Jak przygotować się do złożenia elektronicznej oferty przetargowej?

planowanie przed komputerem

6 min czytania

Kwalifikowany podpis elektroniczny to najważniejsze czego potrzebujesz

Podstawą złożenia elektronicznej oferty przetargowej jest kwalifikowany podpis elektroniczny – w razie wątpliwości przeczytaj kiedy Twoja oferta musi mieć formę elektroniczną.

Zamawiający mogą korzystać z różnych platform elektronicznych w celu zbierania ofert oraz zabezpieczenia ich treści przed terminem otwarcia ofert. Zawsze jednak złożenia ważnej oferty w formie elektronicznej wymaga wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To wymóg wynikający wprost z prawa zamówień publicznych.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to odpowiednik podpisu odręcznego na ofercie składanej w formie pisemnej.

I tak samo jak brak podpisu odręcznego na tradycyjnej ofercie powoduje konieczność jej odrzucenia, brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego również skutkuje automatycznym odrzuceniem oferty. Jest to o tyle istotne, że fakt prawidłowego złożenia podpisu na papierze łatwiej jest sprawdzić niż poprawne złożenie podpisu elektronicznego.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny potrzebny do przetargu?

Do złożenia podpisu kwalifikowanego potrzebny jest cały zestaw, czyli w skrócie:

  • karta kryptograficzna z wgranym ważnym certyfikatem,
  • czytnik do tej karty,
  • oprogramowanie umożliwiające wykorzystanie całości do złożenia podpisu.

Zestaw możesz kupić od jednego z kilku uprawnionych podmiotów. Są to m.in.:

Koszt takiego zestawu to około 200 zł netto.

O czym jeszcze powinieneś wiedzieć składając zamówienie?

  • Zamówienie możesz złożyć przez stronę dostawcy, ale pełna jego realizacji wymaga potwierdzenia Twojej tożsamości, co oznacza, że będziesz musiał się udać do jednego z punktów dostawcy ze swoim dowodem osobistym.
  • Zwróć uwagę, by zamówiony podpis był podpisem kwalifikowanym.

Kogo warto wyposażyć w podpis elektroniczny do podpisywania ofert?

Ponieważ podpis elektroniczny jest podpisem konkretnej osoby zwróć uwagę, by była to osoba uprawniona do reprezentacji, czyli zaciągania zobowiązań w Twoim imieniu (czy w imieniu Twojego podmiotu).

Podpis ten będzie przydatny do elektronicznego podpisania oferty lub przynajmniej elektronicznego podpisania pełnomocnictwa dla innej osoby, która przygotuje, podpisze i złoży ofertę. Pamiętaj, że nie wystarczy tu zwykła kopia pełnomocnictwa w formie papierowej.

Kolejną osobą, która powinna dysponować podpisem elektronicznym jest osoba, która będzie mogła podpisać ofertę w zastępstwie osoby, która zwykle się tym zajmuje (chyba że nie widzisz takiej potrzeby). Elektroniczne podpisywanie oferty jest czasami, choć nie zawsze, żmudniejsze od jej odręcznego podpisywania, stąd nie zawsze prezes, prokurent czy właściciel będzie chętny, by podpisywać samemu całą ofertą w formie elektronicznej, choć robił to bez problemu przy ofercie w formie pisemnej.

Pamiętaj również, że o ile dokumenty można podpisać elektronicznie nawet w zagranicznej podróży służbowej i odesłać zwykłym mailem, to nie zawsze będzie to najwygodniejsze rozwiązanie. Jednocześnie w przypadku chęci powierzenia tej odpowiedzialności innej osobie warto, by dysponowała ona już wcześniej uzyskanym podpisem elektronicznym, oraz, co równie ważne, praktyczną wiedzą jak z niego skorzystać oraz jak złożyć ofertę w formie elektronicznej.

Dlaczego istotne jest sprawdzenie platformy elektronicznej wykorzystywanej przez zamawiającego?

Sama platforma elektroniczna wykorzystywana przez zamawiającego do składania elektronicznych ofert przetargowych może wymagać założenia na niej konta lub dopełnienia innych podobnych formalności.

Na przykład udostępniony nieodpłatnie zamawiającym i firmowany przez Urząd Zamówień Publicznych Miniportal wymaga do złożenia oferty przez wykonawcę:

  • posiadania konta na platformie ePUAP,
  • posiadania konta na samym Miniportalu.

Co więcej, procedura to nie musi być wcale natychmiastowa. W swojej specyfikacji istotnych warunków zamówienia jeden z zamawiających ostrzega wykonawców: „rejestracja wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym zamawiający zaleca wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej”. Ostrzeżenie to dotyczy innej platformy elektronicznej, ale powinno Ci uzmysłowić, że nigdy nie warto zwlekać z powyższymi formalnościami.

Sama platforma elektroniczna też posiada określone wymagania techniczne, których niespełnienie może uniemożliwić poprawne złożenie oferty.

Co więcej, ponieważ jest to zwykłe rozwiązanie informatyczne, również spełnienie wymagań technicznych nie gwarantuje poprawnego działania platformy, kiedy będziesz chciał złożyć ofertę. Warto taką platformę wykorzystywaną przez zamawiającego po prostu wypróbować (choć pełne wypróbowanie łącznie ze złożeniem oferty może być niemożliwe do łatwego przeprowadzenia, jeśli platforma nie ma wersji testowej).

Czy otrzymasz gwarancję wadialną zgodną z wymogami zamawiającego?

Zgodnie z opinią Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych wadium w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej dołączone do elektronicznej oferty przetargowej powinno mieć również formę elektroniczną.

Jeśli więc nie zamierzasz wnosić wadium w pieniądzu zapytaj się wcześniej gwaranta o możliwość wystawienia gwarancji w formie elektronicznej, czas potrzebny na uzyskanie takiej gwarancji oraz jak wygląda procedura jej uzyskania.

Wszystko to pozwoli Ci uniknąć problemów związanych z brakiem czasu na uzyskanie elektronicznej gwarancji wadialnej w terminie składania ofert. A problemy te mogą być znaczne, gdyż bez gwarancji będziesz zmuszony do wpłacenia wadium na rachunek bankowy zamawiającego lub rezygnacji z udziału w przetargu.

Czy Twój partner, podwykonawca wskazany w ofercie lub podmiot trzeci jest przygotowany do elektronizacji?

Zdarzają się sytuacje, kiedy musisz złożyć oryginały oświadczeń składanych przez inne podmioty. Chodzi tu zwłaszcza o:

  • wspólne złożenie oferty w konsorcjum (zastanawiasz się nad takim rozwiązaniem? Dowiedz się czy jest dla Ciebie),
  • korzystanie przy spełnianiu warunków z doświadczenia lub innego potencjału podmiotu trzeciego,
  • wskazywanie podwykonawców już w ofercie, w sytuacji, gdy zamawiający żąda złożenia oświadczeń dotyczących niepodlegania wykluczeniu również przez tych podwykonawców.

Jeśli oferta jest składana elektronicznie to również te podmioty muszą podpisać swoje oświadczenia z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Upewnij się więc czy dysponują takim podpisem, i uwaga, czy potrafią z niego korzystać. Inaczej czeka Cię co najmniej konieczność uzupełnienia oferty.

Czy sprawdziłeś dokładnie treść SIWZ?

Na razie elektronizacja jest obowiązkowa tyko w postępowaniach o większej wartości, rzadko więc będzie dotyczyła mniejszych postępowań.

Postępowania o większej wartości (unijne) muszą co do zasady trwać co najmniej 35 dni. To dość czasu na przygotowanie się do spełnienia wymagań zamawiającego wynikających z opublikowanych przez niego dokumentów przetargowych.

Aby je poznać, konieczna jest jednak dokładna lektura specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), a zwłaszcza jej  postanowień odnoszących się do formy składania dokumentów i komunikacji z zamawiającym.

Kiedyś była to zapewne najmniej interesująca, bo w miarę niezmieniana, część SIWZ. Teraz musisz sprawdzać czy nie czyhają tam na Ciebie pułapki związane z określonym przez zamawiającego sposobem składania oferty, wadium lub komunikacji w postępowaniu.