Jak przygotować zakup maszyny produkcyjnej realizowany z dofinansowaniem unijnym?

Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Dlaczego formalności są takie ważne przy wydatkowania dofinansowania unijnego?

Dostałeś dofinansowanie na zakup maszyny produkcyjnej i pozostaje Ci tylko je wydać?

Pamiętaj, że to „wydawanie” to kolejny etap, który musisz przejść i nie jest on tylko formalnością. Wiele rzeczy może pójść nie tak, choćby:

• błędy w przygotowaniu zapytania doprowadzą do konieczności jego powtórzenia, co oznacza stratę czasu niezbędnego do realizacji dostawy (wcale nie taki zły scenariusz biorąc pod uwagę kolejny),
• błędy w przygotowaniu zapytania lub badaniu ofert doprowadzą do wymierzenia korekty dofinansowania i jego obniżenia (zależnie od wagi naruszenia, nawet do 100%),
• z racji niewystarczającej procedury weryfikacyjnej zostaniesz z „najkorzystniejszą ofertą” na niesprawdzony sprzęt nieznanego producenta…

W tym artykule omówię dla Ciebie kilka kwestii typowych dla zakupu maszyny produkcyjnej w zapytaniu ofertowym. Natomiast pełniejszy opis wymogów zasady konkurencyjności, która reguluje wydawanie unijnych dofinansowań znajdziesz w artykule „Stosujesz zasadę konkurencyjności? Oto co musisz wiedzieć”.

Jak prawidłowo opisać przedmiot zamówienia?

Zacznijmy od podstaw – opis przedmiotu zamówienia nie powinien wyglądać na przygotowany z myślą o konkretnym dostawcy. Nawet jeśli taki właśnie opis znajduje się w Twoim wniosku o dofinansowanie.

Inne poważne błędy opisu przedmiotu zamówienia to:

• stosowanie nazw własnych (nie tylko nazw konkretnych modeli, ale również nazewnictwa handlowego charakterystycznego dla konkretnego producenta),
• bezrefleksyjne kopiowanie materiałów promocyjnych pożądanego urządzenia, nawet jeśli dotyczy tylko parametrów technicznych (uwzględnienie jedynie parametrów technicznych w opisie nie oznaczam, że opis już jest prawidłowy!),
• zbyt ogólne określenie wymagań w zakresie w jakim ich znajomość jest niezbędna do wyceny oferty,
• i odwrotnie – czasem problemem jest zbyt precyzyjne określenie wymagań, co potem trudno obronić na etapie kontroli poprawności wydatkowania środków.

To oczywiście nie wszystko. Więcej przykładów (ale też oczywiście nie wszystko) znajdziesz w moim artykule „Uniknij tych częstych błędów opisu przedmiotu zamówienia zapytania w Bazie Konkurencyjności”.

Jak określić wymogi odnoszące się do samego wykonawcy?

Wymogi odnośnie sytuacji samego wykonawcy (jego doświadczenia, posiadanego wyposażenia zakładu, specjalistycznej kadry) to podstawa, jednak wytyczne kwalifikowalności tworzą tu wiele ograniczeń.

Formułowanie warunków udziału w postępowaniu jest wyzwaniem, gdyż z jednej strony zazwyczaj chcesz określić je na wysokim poziomie, a z drugiej strony wytyczne rzadko pozwalają na taki poziom warunków.

Jak my rozwiązujemy ten dylemat? Po pierwsze, staramy się wpisać w warunki dla wykonawców tyle ile się da zgodnie z naszym doświadczeniem, ale nie więcej. Warunki udziału są szczególnie intensywnie weryfikowane, zwłaszcza w przypadku kontroli udzielania zamówień. Po drugie, przede wszystkim staramy się wymagania wobec wykonawcy rozłożyć w maksymalnie wielu częściach zapytania (również w wymaganiach technicznych, wymogach procesowych na etapie dostawy, kryteriach oceny ofert, poziomie weryfikacji zgodności już na etapie oferty, odpowiednim zabezpieczeniu, etapowaniu itp.).

Dlaczego nie warto kierować się przykładem innych?

Często klienci powołują się na treść innych zapytań widniejących w Bazie Konkurencyjności. Bywa ona traktowana jako dowód, że „tak można”, skoro inni tak robią. Zrobić tak oczywiście można, tylko czy ostateczny efekt będzie pozytywny?

W podobnej sytuacji nigdy nie zobaczysz jak udzielenie takiego zapytania skończyło się dla danego beneficjenta. Nikt przecież nie chwali się potem wartością utraconego dofinansowania czy procesem sądowym i walką o jego odzyskanie. Zakończenie postępowania podpisaniem umowy jest pewnego rodzaju osiągnięciem, jednak nie jest jednoznaczne z bezproblemowym rozliczeniem dotacji.

I dlaczego warto wziąć pod uwagę niewiedzę wykonawców?

Jako beneficjent masz ograniczoną wiedzę co do przeprowadzania zapytań ofertowych (tak zakładam, skoro przeznaczasz swój czas na czytanie tego artykułu). Pamiętaj, że wykonawcy mają zazwyczaj jeszcze mniejszą wiedzę z zakresu składania ofert w sformalizowanych postępowaniach zakupowych.

Widziałem już oferty obwarowane dodatkowymi warunkami (oferty do odrzucenia), deklarujące odmienny termin realizacji od wymaganego (również do odrzucenia) i wykazy zamówień wypełnione tak, że nie wynikało z nich żadne doświadczenie podobne do wymaganego przez zamawiającego.

Widziałem oferty bez podpisu, wskazujące zamiast konkretnego oferowanego modelu określenie typu czy zawierające określenie ceny za sztukę, kiedy wymagane było określenie ceny za jednostkę pojemności.

Pamiętaj, by brać to pod uwagę – przygotuj zapytanie ofertowe tak, by było czytelne i na ile to możliwe proste dla wykonawców. Konieczność odrzucenia oferty, którą chciałbyś wybrać nie jest przyjemna, choćby nawet oznaczało to jedynie konieczność powtórzenia całej procedury.

Czy oczekiwać od wykonawców wskazania w ofercie konkretnego oferowanego modelu?

W przypadku tego rodzaju zamówień odpowiedź jest twierdząca. W końcu zazwyczaj chcesz wiedzieć co jest Ci oferowane, a nie tylko uzyskać ogólne oświadczenie wykonawcy, że dostarczy maszynę zgodną z wymogami.

Niesie to ze sobą pewne ryzyka – czasem wykonawcy robią błędy nawet w tak istotnej części oferty jak określenie modelu (a nie są to informacje które zazwyczaj nadają się do poprawienia lub wyjaśnienia). To jest pewien problem, ale występuje on stosunkowo rzadko.

Jeśli potrzebujesz więcej informacji w zakresie celowości takiego wymogu, polecam mój artykuł „Czy wymagać od oferentów podania modelu oferowanego urządzenia dla zapytań w Bazie Konkurencyjności?”

Na jaki dodatkowy problem zwrócić uwagę przy zakupie maszyny produkcyjnej?

Przed ogłoszeniem zapytania postaraj się rozpoznać ryzyko otrzymania oferty na sprzęt niskiej jakości sprowadzany przez przypadkowe spółki z Chińskiej Republiki Ludowej.

Nie wszystkie branże dotknięte są takim ryzykiem. Również samo miejsce produkcji nie przesądza negatywnie o wartości danej maszyny. Powyższe nie zmienia faktu, że na rynku działają wykonawcy, którzy są w stanie zadeklarować każdą wartość parametrów, by uzyskać zamówienie, a dopiero potem martwią się o możliwość jego realizacji.

Twoim celem powinno być:

1. Odstraszenie ich swoimi wymogami weryfikacyjnymi na etapie ofertowania – sam warunek doświadczenia rzadko załatwi sprawę. Pamiętaj, że warunek doświadczenia nie służy ograniczeniu konkurencji do najbardziej doświadczonych podmiotów, a jedynie do wyeliminowania tych bez doświadczenia lub z doświadczeniem zbyt małym, by umożliwiało należyte wykonanie zamówienia. Nie możesz też punktować doświadczenia wykonawcy.
2. Uzyskanie jak najszerszego materiału do weryfikacji zgodności oferty z zapytaniem.
3. Ułożenie punktacji tak, by odnosiła się do parametrów, które jesteś w stanie realnie zweryfikować, a nie takich, które musisz przyjąć na oświadczenie wykonawcy.
4. Zapewnienie sobie bezpieczeństwa na etapie realizacji zamówienia – niezależnie już od wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza – przede wszystkim przez wprowadzenie potwierdzeń realizacji poszczególnych etapów zamówienia.

Wszystko to stanowi czasem wyzwanie. Z jednej strony pewne ograniczenia wynikają z wytycznych kwalifikowalności. Z drugiej strony zbyt wysokie wymagania mogą odstraszyć rzetelnych wykonawców, tym bardziej, że czasem nie masz wielkiego pola do stawiania wymagań producentowi czy dystrybutorowi kupowanego urządzenia.

Jako kancelaria jesteśmy przyzwyczajenie do działania w tych ograniczeniach działając na korzyść naszych klientów.

A co jeśli chcę kupić najtańszą dostępną maszynę?

Ten ostatni problem de facto nie istnieje, jeśli rozmyślnie kupujesz najtańszą maszynę dostępną na rynku. Jednakże również wówczas powinieneś zadbać o swoje interesy, przede wszystkim o:

• zabezpieczenie prawidłowej realizacji samej dostawy oraz późniejszych świadczeń gwarancyjnych,
• prawidłowe przygotowanie zapytania od strony formalnej, co oszczędzi Ci ryzyka korekty dofinansowania.