Na co uważać przygotowując protokół z przebiegu zapytania ofertowego?

Jaka jest minimalna zawartość protokołu?

Zacznę od podstaw. Minimalna treść protokołu z zapytania ofertowego opartego na zasadzie konkurencyjności wynika wprost z wytycznych kwalifikowalności. Protokół powinien zawierać co najmniej:

• wykaz wszystkich ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe (w szczególności imię i nazwisko albo nazwę wykonawcy, jego siedzibę oraz cenę oferty),
• wykryte przypadki konfliktu interesów i podjęte w związku z tym środki albo informację o braku występowania konfliktu interesów,
• informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane,
• informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i przyznanej punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium,
• uzasadnienie rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych (jeśli dotyczy),
• powody odrzucenia ofert, w tym ofert uznanych za rażąco niskie (o ile dotyczy),
• wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru albo powodów, dla których zamawiający postanowił zrezygnować z udzielenia zamówienia,
• imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu,
• datę sporządzenia protokołu.

Do protokołu należy dołączyć następujące załączniki:

• dokument określający szacunkową wartość zamówienia, chyba, że szacowanie wartości zamówienia wynika z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu,
• oświadczenia osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem zapytania o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność,
• dowód ogłoszenia zapytania ofertowego (oraz jego zmian, o ile zostały dokonane) wraz ze złożonymi ofertami, oraz wymiany informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Jaka jest podstawowa zasada przygotowywania protokołu?

Podstawowa zasada jest prosta – powinieneś odnieść się do każdego wymaganego punktu treści protokołu. W ten sposób najłatwiej uzyskasz kompletność protokołu i zapewnisz sobie spokój, podczas gdy ktoś będzie sprawdzał Twój protokół z listą kontrolną.

Odnośnie jednej konkretnych kwestii – w protokole musisz zawrzeć informację o braku występowania konfliktu interesów, jeśli żaden konflikt interesów nie wystąpił (co jest najbardziej typową sytuacją). Brak takiej informacji w sporządzonym protokole nie oznacza braku konfliktu interesów, lecz brak obowiązkowej treści protokołu! Musisz wskazać, że nie wystąpił konflikt interesów, ewentualnie opisać przypadki konfliktu interesów i podjęte w ich następstwie działania.

Kiedy nie trzeba sporządzać protokołu?

Protokół jest elementem zapytania ofertowego opartego na zasadzie konkurencyjności. W przypadku, kiedy udzielasz zamówienia bez stosowania zasady konkurencyjności (z uwagi na niską wartość zamówienia lub inne wyłączenie stosowania zasady konkurencyjności) nie musisz sporządzać protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty.

Skąd wziąć wzór protokołu?

Inaczej niż w zamówieniach publicznych tu nie funkcjonuje oficjalny wzór protokołu postępowania. Może się to wydawać pewną niedogodnością, ale jest dokładnie odwrotnie. Odnieś się w protokole do każdego z punktów wymaganej treści protokołu . Nic więcej nie musisz dodawać.

Nie traktuj jako punktu wyjścia wzoru protokołu z prawa zamówień publicznych. Tak wzorowany protokół zapytania to zawsze smutny widok. Ktoś włożył masę pracy w usunięcie zbędnych punktów protokołu z p.z.p. a następnie dodatkową pracę w dodanie innych punktów. Często w takich „wzorach” zostaje do uzupełnienia wiele informacji niewymaganych wytycznymi. To wszystko zbędna praca. Zapytania ofertowe wymagają czasu, ale dobrze wykorzystanego…

Jak uzasadnić brak możliwości składania ofert częściowych?

Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności protokół powinien zawierać „uzasadnienie rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych”. To wszystko pomimo braku ogólnego nakazu dzielenia zamówień na części. Można powiedzieć, że jest to najlżejsza forma zachęty do podziału zamówienia na części – konieczność opisania dodatkowego punktu w przypadku udzielania zamówienia bez dzielenia go na części.

Sugeruję proste, krótkie uzasadnienie, bez wchodzenia w szczegóły. W końcu zawsze brak podziału na części ma jakieś zalety względem braku takiego podziału, choćby ogólnie to drugie rozwiązanie było korzystniejsze.

Kogo wskazać jako osobę wykonującą czynności w postępowaniu?

Protokół postępowania zawiera imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu. Wskaż tu zarówno te osoby, które uczestniczyły w przeprowadzeniu postępowania (np. badanie ofert, komunikacja z wykonawcami), jak i te które przygotowywały zapytanie ofertowe (np. określiły warunki udziału lub sporządziły opis przedmiotu zamówienia).

Zwróć uwagę, iż załącznikami do protokołu są oświadczenia tych osób o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na ich bezstronność. Na etapie sporządzania protokołu powinieneś już nimi od jakiegoś czasu dysponować.

Jaka jest wymagana forma protokołu?

Protokół sporządzany jest w formie pisemnej, co oznacza fizyczny, papierowy dokument podpisany odręcznie przez uprawnioną osobę.

Równoważną formą do pisemnej jest forma elektroniczna, co oznacza dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (a więc podpis zaufany z ePUAP nie będzie wystarczający).

Kto powinien podpisać protokół?

Protokół jest nie tylko dokumentem raportującym, ale najczęściej jedyną podstawą niektórych czynności zamawiającego np. oceny punktowej ofert. Jako taki powinien zostać podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentacji zamawiającego.