Przedłużenie terminu składania ofert zapytania w Bazie Konkurencyjności
Czego dowiesz się z mojego wpisu:
Czy można przedłużyć termin składania ofert zapytania w Bazie Konkurencyjności?
Przedłużenie terminu składania ofert w Bazie Konkurencyjności jest możliwe aż do momentu upływu samego terminu składania ofert. Zapytanie już zamknięte, dla którego termin składania ofert już minął, nie jest dostępne do edycji.
Możliwość zmiany ogłoszenia oczywiście ma charakter nie tylko techniczny – wytyczne kwalifikowalności dopuszczają zmiany treści zapytania w trakcie jego trwania.
Ten wpis to część nowej serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.
Jakie są wymogi formalne przedłużenia terminu zapytania?
Jeśli przedłużenie terminu składania ofert towarzyszy innymi zmianom w treści zapytania to pamiętaj, że przedłużenie musi obejmować co najmniej okres niezbędny wykonawcom do wprowadzenia zmian w ofertach (już złożonych lub dopiero co przygotowywanych). Wykonawcy muszą mieć czas na reakcję na merytoryczne zmiany zapytania. Oczywiście dotyczy to zmian, które mogą powodować konieczność wprowadzenia zmian w ofertach (a nie zmian nieistotnych).
Jeśli przedłużenie terminu składania ofert ma charakter samoistny i jest jedyną Twoją czynnością (np. potrzebujesz więcej czasu, by przygotować odpowiedzi na pytania wykonawców) to nie musisz się przejmować powyższym wymogiem. Nadal jednak zapoznaj się z tym co napisałem dalej.
O ile można przedłużyć termin składania ofert?
Termin możesz przedłużyć co do zasady o dowolnie wiele dni. Bardziej tu musisz zwracać uwagę na aspekt dotyczący realizacji zamówienia:
- Jeśli termin realizacji określony jest datą, to każde przedłużenie czasu trwania zapytania ofertowego skraca czas na realizację zadania. Może to skutkować zarówno zniechęceniem części wykonawców do realizacji zamówienia, jak i ryzykiem późniejszego uznania wyznaczonego terminu realizacji za nieprawidłowy (nieprawidłowy, gdyż w sposób nieuzasadniony ograniczający konkurencję krótkim czasem realizacji – tu pojawia się widmo możliwej korekty dofinansowania).
- Jeśli termin realizacji określony jest jako okres (np. 30 dni), to każde przesunięcie w terminie zakończenia zapytania ofertowego oznacza przesunięcie również czasu, kiedy uzyskasz rezultaty wykonanego zamówienia. Zweryfikuj czy taka zmiana jest dla Ciebie akceptowalna.
Od ogólnej zasady oczywiście musi być wyjątek, czy może raczej drobne zastrzeżenie.
Jeżeli zmiana terminu wiąże się z koniecznością wprowadzenia zmian w ofertach lub wymaga ich ponownej weryfikacji przez wykonawców to nowy termin składania ofert musi uwzględniać czas dla wykonawców na wykonanie tych czynności.
Dwie najważniejsze kwestie w tym zakresie opisuję poniżej:
- Jeżeli zmiana terminu powiązana jest z innymi zmianami w treści zapytania to musisz ocenić minimalny czas wykonawców na dostrzeżenie i zapoznanie się z tymi zmianami – nie jest to wynik samej zmiany terminu, ale zmiany pozostałej treści zapytania.
- Jeżeli zmiana terminu składania ofert powoduje wydłużenie okresu na jaki oferta musi zostać zabezpieczona wadium to wykonawcy muszą mieć czas na wydłużenie ważności wadium składanego w formie niepieniężnej (np. uzyskanie aneksu od wystawcy gwarancji ubezpieczeniowej).
Kiedy najpóźniej można zmienić termin?
W zasadzie nie ma przeszkód, by czas trwania zapytania przedłużyć nawet na krótko przed upływem terminu składania ofert. Sam moment przedłużenia terminu nie ma wpływu na jego dopuszczalność lub prawidłowość (już bardziej rozmiar tego przesunięcia).
Być może nawet warto na krótko przed terminem składania ofert sprawdzić w Bazie Konkurencyjności czy wpłynęła odpowiednia ilość ofert, a jeśli nie, przedłużyć czas trwania zapytania. Szczególnie w przypadku zapytań, które muszą trwać min. 30 dni takie przedłużenie może przynieść duże korzyści. Oczywiście należałoby tutaj mieć przekonanie, że w wydłużonym terminie znajdzie się ktoś jeszcze chętny na złożenie oferty, a Tobie zależy na większej liczbie ofert (czasem brak ofert jest dobrą wiadomością…).
Pamiętaj przy tym, że gros wykonawców składa ofertę ostatniego dnia, a nawet w ostatnich godzinach trwania zapytania. Jeśli na dwa dni przed zakończeniem zapytania widzisz, że nie wpłynęła żadna oferta to nadal nie wiesz czy ostatecznie otrzymasz tych ofert sześć, czy może rzeczywiście żadna nie wpłynie.
Nasza pomoc teraz to spokój w trakcie rozliczenia Twojego projektu!
- Nie jesteś pewny poprawności zmiany zapytania ofertowego?
- Chcesz wiedzieć jak zwiększyć swoje szanse na szybkie rozstrzygnięcie postępowania?
- Oferenci podważają zasadność postawionych wymogów lub ich zgodność z wytycznymi?
Warto, byś skorzystał z naszego doświadczenia w zakresie zapytań opartych na zasadzie konkurencyjności. Wiedz, że specjalizujemy się nie tylko w prawie zamówień publicznych, ale także w postępowaniach przeprowadzanych zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności.
Skontaktuj się pod nr telefonu 510 506 503 (Grzegorz Rogalewicz).
Jak wprowadzić zmianę terminu składania ofert w Bazie Konkurencyjności?
Procedura zmiany samego terminu składania ofert jest o tyle podchwytliwa w stosunku do innych zmian zapytania w Bazie Konkurencyjności, że nie ma w treści ogłoszenia odrębnego pola na wpisanie terminu składania ofert. Dopiero po kliknięciu przycisku „publikuj ogłoszenie” wyświetli się odrębne okno pozwalające na wskazanie (nowego) terminu składania ofert.
Nie ustawiaj oprócz daty godziny jeśli zapytania ma się zakończyć wraz z końcem wskazanego dnia.
Jeśli termin składania ofert zawarłeś wcześniej w odrębnym załączniku do ogłoszenia (np. pliku z pełną treścią warunków zapytania) to powinieneś opublikować informację wskazującą na prawidłowy termin składania ofert. Inaczej oferentom może być trudno zorientować się, który termin jest poprawny – ten z ogłoszenia czy załącznika. Wystarczy załączyć plik z krótką informacją o wprowadzeniu takiej zmiany.
Co ze złożonymi wcześniej ofertami?
Sama zmiana terminu trwania zapytania ofertowego nie doprowadzi do jakiejkolwiek sprzeczności pomiędzy treścią złożonych ofert a wymogami zapytania. Ewentualnie uwagi wymaga kwestia ważności wniesionego wadium, o czym pisałem we wcześniejszej części wpisu.
Jakie są wymogi dokumentacyjne?
Dowód zmiany treści zapytania ofertowego stanowi część dokumentacji zapytania (załącznik do protokołu postępowania), którą musisz prowadzić, więc obejmują go standardowe wymogi archiwizacyjne.