesz, że orzecznictwo z zakresu zamówień publicznych jest częstym wyznacznikiem sposobu interpretacji zasad wynikających z wytycznych kwalifikowalności. Z takiego sposobu wsparcia swojej argumentacji korzystają regularnie wszelkiej maści kontrole wydatkowania funduszy europejskich (jeśli im to na rękę).

Sprawdź więc uzasadnienie jednej z uchwał Krajowej Izby Odwoławczej (sygn. akt KIO/KD 26/16).

W tejże sprawie zamawiającemu zarzucono, że sporządził opis przedmiotu zamówienia, który ograniczał uczciwą konkurencję (opisał planowane do zakupienia pomoce dydaktyczne za pomocą ich dokładnych parametrów). Opisy zostały sporządzone przez kadrę nauczycielską i wykorzystane we wniosku o dofinansowanie, a następnie przekopiowane do opisu przedmiotu zamówienia w celu zachowania zgodności z wnioskiem o dofinansowanie (przynajmniej tak bronił się zamawiający). 

Izba przesądziła jednak, że zamawiający zobowiązany był sporządzić opis przedmiotu zamówienia w sposób zgodny z zasadami udzielania zamówień, a konieczność zachowania zgodności z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie nie stanowi usprawiedliwienia naruszenia tych zasad.

Zdaniem Izby zamawiający sporządzając opis przedmiotu zamówienia do przetargu powinien był zmodyfikować opis z wniosku tak, aby umożliwić zaoferowanie różnych produktów (i przez różnych wykonawców), które spełniałyby ten sam cel edukacyjny.

Jak sporządzić opis przedmiotu zamówienia zgodny zarówno z wnioskiem o dofinansowanie jak i zasadą konkurencyjności?

Opis przedmiotu zamówienia powinien być zgodny z treścią wniosku o dofinansowanie. Jak już widzisz, problemem jest jednak sytuacja, kiedy przeniesienie treści wniosku do zapytania ofertowego będzie naruszało zasadę konkurencyjności.

W sytuacji, w której we wniosku o dofinansowanie znalazły się np. informacje wyraźnie przekopiowane ze specyfikacji technicznych konkretnych produktów, a nawet ich nazwy, musisz dostosować opis do wymogów wytycznych.

Takie dostosowanie czasem będzie powodować ryzyko uzyskania produktu niezgodnego z treścią wniosku. Co zrobić w takiej sytuacji?

Możesz podjąć to ryzyko, możesz też wybrać ryzyko korekty dofinansowania, no i wreszcie możesz wnioskować o zmianę treści wniosku o dofinansowanie. Nie ma jednego uniwersalnie dobrego rozwiązania. Rozważanie, która z tych dróg jest najlepsza zależy w dużej mierze od indywidualnych okoliczności sprawy.

Co zrobić kiedy informacje we wniosku wymagają uszczegółowienia?

Może jednak zdarzyć się sytuacja, że dofinansowanie uzyskuje projekt, w którym bardzo lakonicznie wskazano, co zostanie zakupione np. “zakup maszyny do obróbki skrawaniem – 1 szt”. W takiej sytuacji w zapytaniu ofertowym zdecydowanie będziesz musiał uszczegółowić parametry planowanej do zakupienia maszyny! Zbyt ogólny opis (w sposób utrudniający wycenę), to także materiał na potencjalną korektę dofinansowania!

Jeśli opis przedmiotu zamówienia jest zbyt lakoniczny, to ogłaszając zapytanie ofertowe powinieneś go uszczegółowić, stosując się do zasad opisanych w wytycznych. W takiej sytuacji nie ma potrzeby składania do instytucji wniosku o zmiany.