Jaka jest możliwość zmiany treści zapytania publikowanego w Bazie Konkurencyjności?

Dopuszczalność zmiany treści zapytania ofertowego

Zmiana treści zapytania ofertowego opartego na zasadzie konkurencyjności to dość standardowy element procedury. Chęć czy nawet konieczność wprowadzenia zmian w zapytaniu może wynikać zarówno z pytań od wykonawców, jak i własnej inicjatywy zamawiającego.

Wytyczne kwalifikowalności regulujące zasadę konkurencyjności wprost zezwalają na wprowadzanie zmian zapytania. Oczywiście zmiany takie możliwe są jedynie przed upływem terminu składania ofert.

Gdyby jednak to było wszystko, co powinieneś wiedzieć o zmianie zapytania… nie pisałbym całego artykułu.

Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Jak informować wykonawców o zmianie treści zapytania?

Zmiany treści zapytania ofertowego wprowadzisz za pomocą Bazy Konkurencyjności. Pamiętaj, że zazwyczaj informacje na stronie zapytania pojawiają się dwóch miejscach:

• w treści samej strony zapytania w Bazie Konkurencyjności,
• w zawartości załączników dodanych do tejże strony.

W takim przypadku zwróć uwagę, by wprowadzić zmiany w obu tych miejscach.

Chyba, że… nie będzie to możliwe.

Jaki zakres zmian możesz wprowadzić w Bazie Konkurencyjności?

Po opublikowaniu zapytania w Bazie Konkurencyjności istnieje możliwość edycji wyłącznie poniższych pól:

• w zakresie przedmiotu: okres gwarancji, opis przedmiotu zamówienia, kod CPV, miejsce realizacji zamówienia,
• terminy: planowany termin podpisania umowy, etapowanie,
• budżet (jeśli w ogóle go podajesz),
• tytuł zapytania,
• osoba do kontaktu.

Trudno mi naprawdę powiedzieć z czego wynikają te ograniczenia. Pamiętaj jednak, że rozwiązania techniczne Bazy Konkurencyjności nie mają wpływu na treść obowiązujących Cię wytycznych kwalifikowalności.

Ponieważ wytyczne wprost dopuszczają zmiany zapytania, nie różnicując ich rodzaju, w przypadku chęci zmiany treści strony zapytania (treści ogłoszenia) trzeba zastosować inny sposób, tam gdzie nie jest możliwa edycja pola. Taka zmiana musi zostać zaanonsowana w treści załącznika do ogłoszenia. Sama treść ogłoszenie pozostanie wówczas niezmieniona.

Czy jakieś zmiany zapytania są zabronione?

Bezpośrednio żaden zakres zmian nie jest zabroniony. Nawet w podręczniku „Zamówienia udzielane w ramach projektów” wydanym przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej wskazuje się:

„Nigdzie nie ma katalogu dopuszczalnych i niedopuszczalnych poprawek. Zmieniać można nawet cały przedmiot zamówienia czy kluczowe warunki”.

Stwierdzenie to jest prawdziwe, ale pomija istnienie ogólnych zasad obowiązujących na etapie przeprowadzania postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności, w szczególności zasad przejrzystości i zachowania uczciwej konkurencji.

Moim zdaniem musisz uważać na pewien szczególny rodzaj sytuacji – wprowadzanie niespodziewanych zmian, które powodują, że zapytanie ofertowe kierowane jest do odmiennej grupy oferentów działających na rynku.

I nie chodzi mi tu o zmiany istotne, ale jednak możliwe do przewidzenia np. znaczne obniżenie czy nawet zniesienie warunku doświadczenia czy obniżenie wymagań co do parametrów technicznych sprzętu. Takie zmiany zdarzają się dość powszechnie i oferenci powinni być na nie przygotowani. Nawet więc jeśli obecnie nie spełniają tych wymogów, mogą obserwować zapytanie sprawdzając czy wymogi te nie zostaną zmienione.

Trudno natomiast przewidzieć, że zamówienie na 10 sztuk jakiegoś drobnego elementu eksploatacyjnego (ilość, która może być zbyt drobna, by zainteresować niektórych wykonawców) zmieni się w trakcie trwania zapytania w zamówienie na 200 takich sztuk.

Podobnie ograniczyłaby dostęp do informacji o zamówieniu istotna zmiana rodzajowa przedmiotu zamówienia np. z monitorów ekranowych do laboratorium na dygestoria do tego samego laboratorium.

Jeśli po wprowadzeniu zmiany zamówienie skierowane jest do innej grupy oferentów niż pierwotnie, to konkurencyjności nie zapewni tu żadne przedłużenie terminu składania ofert, a jedynie ogłoszenia zapytania na nowo. Nie można racjonalnie oczekiwać, że oferenci dostarczający wyposażenie typowo laboratoryjne będą monitorować zmiany zamówienia na dostawę sprzętu elektronicznego.

Jak najlepiej pokazać zmianę zapytania?

Nie ma żadnego powszechnego standardu wprowadzania zmian do treści zapytania ofertowego. Najważniejsze, by zmiany były jasne dla wykonawców. Pomocne tu może być:

• opisanie zakresu zmian w odrębnym dokumencie lub we wstępie do wersji jednolitej danego dokumentu,
• wyróżnienie zmian innym kolorem czcionki czy innym wyraźnym formatowaniem,
• opisanie zmian już w treści odpowiedzi na pytania, a nie jedynie odsyłanie wykonawców do nowej treści dokumentu (którą dopiero trzeba sprawdzić w celu odkrycia zakresu wprowadzonych zmian).

Spotkałem się nawet z ostrzeganiem o zmianie warunku udziału w zmodyfikowanym tytule zapytania ofertowego. Taki sposób wydaje się jednak nadmierny i jest mało wydajny przy większej ilości zmian.

Najgorszym rozwiązaniem jest opublikowanie nowej wersji dokumentu bez wskazania zakresu dokonanych zmian. Niech sobie wszyscy sami szukają zmian porównując treść obu wersji…

Kiedy zmiana treści zapytania skutkuje koniecznością wydłużenia terminu składania ofert?

Wytyczne kwalifikowalności wymagają wydłużenia terminu składania ofert „jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian”.

Jak rozumieć ten wymóg? Jeśli oferenci mogą potrzebować więcej czasu na przygotowanie oferty z uwagi na wprowadzoną zmianę, musisz im go zapewnić przedłużając czas trwania zapytania. Pamiętaj, że musisz mieć tu na uwadze różne grupy oferentów. Może się zdarzyć, że:

• oferent nie był wcześniej w stanie złożyć oferty, a obecnie uzyskał taką możliwość (obniżyłeś wymóg doświadczenia, wydłużyłeś termin realizacji),
• oferent planował złożyć ofertę, a zmiana wpływa na kalkulację ofertową (zmieniłeś swoje wymogi wpływając na koszt realizacji zamówienia),
• po zmianie kryteriów oceny ofert preferujących doświadczenie personelu, oferent może chcieć dobrać bardziej doświadczony zespół do realizacji zamówienia.

Nawet podwyższenie warunków udziału w postępowaniu wymaga przedłużenia terminu. To nie jest tak, że grono potencjalnych oferentów co najwyżej się zmniejszy. Może być tak, że ktoś na nowo musi skompletować wymagane przez Ciebie dokumenty (np. potrzebuje referencji z innych zamówień) lub potrzebuje czasu na weryfikację czy w ogóle spełnia nowe wymogi.

Wykonawcy muszą mieć czas na reakcję na merytoryczne zmiany zapytania. Oczywiście dotyczy to zmian, które mogą powodować konieczność wprowadzenia zmian w ofertach i nie dotyczy zmian nieistotnych.

Jeśli nie dysponujesz odpowiednią wiedzą z zakresu stosowania zasady konkurencyjności, to najbezpieczniej będzie przedłużać termin składania ofert przy każdej zmianie treści zapytania.