Jak poświadczać dokumenty do przetargu za zgodność z oryginałem?

6 min czytania

Podstawy

Oferta ma prawo zawierać dwa rodzaje dokumentów: oryginały i kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem.

To proste

Możesz sam poświadczyć za zgodność większość składanych z ofertą dokumentów.

Jest tak w odniesieniu do dokumentów dotyczących Twojego przedsiębiorstwa jako wykonawcy oraz dotyczących oferowanego przedmiotu zamówienia, takich jak:

  • zaświadczenia z ZUS lub urzędu skarbowego,
  • zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego,
  • uzyskane referencje,
  • deklaracje zgodności dla oferowanych dostaw i inne.

Których dokumentów nie możesz poświadczyć?

  • tych, które muszą zostać złożone w oryginale (pełnomocnictwo, zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów)
  • dotyczących wykonawcy, z którym wspólnie ubiegasz się o udzielenie zamówienia,
  • dotyczących podmiotu trzeciego udostępniającego swoje zasoby.

Dokumenty konsorcjum

W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia każdy z wykonawców poświadcza odnoszące się do niego dokumenty. Dokumenty dotyczącego oferowanego przedmiotu zamówienia powinny zostać poświadczone przez wszystkich z nich.

Poświadczenie przez lidera

Dużym uproszczeniem jest możliwość poświadczenie dokumentów przez pełnomocnika wszystkich wykonawców (lidera konsorcjum).

Pełnomocnictwo do wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia obejmuje też poświadczanie dokumentów za zgodność w imieniu całego konsorcjum. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, kiedy taka możliwość jest wyłączona w pełnomocnictwie.

Dokumenty podmiotu trzeciego

W przypadku dokumentów podmiotu trzeciego udostępniającego swoje zasoby sytuacja jest podobna. Podmiot ten musi sam poświadczyć swoje dokumenty, chyba że dysponujesz i przedstawisz wraz z ofertą pełnomocnictwo obejmujące taką możliwość (naturalnie samo pełnomocnictwo musisz dołączyć do oferty w formie pisemnej).

Ponieważ i tak sam dokument zobowiązania podmiotu trzeciego musisz otrzymać fizycznie (niezbędna jest forma pisemna) możesz jednocześnie uzyskać pełnomocnictwo do poświadczania dokumentów za zgodność w imieniu podmiotu trzeciego. Wtedy pozostałe dokumenty, nawet w przypadku konieczności uzupełnienia oferty, będziesz mógł poświadczyć sam.

Jak poświadczać?

Już wiesz kto może poświadczyć kopie dokumentów za zgodność z oryginałem, wiesz, że jest możliwość skorzystania z pełnomocnictwa do poświadczenia dokumentów. Pozostaje pytanie: jak to zrobić prawidłowo?
Najbezpieczniejsza forma to poświadczenie każdej strony kopii przez umieszczenie na niej formuły „za zgodność z oryginałem” i jej podpisanie. To niekwestionowany standard.
Nie ma problemu z użyciem innych sformułowań niż „za zgodność z oryginałem”, byle było zrozumiałe co jest Twoją intencją. Nie radzę natomiast ograniczyć poświadczenia za zgodność do samego podpisu. Krajowa Izba Odwoławcza dopuszczała takie poświadczenie, ale kwestia nadal pozostaje kontrowersyjna.

W każdym razie mam tu dla Ciebie wyroki, w których za wystarczający dla poświadczenia kopii za zgodność uznano sam podpis na kopii dokumentu.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej (KIO 2843/15)
Rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów stanowi § 7 ust. 1, że dokumenty i oświadczenia mogą składane zamawiającemu przez wykonawców bądź oryginale, bądź w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Skoro dokumenty poświadczające należyte wykonanie zamówienia zostały złożone w formie kopii opatrzonej podpisem przez osobę umocowaną do potwierdzenia dokumentów za zgodność z oryginałem brak jest podstaw do uznania, że złożone zostały w wadliwej formie. Żaden przepis ustawy, a ani rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów nie wymaga złożenia od osoby poświadczającej dokumenty oświadczenia o treści „poświadczam za zgodność z oryginałem”.

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej (KIO 1269/14)
Skoro zatem dokument w kopii został złożony jako element oferty, zawiera określone informacje, a reprezentant wykonawcy go podpisał, to racjonalnie wnioskując, znaczy to, że w istocie uwierzytelnił dokument i informacje w nim zawarte. Stąd też brak podanych tytułem przykładu używanych sformułowań nie może być powodem dyskwalifikacji dokumentu.

Uważaj jednak, bo jest to kontrowersyjne stanowisko. Dlatego, dla odmiany, gdybyś podobny błąd przyuważył w cudzej ofercie możesz swobodnie posłużyć się tym wyrokiem:

wyrok Krajowej Izby Odwoławczej (KIO 869/11)
Odnosząc się do uzupełnionych, na wezwanie zamawiającego, dokumentów przez I., Izba uznała, że zostały one złożone nieprawidłowej formie z uwagi na fakt, że nie zostały uwierzytelnione. Uwierzytelnienie dokumentu winno polegać na zamieszczeniu na kopii dokumentu zapisu „za zgodność z oryginałem” i to stwierdzenie winno być podpisane przez właściwą osobą zgodnie z zasadami reprezentacji.

Elektroniczna kopia dokumentu

Musisz złożyć ofertę w formie elektronicznej? W takim przypadku również kopie dokumentów muszą mieć formę elektroniczną. Uzyskasz ją skanując pisemny dokumenty i opatrując powstały plik kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pełne zasady potwierdzania zgodności kopii dokumentów z oryginałem w formie elektronicznej opisałem w odrębnym artykule.

Ułatwienia

Kiedy do poświadczenia jest wiele stron chciałoby się poświadczać każdy dokument tylko raz, bez względu na liczbę jego stron. Często zamawiający nie mają z tym problemu, ale i tu zdarzają się wątpliwości.

Rozumiem źródło tych wątpliwości dlatego jeśli chcesz poświadczać każdy dokument tylko raz trzymaj się poniższych reguł. Zwiększą one Twoje bezpieczeństwo:

  • poświadczenie za zgodność umieść na ostatniej stronie dokumentu,
  • użyj formuły „za zgodność dokumentu z oryginałem”,
  • wykorzystuj ten sposób tylko w stosunku do dokumentów, które podlegają uzupełnieniu,
  • nie wykorzystuj tego sposobu jeśli w specyfikacji zamawiający zastrzegł, że poświadczyć za zgodność należy każdą stronę kopii.

W razie wątpliwości postępuj po prostu ostrożnie i skonsultuj swój problem.

Na zakończenie mała ciekawostka. W wyroku o sygn. KIO 1308/13 Krajowa Izba Odwoławcza dopuściła potwierdzanie za zgodność z oryginałem kopii wykonanej z kopii oryginału.

Teoretycznie sporządzenie kolejnej kopii to tylko czynność techniczna. Jeśli łatwiej sporządzić kopię z już istniejącej kopii, to nie ma potrzeby wykonywania jej z oryginału (który może być trwale spięty i trudny do skopiowania). Osoba potwierdzająca za zgodność powinna mieć wgląd do oryginału. W praktyce zazwyczaj taka sytuacja wystąpi, gdy tego wglądu po prostu nie było, bo i oryginał znajduje się gdzie indziej.