Korekty dofinansowania. Na co uważać? Jak ich uniknąć w zapytaniu ofertowym?

Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Czym są korekty finansowe?

Korekta finansowa polega na tym, że części wydatków poniesionych w projekcie nie będziesz już mógł sfinansować ze środków unijnych.

Korekty finansowe nakładane są na beneficjentów, którzy naruszyli zasadę konkurencyjności podczas udzielania zamówień w projekcie. Wysokość korekty (od 5% do nawet 100% wartości zamówienia) zależy od rodzaju stwierdzonej nieprawidłowości.

Nie chcesz stracić części lub całości dofinansowania w wyniku popełnionych błędów podczas przygotowywania zapytania ofertowego? Ten artykuł jest dla Ciebie! Poniżej znajdziesz informacje na temat wysokości korekt w stosunku do najczęstszych błędów popełnianych w postępowaniach ofertowych.

Na jakiej podstawie wymierzane są korekty finansowe?

Informacje o rodzajach i wysokości korekt finansowych znajdziesz w „Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowości”. W praktyce Wytyczne pełnią funkcję „tabeli mandatów” – opisują, co grozi za dane naruszenie i z jaką wysokością korekty musisz się liczyć.

Co ciekawe, dokument ten jest znacznie bardziej szczegółowy niż same zapisy dotyczące zasady konkurencyjności. Warto więc do niego zajrzeć już na etapie przygotowywania postępowania ofertowego. Każdy punkt Wytycznych odpowiada potencjalnemu błędowi, którego chcesz uniknąć już podczas przygotowywania treści zapytania.

Wytyczne dzielą błędy na trzy kategorie wedle etapu udzielenia zamówienia:

• ogłoszenie o zamówieniu i treść zapytania ofertowego (etap przygotowania i publikacji postępowania ofertowego),
• kwalifikacja oferentów i ocena ofert (etap rozstrzygania postępowania ofertowego),
• realizacja zamówienia (etap po zawarciu umowy z wykonawcą).

W dalszej części artykułu przedstawię Ci przykłady najczęściej stosowanych korekt finansowych.

Jakie są najczęstsze korekty związane z publikacją w Bazie Konkurencyjności?

1. Brak publikacji ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności. To problem wynikający najczęściej z nieprawidłowego szacowania wartości zamówienia skutkującego pominięciem całej procedury zasady konkurencyjności (np. poprzez podział zamówienia lub zaniżone oszacowanie) – stawka korekty finansowej to 100%
2. Zbyt krótki termin na złożenie oferty. Korekta zostanie nałożona np. w sytuacjach, w których już na początku źle ustalono (np. dla zamówienia obejmującego roboty budowlane wyznaczono 7 – dniowy termin składania ofert) lub źle obliczono termin na składanie ofert (np. nie wydłużono terminu na składanie ofert jeśli ostatni dzień na składanie ofert przypadł w dzień wolny od pracy) lub nie przedłużono terminu składania ofert pomimo wprowadzenia istotnych zmian w dokumentacji zapytania. Stawka korekty finansowej uzależniona jest od tego, o ile skrócony został termin składania ofert i może wynieść nawet 100% w przypadku gdy termin skrócony został o więcej niż 85%.

Zdarza się jednak, że w przypadku pilnej konieczności udzielenia zamówienia beneficjenci świadomie decydują się na skrócenie terminu składania ofert – zawsze lepiej ogłosić postępowanie w Bazie ze skróconym terminem składania ofert, niż nie opublikować go w ogóle – korekta za skrócenie terminu o mniej niż 30% wynosi tylko 5% – jest to zdecydowanie korzystniejsze niż 100% za brak publikacji.

Na jakie korekty związane z treścią zapytania musisz zwrócić uwagę?

1. Nieuzasadnione preferencje dla firm z konkretnego kraju, regionu lub miejscowości. Chodzi o sytuacje, w których w zamówieniu wymagasz, aby wykonawca miał siedzibę lub doświadczenie konkretnie w danym kraju, województwie czy mieście. W praktyce bardzo rzadko da się uzasadnić, że realizacja zamówienia tylko na określonym obszarze różni się tak bardzo od realizacji gdzie indziej, aby pozwalało to ograniczyć konkurencję tylko do lokalnych firm. Jeśli takie nieuzasadnione ograniczenie się pojawi, nakładana jest korekta finansowa w wysokości 25%.
2. Warunki udziału / kryteria oceny / opis przedmiotu zamówienia sformułowane w taki sposób, że ofertę może złożyć tylko jeden wykonawca. Beneficjenci często, aby zamówić dokładnie to czego chcą (np. produkt konkretnej marki) lub od kogo chcą (np. od firmy z którą już od wielu lat współpracują) formułują zapisy zapytania ofertowego tak, aby w postępowaniu ofertowym mógł wziąć udział tylko wybrany przez nich wykonawca. Istnieje tu możliwość wykazania, że takie ograniczenia są uzasadnione, ale jest to znacznie trudniejsze do wykazania niż zazwyczaj wydaje się to beneficjentom. Za opisane naruszenie stawka korekty finansowej wynosi 25%.
3. Zbyt wygórowane warunki udziału: Chodzi o sytuacje, w których wymogi wobec wykonawców są co prawda związane z przedmiotem zamówienia, ale nie są do niego proporcjonalne. Przykład: Wymaganie, aby wykonawca wykazał się dostawą wskazanego rodzaju maszyny produkcyjnej za 500 tys. zł, podczas gdy szacowana wartość zamówienia wynosi 100 tys. zł. To zniechęca mniejsze firmy od udziału i sztucznie zawęża konkurencję. Tutaj dowiesz się jak prawidłowo określić wysokość warunku doświadczenia. Stawka korekty finansowej to 10%.
4. Wskazywanie znaków towarowych lub nazw własnych. Jeśli w opisie zamówienia napiszesz, że chcesz konkretną markę danego produktu, a nie dodasz informacji o dopuszczaniu produktów “równoważnych” , to kontrola uzna to za ograniczanie konkurencji. Stawka korekty finansowej to 10%
5. Niejasny opis tego, co ma być kupione (niejednoznaczny przedmiot zamówienia): Jeśli opis jest zbyt ogólny, nieprecyzyjny, brakuje w nim ważnych szczegółów może to uniemożliwić wykonawcom rzetelną wycenę oferty lub wręcz zniechęcić ich do jej złożenia. Stawka korekty finansowej to 10%.
6. Nieuzasadnione ograniczenie podwykonawstwa. Nakładanie ograniczeń na korzystanie z usług podwykonawców nie jest zazwyczaj dopuszczalne, a przez to i mile widziane przez kontrolujących (choć może być uzasadnione i w sposób szczegółowy opisane w zapytaniu ofertowym np. że ograniczenie to dotyczy konkretnych czynności wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia). Stawka korekty finansowej to 5%.

Jakie korekty odnoszą się do przebiegu wyboru najkorzystniejszej oferty?

1. Konflikt interesów wpływający na wynik postępowania. Wybór wykonawcy powiązanego osobowo lub kapitałowo z beneficjentem to jedno z najpoważniejszych naruszeń – grozi korektą 100%. Chodzi o sytuację, w której zamówienie otrzymuje firma powiązana z beneficjentem – np. należy do członka rodziny, wspólnika, bliskiego współpracownika albo osoby, która w jakikolwiek sposób mogła mieć wpływ na wybór wykonawcy.
2. Nieprawidłowe zastosowanie kryteriów oceny ofert. Dotyczy to sytuacji, kiedy wybór wykonawcy został dokonany na podstawie kryteriów, których nie było w zapytaniu ofertowym lub zastosowano je nieprawidłowo (np. poprzez błędne obliczenia punktacji). Stawka korekty finansowej to 25%.
3. Wybór oferty niezgodnej z opisem przedmiotu zamówienia. Ma miejsce gdy np. zaoferowane przez wykonawcę urządzenie nie spełnia minimalnych parametrów określonych w opisie przedmiotu zamówienia, a pomimo tego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Stawka korekty finansowej to 25%.
4. Brak kompletu dokumentów potwierdzających wybór wykonawcy. Jeśli  posiadana przez beneficjenta dokumentacja związana z udzieleniem zamówienia jest, zdaniem kontrolujących, niewystarczająca aby uzasadnić udzielenie zamówienia danemu wykonawcy (np. nie został sporządzony protokół postępowania czy brakuje innych dowodów potwierdzających przebieg i zasady udzielenia zamówienia). Stawka korekty finansowej to 25%.

Na jakie nieprawidłowości uważać na etapie realizacji zamówienia?

1. Istotne zmiany umowy. Dokonywanie zmian w umowie, które nie były przewidziane w zapytaniu ofertowym (w warunkach zmiany umowy) a mają wpływ na charakter pierwotnie udzielonego zamówienia. Sytuacje te najczęściej dotyczą zmian ceny, czasu realizacji, warunków płatności. Pamiętaj, że samo określenie w warunkach zmiany umowy, że zmianie może ulec np. czas realizacji nie jest wystarczające. W zapytaniu ofertowym należy szczegółowo opisać sytuacje, w których może zaistnieć taka zmiana oraz jak zostanie wprowadzona. Stawka korekty finansowej to 25% pierwotnego zamówienia oraz 100% powiązanych zmian (w przypadku wzrostu ceny).
2. Zwiększenie zakresu zamówienia: Oznacza sytuację, gdy po podpisaniu umowy zamawiający dodaje do niej nowe elementy lub rozszerza już istniejące, co prowadzi do wzrostu jej wartości o ponad 10% dla dostaw i usług lub o ponad 15% dla robót budowlanych. Takie rozszerzenie jest traktowane jako obejście zasady konkurencyjności, ponieważ wykonawca otrzymuje do realizacji dodatkowe prace lub usługi bez ponownego przeprowadzenia procedury wyboru. W rezultacie nakładana jest korekta finansowa w wysokości 25% wartości zamówienia. Warto zwrócić uwagę, że taka sama kara obowiązuje również wtedy, gdy zakres zamówienia zostaje zmniejszony.

Jak uniknąć korekty?

Korekty finansowe to nic innego jak „kary” nakładane wtedy, gdy zamówienie jest udzielone niezgodnie z zasadami udzielania zamówień w projektach unijnych. Twoim zadaniem jest stworzyć takie warunki przygotowania i przeprowadzenia zapytania, by udało się ich uniknąć.

Poniżej znajdziesz kilka uniwersalnych wskazówek:

1. Nie zawężaj kręgu wykonawców poprzez wygórowane warunki udziału. Pamiętaj, że do wyboru rzetelnego wykonawcy powinna prowadzić cała treść zapytania, a nie zawyżone warunki.
2. Przedmiot zamówienia opisuj precyzyjnie, ale unikaj wskazywania nazw własnych. Stosuj się do wskazanych w tym artykule porad jak uniknąć błędów przygotowując opis przedmiotu zamówienia.
3. Starannie przygotuj kryteria oceny ofert, nie oceniaj doświadczenia wykonawcy i nie manipuluj treścią kryteriów po terminie składania ofert.
4. Pilnuj terminów i trybu publikacji. Błędy takie jak: zbyt krótki termin na składanie ofert, niewłaściwa publikacja ogłoszenia, brak aktualizacji dokumentów są łatwe do wychwycenia i często kończą się korektą.
5. Zapewnij przejrzystość postępowania. Przede wszystkim opublikuj postępowanie w Bazie konkurencyjności, odpowiadaj na pytania potencjalnych oferentów, zbieraj i archiwizuj całą dokumentację związaną z prowadzonym postępowaniem.
6. Miej świadomość jak mogą być interpretowane postawione przez Ciebie warunki i kryteria, nie mają znaczenia Twoje intencje, które nie zostały wyrażone w treści zapytania.
7. Zmieniaj umowę tylko w uzasadnionych przypadkach. Zmiany zakresu lub wynagrodzenia bez realnej podstawy prawnej to jedna z najczęstszych przyczyn korekt. Bądź szczególnie ostrożny, jeśli planowania zmiana nie została przewidziana w zapytaniu ofertowym, nie wynika z okoliczności, na które strony nie miały wpływu lub nie ogranicza się tylko do tego co jest konieczne.
8. Zawsze konsultuj wątpliwości. Jeżeli coś budzi Twoje wątpliwości to skorzystaj z pomocy działu prawnego, sprawdź interpretacje instytucji pośredniczących, sprawdź wytyczne i orzecznictwo do nich. Lepiej zastanowić się dwa razy, niż stracić część lub całość dofinansowania.