Stosujesz zasadę konkurencyjności? Oto co musisz wiedzieć

Co to jest zasada konkurencyjności?

Zasada konkurencyjności to procedura, jaką musisz zastosować przy wyborze wykonawcy zamówienia realizowanego w ramach projektu dofinansowanego ze środków europejskich.

Wyjątki wyjątkami, ale co do zasady każdy zakup w ramach dofinansowanego projektu musi odbywać się z zachowaniem tej procedury wyboru wykonawcy.

Napisałem powyżej „zakup”, ale to tylko uproszczenie. Chodzi tu o wszelkie zamówienia, nawet te wykonywanie przez osobę fizyczną na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło.

Wymogi zasady konkurencyjności mają również charakter formalny. Nawet racjonalne i efektywne wydatkowanie środków jest niewystarczające, jeśli w kwestiach formalnych nie zachowasz zgodności z wymogami zasady konkurencyjności .

Kiedy musisz stosować zasadę konkurencyjności?

Progiem stosowania zasady konkurencyjności jest wartość 80 000 złotych.

Dobra wiadomość jest taka, że próg ten odnosi się do wartości bez podatku VAT. No i jeszcze niedawno wynosił 50 000 złotych.

Gorsza jest taka, że nie chodzi tu o wartość pojedynczego zamówienia, ale zsumowaną wartość wszystkich zamówień, które wykazują istotne podobieństwo, przede wszystkim mają podobne funkcje i mogą być zrealizowane przez ten sam podmiot.

W rzeczywistości temat szacowania wartości zamówienia jest naprawdę obszerny i potrafi sprawić wiele problemów. Powyższe moje uwagi mogą być tu jedynie dobrym punktem wyjścia.

Zresztą, cały ten wpis ma charakter wprowadzający. Gdyby dało się wyczerpująco opisać zasadę konkurencyjności w jednym wpisie, choćby nieco długim, to na czym polegałaby moja praca dla klientów związana z przeprowadzaniem i weryfikacją zapytań ofertowych?

Kiedy NIE musisz stosować zasady konkurencyjności?

Lista wyłączeń z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności jest długa, jednak w większości dotyczą one bardzo specyficznych sytuacji. Warto jednak dokładnie ją przeanalizować, aby zweryfikować możliwość odstąpienia od tej procedury przy udzielaniu zamówień.

Tylko uważaj. Niewłaściwie zastosowanie wyłączenia to poważny problem…

Kilka popularniejszych wyłączeń obejmuje:

• umowy o pracę,
• wydatki w ramach uproszczonych metod rozliczania wydatków lub stawek ryczałtowych;
• brak ofert lub brak ważnych oferty złożonych w przeprowadzonym wcześniej zapytaniu ofertowym zgodnie z zasadą konkurencyjności,
• zamówienia, które mogą być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:
  1) brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze, gdy istnieje tylko jeden wykonawca, który jako jedyny może zrealizować zamówienie, albo
  2) przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej, gdy istnieje tylko jeden wykonawca, który ma wyłączne prawo do dysponowania przedmiotem zamówienia, a prawo to podlega ochronie ustawowej,
  – o ile nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia;
• usługi świadczone w zakresie prac badawczo-rozwojowych prowadzonych w projekcie przez osoby fizyczne wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, posiadające wymagane kwalifikacje, pozwalające na przeprowadzenie prac badawczo-rozwojowych zgodnie z tym wnioskiem.

Nie da się ukryć, że wyłączenia te mają charakter szczególny, dlatego w większości przypadków trudno będzie znaleźć takie pasującą do Twojej sytuacji.

Co to są wytyczne kwalifikowalności?

Zasada konkurencyjności jest uregulowana w wytycznych kwalifikowalności, a dokładniej w dokumencie Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, wydanym przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej.

Dokument ten określa nie tylko zasadę konkurencyjności, ale także cały zbiór reguł prawidłowego wydatkowania środków europejskich oraz dokumentowania wydatków. Aktualne wytyczne kwalifikowalności znajdziesz tutaj.

Znajomość tych wytycznych jest kluczowa – najlepiej nie tylko ich treści, ale również praktyki stosowania. Może to być zadanie dla Ciebie lub dla podmiotu, któremu powierzyłeś opiekę nad realizacją projektu lub udzielaniem zamówień.

Jak wygląda udzielanie zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności?

Zasada konkurencyjności wygląda jak bardzo uproszczony przetarg publiczny.

Możesz mieć wątpliwości co do słów „bardzo uproszczony”, ale w mojej ocenie oddają one rzeczywistość. W porównaniu do procedury udzielania zamówień publicznych, zasada konkurencyjności opiera się na znacznie mniejszej liczbie regulacji.

Ogólny przebieg procedury – już po oszacowaniu wartości i przygotowaniu projektu zapytania – przedstawia się następująco:

1. Ogłoszenie zapytania w Bazie Konkurencyjności.
2. Udzielanie odpowiedzi na ewentualne pytania wykonawców.
3. Zbieranie ofert – zakończenie zbierania ofert następuje w ustalonym przez Ciebie terminie. Treść ofert staje się dostępna dopiero po jego upływie.
4. Badanie złożonych ofert.
5. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów oceny ofert. Ewentualnie brak wyboru, jeśli nie ma podstaw do wyboru.
6. Podpisanie umowy z wybranym wykonawcą.

Równolegle do każdego z tych etapów toczy się równie ważna praca – dokumentowanie wszystkich podejmowanych czynności. Braki w tym zakresie zagrożone są korektą dofinansowania w wysokości aż 25% dofinansowania dla danego przedmiotu zamówienia.

Z czego wynikają problemy ze stosowaniem zasady konkurencyjności?

Dla kogoś przyzwyczajonego do swobodnego wydatkowania środków wszystkie te regulacje mogą wydać się sztywnym gorsetem. Dlaczego tak jest?

1. Brak jest możliwości dostosowania zapytania do treści ofert. Natura zapytania ofertowego (czy przetargu) jest wymagająca. Musisz ustalić zawczasu warunki, na których będziesz udzielał zamówienie oraz kryteria oceny ofert, a po otwarciu ofert nie masz już żadnej możliwości ich zmiany, by zareagować na treść złożonych ofert.
2. Z wytycznych kwalifikowalności wynikają liczne ograniczenia. Nie możesz ustalać opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału czy kryteriów oceny ofert zgodnie jedynie ze swoimi preferencjami, musisz uwzględnić ograniczenia wynikające z wytycznych kwalifikowalności. Oczywiście możesz i powinieneś uwzględnić swoje potrzeby, ale nawet te potrzeby będą weryfikowane czy są obiektywnie uzasadnione, czy nie naruszają uczciwej konkurencji pomiędzy wykonawcami itd.
3. Wielu błędów po prostu nie da się naprawić. Zapytanie zawiera błąd, ale zostało już rozstrzygnięte? Oferta jest niekompletna, bardzo chciałbyś ją wybrać, ale nie przewidziałeś w zapytaniu możliwości uzupełnienia?
4. Zapytanie musisz ogłosić na stronie Bazy Konkurencyjności, ale i wykonawcy muszą złożyć oferty za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności. Może się okazać, że będziesz musiał podjąć dodatkowe działania w celu przekonania wykonawców zagranicznych do złożenia oferty w ramach Twojego postępowania.

Kiedy błędy w procedurze skutkują korektą dofinansowania?

Wykryte nieprawidłowości dotyczące stosowania zasady konkurencyjności kończą się standardowo obniżeniem wartości dofinansowania (korektą dofinansowania). Stawki procentowe korekt wahają się od 5 aż do 100%. Wartości te bywają mocno wygórowane w stosunku do skali nieprawidłowości czy wpływu jaki Twój błąd mógł mieć na wynik zapytania.

Do typowych błędów beneficjentów kończących się korektą dofinansowania należą:

• opis przedmiotu zamówienia utrudniający uczciwą konkurencję, w tym zawierający wskazanie znaków towarowych,
• brak ogłoszenia zapytania, czyli całkowite pominięcie stosowania zasady konkurencyjności (zazwyczaj w wyniku błędnego oszacowania wartości zamówienia),
• określenie dyskryminacyjnych warunków udziału w postępowaniu,
• wybór oferty niezgodnej z warunkami zapytania,
• niewystarczająca ścieżka audytu, czyli braki w dokumentacji skutkujące brakiem przejrzystości w procesie udzielania zamówienia.

Oczywiście jednak liczba sposób, na które można popełnić błąd jest znacznie większa. W tym większa od ilości sposób na prawidłowe przeprowadzenie zapytania…

Jakie wymogi wobec opisu przedmiotu zamówienia stawia zasada konkurencyjności?

Przedmiot zamówienia – czyli to, co zamawiasz, niezależnie od tego, czy są to urządzenia przemysłowe, szkolenie czy inne usługi – musi być opisany zgodnie z poniższymi wytycznymi:

• Opis przedmiotu zamówienia musi być jednoznaczny, dokładny i zrozumiały. Istotne wymagania powinieneś precyzyjnie określić już na etapie zapytania ofertowego, nie pozostawiając dowolności na etapie realizacji zamówienia. Dodatkowo, informacje zawarte w opisie powinny być jasne dla wykonawców.
• Opis przedmiotu zamówienia musi być wyczerpujący i obejmować wszystkie wymagania i okoliczności, które mogą mieć wpływ na przygotowanie oferty. Wykonawcy powinni dysponować danymi pozwalającymi precyzyjnie określić zakres zamówienia i oszacować koszty realizacji.
• Opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych czy patentów (istnieją wyjątki, ale to naprawdę tylko wyjątki).
• Opis przedmiotu zamówienia nie może być sformułowany w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Oczywiście czasami Twoje potrzeby są tak specyficzne (ale podkreślam, że chodzi o obiektywne potrzeby), że spełnia je tylko jeden produkt dostępny na rynku. W większości sytuacji jednak tak nie jest. Pamiętaj, że metoda „najpierw wybieram konkretny produkt, a potem go opisuję” nie jest poprawna. Jeśli jednak zdecydujesz się na takie rozwiązanie, musisz wykonać rzetelną pracę w celu obiektywnego uzasadnienia swoich wymagań i ukrycia preferencji.

Dodatkowym ograniczeniem jest oczywiście sama istota opisu przedmiotu zamówienia, który musi zostać ustalony już zawczasu i którego zmiana na etapie realizacji, jest możliwa tylko w szczególnych sytuacjach. Nie o takiej „elastyczności” zapewne marzyłeś.

Na koniec – warto zapoznać się z typowymi błędami popełnianymi w opisie przedmiotu zamówienia. Szczegółowe wskazówki znajdziesz w artykule: „Uniknij tych częstych błędów opisu przedmiotu zamówienia zapytania w Bazie Konkurencyjności”. Jest to jeden z moich ważniejszych wpisów dotyczących zasady konkurencyjności – dotyczy kwestii, z którymi beneficjenci mają wiele problemów. Zachęcam do sprawdzenia!

Jak zgodnie z zasadą konkurencyjności odbywa się selekcja podmiotów, które mogą złożyć ofertę?

Selekcja podmiotów, które mogą złożyć (ważną) ofertę odbywa się przez określenie warunków udziału w postępowaniu. Warunki te określasz w treści zapytania, a ich spełnienie weryfikujesz w stosunku do każdego, kto złożył ofertę. Jeśli ktoś tych warunków nie spełnia, odrzucasz jego ofertę – nie będzie ona brana pod uwagę przy ocenie ofert i wyborze oferty najkorzystniejszej.

Typowe warunki stosowane w zapytaniach ofertowych przeprowadzanych zgodnie z zasadą konkurencyjności obejmują:

• Doświadczenia wykonawcy. Są to wymagania dotyczące wcześniej zrealizowanych zamówień (nigdy czasu funkcjonowania danego podmiotu na rynku!),
• Kwalifikacje personelu. Wymogi odnoszące się do umiejętności, doświadczenia i uprawnień osób, które będą realizowały zamówienie,
• Sytuacja finansowa. Warunek posiadania środków finansowych lub zdolności kredytowej, w celu zweryfikowania zdolności do finansowania zamówienia do czasu płatności końcowej.

Nie możesz brać pod uwagę czynników takich jak dobra opinia o wykonawcy, pozytywna historia współpracy czy uznana marka.

Jakie ograniczenia narzuca zasada konkurencyjności przy ustalaniu warunków udziału?

Idea warunków udziału jako „bramy”, która umożliwia Ci kontrolowanie, który z wykonawców przejdzie do etapu punktowania ofert jest atrakcyjna, ale nie oddaje w pełni rzeczywistości. Dlaczego?

Zasada konkurencyjności nie daje pełnej dowolności w określeniu warunków udziału w postępowaniu. Warunki te muszą zapewniać zachowanie uczciwej konkurencji i być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w moim artykule „Jak prawidłowo określić wysokość warunku doświadczenia w zapytaniu ofertowym w Bazie Konkurencyjności?”

Tak się składa, że dla większości moich klientów wymóg proporcjonalności oznacza konieczność określenia warunków udziału na niższym poziomie niż oczekiwany.

Dodatkowo jest to na tyle ważny element zapytania, że jest weryfikowany w pierwszej kolejności.

Czasami jakiś istotny wymóg kryje się gdzieś głęboko w treści zapytania ofertowego i być może nie zwróci uwagi kontrolujących. To nie przypadek warunków udziału. Wszystko co jest zawarte w treści warunków udziału zostanie dokładnie zweryfikowane.

Jak przebiega wybór najkorzystniejszej oferty?

Najkorzystniejszą ofertę wybierasz oczywiście spośród ofert złożonych w danym zapytaniu ofertowym. Nie masz możliwości poproszenia wykonawców lub innego podmiotu o „dodatkową ofertę”, nawet jeśli uważasz, że samodzielne poszukiwania mogłyby przynieść korzystniejsze warunki niż te uzyskane w zapytaniu ofertowym.

Oceniasz wyłącznie oferty, które wcześniej pozytywnie zweryfikowałeś pod kątem spełniania wszystkich wymogów zapytania, zarówno formalnych, jak i dotyczących warunków udziału czy opisu przedmiotu zamówienia.

Jak wygląda ocena ofert? Najkrócej rzecz biorąc – tak jak opisałeś ją w treści zapytania ofertowego.

Oceny dokonujesz z wykorzystaniem kryteriów określonych w treści zapytania – nie masz możliwości zmiany lub doprecyzowania kryteriów po upływie terminu składania ofert.

Każde kryterium musi być określone w sposób wymierny, co wyklucza poniższe sformułowania:

• „Decydującym kryterium oceny ofert będzie cena, jednak w przypadku podobnych cen za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z dłuższym oferowanym okresem gwarancji”,
• „Zamawiający przyzna punkty w kryterium gwarancji w zakresie od 0 do 10 pkt mając na uwadze, na ile oferowany okres gwarancji jest korzystny dla zamawiającego”.

Jakie ograniczenia narzuca zasada konkurencyjności przy wyborze kryteriów oceny ofert?

Zasada konkurencyjności określa, jakie kryteria oceny ofert mogą być stosowane. Podstawowym wymaganiem jest, aby kryteria były ściśle związane z przedmiotem zamówienia oraz nie odnosiły się do cech wykonawców, na przykład ich doświadczenia.

Brak jest możliwości punktowania doświadczenia samych wykonawców i w ten sposób premiowania tych bardziej doświadczonych. Doświadczenie możesz badać w ramach warunków udziału w postępowaniu (czyli na wcześniejszym etapie), ale jedynie na zasadzie osiągnięcia jasno określonego progu. Nie masz możliwości preferowania za pomocą punktacji podmiotu bardzo doświadczonego względem podmiotu doświadczonego, jednak w znacznie mniejszym zakresie.

Kryteria oceny ofert nie mogą naruszać uczciwej konkurencji pomiędzy wykonawcami. Ponieważ istotą kryteriów jest ich bezpośredni wpływ na wynik postępowania, każde z nich musi być uzasadnione Twoimi potrzebami. W przeciwnym przypadku ryzykujesz obniżeniem wartości uzyskanego dofinansowania.

Wytyczne kwalifikowalności nie wymagają stosowania pozacenowych kryteriów oceny ofert. Co do zasady możesz pozostać przy kryterium ceny stanowiącym 100% możliwej do uzyskania punktacji. Niemniej jednak, obowiązek ten może wynikać z innych źródeł (dokumentacja konkursowa, umowa o dofinansowanie czy deklaracje zawarte we wniosku o dofinansowanie).

Jak ustalać kryteria oceny ofert, by były zgodne z wytycznymi kwalifikowalności?

Typowe kryteria oceny ofert stosowane w zapytaniach ofertowych opartych na zasadzie konkurencyjności, porady co brać uwagę ustalając kryteria oceny ofert oraz zasady określenia punktacji zawarłem we wpisie „Jak określić kryteria oceny ofert zapytania w Bazie Konkurencyjności?”

Jak ogłaszane jest zapytanie ofertowe oparte na zasadzie konkurencyjności?

Duża część konkurencyjności zapytań ofertowych wynika nie tyle ze szczegółowych uregulowań wytycznych kwalifikowalności, co z obowiązku stosowania Bazy Konkurencyjności.

Baza Konkurencyjności to platforma internetowa służąca do publikacji zapytań i zbierania ofert. Jej stosowanie jest obowiązkowe w ramach zasady konkurencyjności.

Nie masz możliwości poprzestania na opublikowaniu zapytania ofertowego gdzieś na dalekiej podstronie swojej strony internetowej, w miejscu gdzie nikt nie trafia.

Co to oznacza? Twoje zapytanie ofertowe zostanie nie tylko udostępnione publicznie (każdy chętny będzie mógł zapoznać się z jego treścią, w tym również po zakończeniu zapytania), ale również spopularyzowane tą publikacją . Baza Konkurencyjności to platforma, która jest dość znana pośród wykonawców, a przede wszystkim monitorowane przez serwisy zbierające dla wykonawców informacje o nowych zamówieniach.

Po ogłoszeniu zapytania w Bazie Konkurencyjności masz możliwość informowania o nim również innymi środkami. Możesz np. powiadomić mailowo wybranych przez siebie wykonawców lub opublikować na swojej stronie internetowej link do strony zapytania w celu pozyskania większej ilości ofert.

Jaki jest minimalny czas trwania zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności?

Wytyczne określają minimalny czas trwania zapytania ofertowego opartego na zasadzie konkurencyjności. Minimalne terminy to:

• 7 dni – dla zapytań na dostawy i usługi,
• 14 dni – dla zapytań na wykonanie robót budowlanych,
• 30 dni – dla zapytań o dużej wartości (przekraczających równowartość 750 000 euro, a dla robót budowlanych 5 538 000 euro).

Jednocześnie wyznaczony termin musi zapewnić wykonawcom wystarczający czas na przygotowanie oferty. W niektórych sytuacjach warto więc rozważyć wyznaczenie dłuższego terminu składania ofert.

Co bardzo ważne, czas trwania zapytania musi zawierać wskazaną minimalną ilość pełnych dni. Tym samym zapytanie na dostawy ogłoszone 1 kwietnia, może kończyć się najwcześniej z końcem dnia 8 kwietnia. Wyznaczenie terminu na 8 kwietnia godz. 12:00 będzie niewystarczające, choćby zapytanie zostało opublikowane 1 kwietnia w godzinach porannych.

Już taka drobna omyłka jak w przykładzie karana jest 5-procentową korektą przyznanego dofinansowania.

Jakich dokumentów możesz wymagać od wykonawców?

Nie istnieje ściśle określony zestaw dokumentów, których złożenia możesz wymagać od wykonawców.

Najprostsza zasada jest taka, że każde żądanie złożenia dokumentów musi być celowe, czyli musi służyć weryfikacji spełniana jakiegoś warunku udziału, innego wymogu zapytania lub przyznaniu dodatkowej punktacji oferty.

Alternatywnie, możesz zrezygnować z żądania dodatkowych dokumentów i oprzeć się podczas badania oferty jedynie na oświadczeniach wykonawcy zawartych w formularzu oferty.

Możliwe są więc następujące scenariusze:

• Brak wymogu w danym zakresie – jeśli nie formułujesz wymogu w danym zakresie, nie możesz wymagać dokumentu potwierdzającego jego spełnianie (np. jeśli nie określiłeś wymogu odnośnie personelu, który będzie realizował zamówienie, nie możesz żądać na etapie badania oferty, by wykonawca przedstawił potwierdzenie posiadania stopnia naukowego przez członka swojego zespołu).
• Wymóg weryfikowany na podstawie oświadczenia. Możesz ustalić wymóg i weryfikować go jedynie na podstawie oświadczenia wykonawcy o jego spełnianiu (np. wymóg wdrożenia systemu zarządzania jakością),
• Wymóg weryfikowany na podstawie dokumentu. Formułując wymóg możesz żądać złożenia dokumentu, który potwierdza spełnianie wymogu. Wówczas nie możesz odstąpić od tego żądania na etapie badania ofert – musisz zweryfikować prawidłowość złożonych dokumentów.

Im więcej dokumentów żądasz, tym pełniejsza weryfikacja spełniania Twoich wymogów już na etapie zapytania ofertowego, a nie dopiero na etapie realizacji. Z drugiej strony, więcej dokumentów do złożenia to też większe ryzyko popełnienia błędu przez wykonawców – zdarzają się sytuację, gdy wykonawca składa ofertę niestarannie i zostaje odrzucony, pomimo tego że de facto spełniał postawione wymogi, a jedynie nie poradził sobie z wykazaniem tego w zapytaniu.

W przypadku niektórych zapytań znaczna liczba dokumentów do złożenia może zniechęcić część wykonawców do złożenia swojej oferty.

Czy możesz wymagać zabezpieczenia oferty wadium?

Zasada konkurencyjności nie reguluje kwestii zabezpieczenia oferty wadium. Możesz zdecydować się na postawienie takiego wymogu, ale możesz również z niego zrezygnować (co jest częstym wyborem wśród beneficjentów).

Jeśli żądasz wadium, to pamiętaj o określeniu nie tylko jego wysokości, lecz także dopuszczalnych form wniesienia (nie ograniczaj się tylko do formy pieniężnej). Warto również doprecyzować sytuacje, kiedy wadium zostanie zatrzymane oraz termin jego zwrotu – choć w przypadku braku tych ustaleń tu zastosowanie będą miały odpowiednie postanowienia kodeksu cywilnego.

Uważaj też, by wysokość wadium nie była nadmierna. Wysokie wadium może prowokować zarzuty nadmiernego ograniczania dostępu wykonawców do udziału w zapytaniu ofertowym. 

Jak wprowadzać zmiany zapytania ofertowego?

W trakcie trwania zapytania ofertowego – po jego publikacji, ale przed terminem składania ofert – możesz jeszcze zmienić jego treść. Po upływie terminu składania ofert jest to już niemożliwe.

Jeśli zmiana treści zapytania ma wpływ na przygotowanie oferty może być konieczne przedłużenie terminu składania ofert. Zależy to od zakresu zmian i czasu pozostałego do upływu terminu składania ofert.

Co zrobić z pytaniami do treści trwającego zapytania?

W trakcie trwania zapytania wykonawcy mają możliwość zadawania za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności pytań do treści zapytania ofertowego. Funkcjonalności tej nie można wyłączyć, więc warto określić w treści zapytania zasady korzystania przez wykonawców z tego prawa.

Pytania od wykonawców mogą być zarówno błogosławieństwem jak i przekleństwem:

• Sygnalizują błędy lub nieścisłości w treści wymogów, co daje Ci szansę na ich poprawę lub wyjaśnienie. W ten sposób zmniejszasz ryzyko sporów lub nieprawidłowej realizacji umowy.
• Potrafią zarzucać Twoim wymaganiom nadmierne i nieuzasadnione ograniczenie konkurencji (czasem z lepszym, czasem z gorszym uzasadnieniem),
• Sugerują zmiany korzystne dla wykonawców. Mogą one być jedynie próbą uzyskania korzystniejszych warunków realizacji, ale czasem decyzja wykonawcy co do złożenia oferty rzeczywiście zależy od wprowadzenia tych zmian.

Osobnym problemem są pytania przesyłane tuż przed upływem terminu składania ofert. Jeśli są zasadne, oznaczają zazwyczaj potrzebę wprowadzenia zmian w treści zapytania i wydłużenia terminu składania ofert. Opóźnia to rozstrzygnięcie zapytania, co czasem jest bardzo niepożądane.

Jaki jest dopuszczalny sposób składania ofert zgodnie z zasadą konkurencyjności?

Zgodnie z zasadą konkurencyjności oferty można składać wyłącznie za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności. Istniejące wyjątki są bardzo wąskie i raczej nie licz na ich zaistnienie.

Jakie są tego konsekwencje?

• Do momentu upływu terminu składania ofert Twoja wiedza o otrzymanych ofertach ogranicza się jedynie do informacji o ich liczbie – nie masz dostępu do treści oferty czy danych wykonawców.
• Pojawiają się trudności w pozyskaniu ofert od podmiotów zagranicznych, które również muszą przejść przez proces składania oferty w Bazie.
• Wydaje się, że elektroniczne składanie ofert zwiększa ryzyko wystąpienia błędów. W przypadku ofert składanych w formie pisemnej łatwiej zweryfikować kompletność dokumentów oraz prawidłowość podpisów. Nie ma też tak istotnego ryzyka omyłkowego załączenia niewłaściwych dokumentów, na przykład ich starszych wersji.

Jak przebiega weryfikacja złożonych ofert?

Złożone oferty podlegają weryfikacji dopiero po upływie terminu składania ofert. Wcześniej nawet nie masz do nich dostępu w Bazie Konkurencyjności.

Najważniejsze badane kwestie to:

• Zgodność oferty z wymogami formalnymi określonymi w zapytaniu ofertowym.
• Spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.
• Zgodność przedmiotu oferty (np. zaoferowanego modelu urządzenia) z wymaganiami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia.
• Kwestia wyjaśnienia ceny oferty pod kątem jej rażąco niskiego charakteru.
• Istnienie ewentualnego konfliktu interesów.

Jedynie oferta, która pozytywnie przejdzie cały proces weryfikacji, może być poddana dalszej ocenie i ostatecznie wybrana jako najkorzystniejsza. Oferta, która nie spełnia wymogów, nawet jeżeli wydawałaby się najkorzystniejsza, nie może zostać wybrana. Na tym etapie nie możesz już złagodzić swoich wymogów.

Czy możesz nie dokonywać wyboru najkorzystniejszej oferty?

Celem przeprowadzenia zapytania ofertowego jest wybór najkorzystniejszej oferty, a następnie podpisanie umowy z wybranym wykonawcą.

Nie będzie to możliwe, jeśli nie złożono żadnej oferty lub wszystkie złożone oferty zawierają wady powodujące ich niezgodność z warunkami zapytania. Nawet jednak jeśli dysponujesz prawidłową ofertą nie zawsze musisz dokonywać jej wyboru.

Alternatywą dla wyboru najkorzystniejszej oferty może być unieważnienie prowadzonego zapytania. Unieważnienie to jednak musi mieć mocne podstawy, przede wszystkim powinno być zgodne z zasadami udzielania zamówień określonymi w wytycznych kwalifikowalności.

Takiej zgodności nie zapewnia ogólna formuła o unieważnienie zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

Zamiast więc próby zadekretowania sobie nieograniczonej swobody, powinieneś uwzględnić w treści zapytania jasno określone, choćby nawet pojemne, podstawy unieważnienia.

Jak wygląda zawarcie umowy w wyniku zapytania ofertowego?

Po wyborze najkorzystniejszej oferty następuje podpisanie umowy z wybranym wykonawcą.

W zasadzie powinna to być najprostsza część całego procesu udzielania zamówienia. Omówię jednak potencjalne przeszkody.

Najpoważniejszym problemem jest sytuacja, w której wybrany wykonawca rezygnuje z podpisania umowy. Wytyczne pozwalają Ci wówczas na zawarcie umowy z wykonawcą, który był kolejny w rankingu ofert. Powyższe nie jest jednak koniecznością i możesz alternatywnie zdecydować się ponownie ogłosić zapytanie ofertowe.

W przypadku zastrzeżenia obowiązku wniesienia wadium, powinieneś zatrzymać wadium wykonawcy, który nie podpisał umowy, mimo że jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

Innym rodzajem potencjalnego problemu jest samo uzgodnienie treści podpisywanej umowy, jeśli do zapytania ofertowego nie został dołączony wzór umowy. W końcu niekoniecznie złożenie oferty na Twoje zapytanie oznacza według wykonawcy zgodę na tę 30-procentową karę umowną, którą teraz próbujesz przeforsować w umowie…

O zaletach i wadach dołączenia wzoru umowy do treści zapytania ofertowego możesz przeczytać w moim wcześniejszym wpisie.

Warto również być świadomym wymogu formy umowy zawieranej po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego. Może być ona zawarta w formie pisemnej lub formie elektronicznej (co oznacza konieczność użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Nie jest wystarczający podpis zaufany (czyli podpis tworzony przy pomocy ePUAP), ani posiadanie jedynie skanu podpisanego dokumentu.

Dlaczego zmiana umowy stanowi realne wyzwanie?

To ważne – nie istnieje coś takiego jak bezproblemowa zmiana umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięte zapytania ofertowego opartego na zasadzie konkurencyjności. To kwestia na tyle wrażliwa i przyciągająca uwagę podczas weryfikacji prawidłowości udzielania zamówień, że nawet zmiany z pozoru dość oczywiste wymagają analizy.

Nie możesz dowolnie zmieniać treści zawartej umowy. Każda zmiana wymaga wskazania podstawy do jej wprowadzenia. Najważniejsze dopuszczalne podstawy to:

• Zmiana nie jest istotna – przy czym to kwestia zobiektywizowana, a nie wyłącznie Twoja własna ocena.
• Zmiana została przewidziane w zapytaniu ofertowym – wytyczne wymagają tu jednoznacznych postanowień umownych, które określają zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian.
• Zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza od 10%/15% wartości zamówienia (i spełnia dalsze szczegółowe wymagania, których tu już nie przytoczą, by nie zamieniać tego wpisu w opis sposobu dokonywania zmian w umowie).

Oczywiście, przewidzenie sytuacji, w której będziesz chciał wydłużyć termin realizacji zamówienia przez wykonawcę lub dokonać innych zmian umowy jest na etapie zapytania ofertowego dość trudne. Niemniej jednak, postanowienia dotyczące możliwości zmiany umowy stanowią jeden z kluczowych elementów zapytania.

W jaki sposób dokumentowany jest przebieg zapytania?

Obowiązujące wytyczne wymagają nie tylko dokumentowania poszczególnych czynności, ale także nakazują sporządzenie dokumentu podsumowującego przebieg całego postępowania – protokołu postępowania o udzielenie zamówienia.

Protokół powinien zawierać m.in. wykaz złożonych ofert wraz ich punktacją, ocenę spełniania warunków udziału przez wykonawców, uzasadnienie odrzucenia ofert oraz informację o wybranej ofercie. Do tego dochodzą bardziej formalne kwestie, jak wskazanie osób, które wykonywały czynności w postępowaniu.

Protokół postępowania wraz z załącznikami (obejmującymi złożone oferty) musisz udostępnić na wniosek zainteresowanego wykonawcy biorącego udział w zapytaniu.

Jak działa wymóg braku powiązań oraz braku konfliktu interesów?

Zasadę konkurencyjności obejmuje szeroki zakresowo ogólny zakaz udzielania zamówień podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo (który dotyczy również zamówień wyłączonych ze stosowania zasady konkurencyjności).

Dodatkowo, w ramach zasady konkurencyjności jesteś zobowiązany zapewnić, by osoby przygotowujące i przeprowadzające zapytanie ofertowe nie pozostawały w konflikcie interesów ze względu na powiązania osobowe lub kapitałowe z wykonawcami.

Wymogi te mają charakter zasadniczy i nawet niedociągnięcia o charakterze formalnym, takie jak brak lub nieprawidłowe oświadczenie dotyczące braku powiązań mogą doprowadzić do korekty dofinansowania – wymierzanej pomimo braku istnienia samych powiązań.

Jak wygląda ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa przy przeprowadzaniu zapytania na podstawie zasady konkurencyjności?

Cała treść ogłoszonego zapytania ofertowego jest publicznie dostępna. Każdy może pobrać ją ze strony Bazy, zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu zapytania ofertowego.

Możliwość ograniczenia dostępu do treści zapytania dotyczy jedynie tej części opisu przedmiotu zamówienia, która stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Wówczas publikujesz zapytanie ofertowe opisując tylko ogólnie przedmiot zamówienia. Pozostała, zastrzeżona część, nie jest publicznie dostępna. Musisz ją jednak udostępnić każdemu podmiotowi, który zobowiąże się do zachowania poufności. Nie masz możliwości selekcji podmiotów pod kątem ich wiarygodności, choć w mojej praktyce nie spotkałem się z nadużyciami w tym zakresie.

W zakresie informacji przekazywanych Tobie przez wykonawców – część z nich jest publiczna, a pozostała część jest udostępniana tylko innym wykonawcom, którzy złożyli oferty. Jeśli chodzi o informacje przekazywane przez wykonawców, to część z nich jest udostępniana publicznie, a pozostała – wyłącznie innym wykonawców, którzy złożyli oferty i na ich wniosek.

Publiczne dostępne są podstawowe informacje o złożonych ofertach: nazwa wykonawcy, jego siedziba i zaoferowana cena. Informacje te są automatycznie upublicznianie przez Bazę Konkurencyjności po upływie terminu składania ofert. Publicznie dostępne są również podane przez Ciebie w Bazie Konkurencyjności informacje co do wybranej oferty oraz uzasadnienie jej wyboru.

Czy jest możliwość podziału zapytania ofertowego na części?

Istnieje możliwość ogłoszenia jednego zapytania ofertowego, które doprowadzi do zawarcia kilku (lub więcej) umów. W tym celu przedmiot zapytania od początku powinien być podzielony na części.

Tego podziału nie zmienisz już po terminie składania ofert. Możesz za to zastrzec, że w przypadku wyboru oferty tego samego wykonawcy w kilku częściach zostanie podpisana jedna, łączna umowa.

W praktyce podział na części może wyglądać tak, że ogłaszając postępowanie na odczynniki laboratoryjne podzielisz je na grupy wyodrębniając każdą z nich do osobnej części zapytania. Wówczas wykonawcy mają wybór, na które części złożą swoją ofertę.

Wybór najkorzystniejszej oferty odbywa się samodzielnie dla każdej części, czyli niezależnie od wyniku pozostałych części.

Podział zapytania na części ma jednak nie tylko zalety, ale i wady, stąd zachęcam do zapoznania się z moim wpisem „Kiedy warto podzielić na części zapytanie ofertowe w Bazie Konkurencyjności?”, który szczegółowo omawia ten temat.

O czym należy pamiętać sporządzając zapytanie ofertowe?

Przypomnę rzecz dla mnie dość oczywistą, ale czasem pomijaną. Przygotowując zapytanie ofertowe oparte na zasadzie konkurencyjności zwróć uwagę na swoją umowę o dofinansowanie (a na wcześniejszym etapie konkursowym – na regulamin wyboru projektów), szczególnie na ewentualne postanowienia, które powinieneś uwzględnić przy udzielaniu zamówień. Możliwe, że przewidują one obowiązkowe stosowanie kryteriów społecznych czy środowiskowych.

Zwróć też uwagę na treść swojego wniosku o dofinansowanie. Być może wniosek zawiera dodatkowe deklaracje dotyczące tego jak będzie wyglądało udzielanie zamówień w ramach projektu, który realizujesz. Zdarza się, że wnioski zawierają bezrefleksyjnie wpisywane deklaracje, których potem trudno dotrzymać na etapie realizacji projektu.

Przede wszystkim daj jednak sobie odpowiedni czas na przygotowanie zapytania. To nie jest tylko formalność od odhaczenia. Nieprzypadkowo tabela ze stawkami procentowymi korekt finansowych z tytułu nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień liczy sobie kilkadziesiąt stron…