Czy wymagać od oferentów podania modelu oferowanego urządzenia dla zapytań w Bazie Konkurencyjności?

Jakie są zalety i wady takiego wymogu?

Oczekiwanie od oferentów podania modelu i producenta w przypadku zamówienia na dostawy publikowanego w Bazie Konkurencyjności ma swoje za i przeciw. Nie jest to żadna jednoznaczna kwestia, a raczej zagadnienie do zastanowienia i podjęcia świadomej decyzji (podobnie jak kwestia czy dołączyć wzór umowy do zapytania ofertowego). Ten artykuł ma Ci służyć pomocą w podjęciu tej decyzji.

Jasność tego co jest oferowane i powinno zostać dostarczone

Jeśli masz wskazane w ofercie urządzenie, które jest oferowane to wiesz co zostanie dostarczone (przynajmniej z nazwy). Inaczej nawet w sytuacji, kiedy jesteś przekonany, że Twoje wymogi spełnia tylko jeden produkt na rynku (co samo w sobie powinno wynikać z obiektywnie uzasadnionych potrzeb) możesz otrzymać ofertę od nieznanego Ci podmiotu, który zaoferował – no właśnie, nawet nie wiesz co zaoferował i od jakiego producenta…

Wcześniejsza weryfikacja zgodności

Największą zaletą postawienia takiego wymogu jest możliwość wykluczenia na wcześniejszym etapie rozwiązań ofertowych niezgodnych z Twoimi wymaganiami.

Z pewnością nie jest tak, że każdy wykonawca zgodzi się z Tobą co do sposobu w jaki należy interpretować postawione przez Ciebie wymogi. Zazwyczaj lepiej już na etapie badania oferty mieć możliwość weryfikacji zaoferowanych urządzeń i ich zgodności z postawionymi wymogami. Urządzenie jest niezgodne – odrzucasz ofertę i nie zastanawiasz się co z tym problemem zrobić dopiero na etapie odbioru.

Pamiętaj jednak, że nie jest to zawsze takie jednoznaczne. Co do zasady wykonawcy nie muszą ograniczać się do oferowania modeli już funkcjonujących na rynku. Tym samym możesz otrzymać ofertę wskazującą na model którego nie znasz i którego nie da się wyszukać w Internecie.

Po pierwsze, może to być model przygotowany na indywidualne zamówienie (oczywiście nie jest to możliwe w każdej branży ze względu na wymogi regulacyjne lub sam czas przygotowania nowego modelu), choćby zmodyfikowany w drobnym zakresie model już istniejący.

Po drugie, może to być model zupełnie nowy (albo urządzenie występujące pod zupełnie nową nazwą np. importowane z Chin urządzenie, które sprzedawane jest pod różnymi nazwami handlowymi).

Konieczność wskazania modelu nie jest więc pewnym sposobem weryfikacji zgodności oferowanych rozwiązań z Twoimi wymogami. Jeśli chcesz zbliżyć się do tej pewności (które raczej nie osiągniesz) to zastosuj dodatkowo inne metody.

Większe ryzyko błędów wykonawcy

Największą wadą postawienia wymogu podania modelu i producenta oferowanego urządzenia jest większe ryzyko błędów w otrzymanych ofertach.

Część tych błędów może wynikać z niejasności. Pierwsza rzecz – czy podać należy tylko model głównego urządzenia czy również wymaganego razem z nim osprzętu i akcesoriów. Druga rzecz – jak wskazać model istniejący, ale który będzie zmodyfikowany pod indywidualne wymagania danego zamówienia.

Co więcej, nawet w przypadku braku niejasności oferenci się mylą wskazując błędne nazwy czy numery katalogowe. Nie wszystkie te błędy da się poprawić lub wyjaśnić na etapie badania ofert.

Zdarza się, że rodzaj błędów jest taki, że oferta po prostu powinna zostać odrzucona. To oczywiście może powodować poważne problemy, kiedy dotyczy oferty, która inaczej byłaby najkorzystniejsza.

Piszę to po raz kolejny, ale to naprawdę istotne – wykonawcy są często przyzwyczajeni do bardziej swobodnego sposobu ofertowania, gdzie wszystko można wyjaśnić. Zapytanie przeprowadzane według zasady konkurencyjności nie zostało jednak stworzone w celu zapewnienia elastyczności, lecz raczej pewnego formalizmu. Zderzenie tych dwóch rzeczywistości jest czasem bolesne – wykonawcy naprawdę nie spodziewają się, że muszą aż tak starannie przygotować ofertę, a efektem są błędy powodujące odrzucenie oferty.

Ryzyko błędów po Twojej stronie

Niestety, ale zdarzają się również błędy po Twojej stronie jako zamawiającego. Jeśli nie dostrzeżesz istniejącej niezgodności w oferowanym urządzeniu wykonawca prawie na pewno na etapie dostawy będzie się powoływał na okoliczność, że urządzenie zostało wskazane w ofercie i takie zostało zaakceptowane. Chce więc właśnie takie dostarczyć.

W przypadku braku wskazania modelu byłoby tylko zobowiązanie wykonawcy do dostarczenia czegoś zgodnego z wymogami. Nawet jeśli wykonawca oczywiście zaplanował konkretny model do dostarczenia to nie składał oferty na dostarczenie konkretnego modelu, lecz urządzenia o cechach wymaganych przez zamawiającego.

Wydłużenie badania ofert

Zazwyczaj nie jest to aż tak istotne, ale oczywiście dodatkowe informacje składane przez wykonawców wymagają dodatkowego czasu poświęconego na ich weryfikację (przy czym prawidłowa weryfikacja ofert jest na tyle istotna, że warto tu skorzystać z pomocy profesjonalisty), a czasem również wyjaśnianie z wykonawcami.

Z drugiej strony może lepiej mieć te sprawy wyjaśnione na etapie badania ofert, a nie dopiero w trakcie realizacji.

Podsumowanie

Czy warto wymagać podania producenta i modelu oferowanego urządzenia od wykonawców? Zazwyczaj tak, ale nie zawsze tak jest.  Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu wiesz już lepiej czy w Twoim zapytaniu warto stawiać takie oczekiwanie wobec wykonawców.