Jak przygotować wspólną ofertę konsorcjum w przetargu?

wspólna oferta w przetargu

7 min czytania

Wspólna oferta w przetargu, jakie są jej zalety oraz słabe strony?

Zdecydowałeś się złożyć wspólną ofertę w przetargu razem z innym wykonawcą? W takim razie przeczytaj ten artykuł i dowiedz się nie tylko jak przygotować wspólną ofertę, ale również na jakie sytuacje być przygotowanym.

Wahasz się jeszcze czy tak zrobić? Sprawdź mój artykuł o korzyściach i zagrożeniach ze wspólnego składania oferty.

Wspólne złożenie oferty wymaga jedynie zgodnej woli współpracujących partnerów oraz udzielenia pełnomocnictwa. Jest dopuszczalne w każdym postępowaniu przetargowym. Zamawiający nie może wyłączyć tej możliwości.

Partnerów wspólnie składających ofertę określa się również mianem konsorcjum.

Jak wypełnić formularz oferty w przypadku konsorcjum?

Najważniejsze o czym musisz pamiętać uzupełniając formularz oferty to wskazanie zamawiającemu, że oferta składana jest przez konsorcjum. Po prostu w polu danych wykonawcy wpisz po kolei dane każdego z podmiotów. Następnie określ, kto jest pełnomocnikiem wykonawców.

Wpisanie wszystkich wykonawców jest bardzo ważne.

Jeśli wpiszesz tam podmiot, który w ostatniej chwili wycofał się ze wspólnego złożenia oferty i nie masz ważnego pełnomocnictwa Twoja oferta zostanie odrzucona. Nie dodasz też partnera już po terminie składania ofert.

Pamiętaj, skład konsorcjum wskazany w ofercie nie podlega co do zasady zmianom.

Które dokumenty składa wspólnie konsorcjum, a które składa każdy z konsorcjantów?

Część dokumentów określonych przez zamawiającego wymagana jest od każdego z partnerów z osobna, część może zostać złożona przez jednego wykonawcę, a część składana jest wspólnie. Jak to wszystko uporządkować?

Dokumenty składane w przetargu przez konsorcjum uporządkuję w trzy grupy:

  1. Dokumenty składane przez wykonawców wspólnie
    • formularz oferty
    • harmonogram
    • kosztorys, formularz cenowy
  2. Dokumenty składane przez wykonawcę, który wykazuje spełnianie warunku
    • oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
    • referencje
    • informacja banku o wysokości środków lub zdolności kredytowej
    • koncesja, zezwolenie, licencja
    • wykaz wykonanych robót, dostaw, usług, wykaz narzędzi, wykaz osób (choć te można przygotować wspólne dla wykonawców)
  3. Dokumenty składane przez każdego wykonawcę oddzielnie
    • oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia
    • jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ)
    • odpis z właściwego rejestru (CEIDG, KRS)
    • informacja z Krajowego Rejestru Karnego
    • zaświadczenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
    • zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego
    • oświadczenie o grupie kapitałowej
    • inne oświadczenia wykonawcy dotyczące brak podstaw do wykluczenia z postępowania

Dokumenty składane wspólnie to przede wszystkim te określające warunki realizacji zamówienia, czyli merytoryczną treść oferty. Powyższe moje wyliczenie musi być tylko przykładowe, zamawiający zawsze może określić inny dokument wymagany w tym zakresie.

Dokumenty dotyczące warunków udziału w postępowaniu składa ten wykonawca, który wykazuje ich spełnianie. Zazwyczaj możliwe jest łączenie potencjału kilku wykonawców w celu łącznego spełnienia warunku. Czasem jednak charakter warunku lub wyraźne ograniczenie zawarte w specyfikacji wyłącza takie łączenie potencjału kilku wykonawców, a nawet wykazanie spełniania warunku przez tylko jednego partnera (jak w przypadku koncesji).

Ostatnia grupa to dokumenty pokazujące, że nie podlegasz wykluczeniu, czyli nie jesteś wykonawcą niepożądanym w zamówieniach publicznych. To dokumenty wykazujące, że np. nie masz nieuregulowanej sytuacji z płatnością podatków czy nie zostałeś prawomocnie skazany za wybrane przestępstwa określone w prawie zamówień publicznych. Co logiczne, te dokumenty składa każdy z wykonawców. Każdy musi pokazać, że nie jest niepożądany.

Nawet oświadczenie składane przez konkretnego wykonawcę może złożyć w jego imieniu lider konsorcjum. Warunkiem jest jednak upoważnienie go do takiego działania, czyli uwzględnienie tego upoważnienia w pełnomocnictwie przekazywanym zamawiającemu.

Kto poświadcza kopie dokumentów konsorcjum za zgodność z oryginałem?

Dokumenty składane zamawiającemu (ale już nie wszelkiego rodzaju oświadczenia), możesz złożyć w kopii. Kopia ta musi zostać poświadczona za zgodność z oryginałem. Jak to zrobić w przypadku wspólnej oferty?

Główna zasada jest taka, że każdy poświadcza za zgodność z oryginałem swoje dokumenty. Dokumenty innego podmiotu, a więc np. dokumenty innego konsorcjanta możesz poświadczyć tylko dysponując jego upoważnieniem.

Takie upoważnienie zazwyczaj jest częścią pełnomocnictwa dla lidera konsorcjum.

Jaką treść powinno mieć pełnomocnictwo dla lidera konsorcjum?

Oferta konsorcjum, czyli wspólna oferta kilku wykonawców musi zawierać pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo określa, który z partnerów będzie reprezentował pozostałych przed zamawiającym oraz jakiego postępowania pełnomocnictwo dotyczy.

I to jest jedyna konieczna treść tego pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo powinni podpisać partnerzy, którzy udzielają pełnomocnictwa.

Partner, który zostaje pełnomocnikiem, nie musi potwierdzać przyjęcia pełnomocnictwa swoim podpisem. Wystarczy złożenie przez niego oferty zawierającej to pełnomocnictwo.

Możliwy jest też wybór pełnomocnika dla konsorcjum spoza grona jego partnerów. Może to być Twój prawnik lub pracownik przygotowujący ofertę. Wówczas wszyscy wykonawcy muszą podpisać takie pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo musi mieć formę pisemną, jednak można kwestię jego udzielenie różnie rozwiązać w praktyce. Może to być:

  • jeden dokument pełnomocnictwa podpisany wspólnie przez partnerów,
  • kilka dokumentów pełnomocnictwa, każdy podpisany przez jednego partnera,
  • część umowy o współpracy (umowy konsorcjum).

Brak pełnomocnictwa nie powoduje automatycznie odrzucenia oferty. Zamawiający wzywa do jego uzupełnienia. Dopiero brak prawidłowego uzupełnienia pełnomocnictwa w wyznaczonym terminie powoduje odrzucenie oferty, a najprawdopodobniej również utratę wadium.

Kiedy trzeba sporządzić umowę konsorcjum?

Oczywiście konsorcjum nie istnieje w próżni. Warto uzgodnić już na etapie przygotowania oferty nie tylko ogólną wolę wspólnego zdobycia zamówienia, ale również szczegóły tej współpracy w zakresie realizacji zamówienia.

Sam przetarg to nie wszystko. Nie wystarczy go wygrać, trzeba zamówienie zrealizować z zyskiem. Czasem trudniej to osiągnąć działając wspólnie.

Uzgodnieniem umowy konsorcjum powinieneś być zainteresowany od samego początku, jednak zamawiającego będzie ona interesowała dopiero przed realizacją zamówienia.

Zamawiający może, choć nie musi, zażądać umowy regulującej współpracę partnerów. Żądanie takie może zgłosić jednak dopiero po wyborze najkorzystniejszej oferty, a przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia.

Jak wnieść wadium w przypadku konsorcjum?

Wadium, jeśli jest wymagane, konsorcjum może wnieść na kilka sposobów:

  • jeden z partnerów może wnieść wadium w całości,
  • kilku lub wszyscy partnerzy mogą wnieść wadium wspólnie w całości,
  • jeden z partnerów może wnieść wadium w części, inny może wnieść wadium w pozostałej części.

Wadium musi zostać wniesione w pełnej wysokości. Na tę wysokość może się jednak składać kilka wpłat lub gwarancji wniesionych przez partnerów.

W przypadku gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej zadbaj, by jej treść wskazywała na pełny składa konsorcjum. To najbezpieczniejsze rozwiązanie.

Jak zamawiający przekazuje wezwania konsorcjum wykonawców?

Zamawiający będzie przekazywał swoje pisma skierowane do konsorcjum jedynie jego pełnomocnikowi. Odpowiedzi również oczekiwać będzie jedynie od pełnomocnika.

Jeśli pełnomocnikiem Twojego konsorcjum jest inny podmiot pamiętaj, że to nie Ty otrzymasz od zamawiającego korespondencję wymienianą z wykonawcami po otwarciu ofert, taką jak:

O czym jeszcze warto pamiętać przygotowując wspólną ofertę konsorcjum w przetargu?

Wspólna oferta to więcej pracy przy jej przygotowaniu, to oczywiste. Nie tylko musisz przygotować swoje dokumenty, ale dla swojego bezpieczeństwa powinieneś jeszcze przed złożeniem oferty sprawdzić dokumenty Twoich partnerów w konsorcjum. Inaczej ryzykujesz przykrą niespodziankę w postaci wykluczenia konsorcjum z udziału w postępowaniu, a nawet utratę wadium, z przyczyn dotyczących Twojego partnera.

Pamiętaj też, że każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wspólne złożenie oferty z innymi podmiotami oznacza złożenie oferty przez każdy z tych podmiotów. Składając wspólną ofertę żaden z partnerów nie może złożyć oferty samodzielnie. Jeżeli to zrobi, zamawiający odrzuci jego ofertę oraz ofertę wspólną wykonawców.