Jak określić kryteria oceny ofert zapytania w Bazie Konkurencyjności?

Dlaczego kryteria oceny są takie ważne?

Określenie kryteriów oceny ofert to oczywiście obowiązkowy element zapytania ofertowego opartego na zasadzie konkurencyjności (publikowanego w Bazie Konkurencyjności). Będziesz musiał dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty przy wykorzystaniu tych kryteriów, a nie swojego swobodnego uznania.

Tym samym może się zdarzyć, że przez nieumiejętne określenie kryteriów oceny ofert będziesz musiał wybrać ofertę, która wcale w Twoim przekonaniu nie jest najkorzystniejsza!

Jaki kryteria oceny ofert są najczęściej stosowane?

Kryterium 100% cena nie jest złym kryterium, ale warto być zapoznał się również z innymi możliwościami. Najczęściej w zapytaniach stosowane są poniższe kryteria oceny ofert:

• cena,
• długość okresu gwarancji lub rękojmi,
• inne parametry gwarancji (czas reakcji czy usunięcia wady),
• termin realizacji zamówienia,
• lepsze parametry zamawianego urządzenia niż minimalnie wymagane,
• koszt eksploatacji (zużycie paliwa, energii itp.).

Jak je jednak opisać? Na co zwrócić uwagę? Czego się wystrzegać? O tym wszystkim piszę poniżej (choć nadal w formie skróconej w stosunku do wszystkiego co warto wiedzieć).

Jakie są podstawowe zasady ustalania kryteriów oceny ofert?

Kryteria oceny ofert są zbyt ważne, by wytyczne kwalifikowalności nie określały zasad ich ustalania. Te podstawowe zasady to:

• kryteria oceny ofert muszą być formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców,
• kryteria oceny ofert muszą być związane z przedmiotem zamówienia,
• Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy,
• kryteria oceny ofert muszą być opisane w sposób jednoznaczny i zrozumiały.

Co jest najważniejsze przy ustalaniu kryteriów oceny?

Opracowywanie kryteriów oceny ofert powinieneś rozpocząć od uzyskania informacji co jest dostępne na rynku, ale również od przyjrzenia się jakie są Twoje potrzeby.

Dobre uzasadnienie każdego z określonych kryteriów ocen ofert w Twoich potrzebach w dużej mierze ochroni Cię przez zarzutami o niezachowanie uczciwej konkurencji w tym zakresie. Nie jest to jednak takie całkowicie proste, ponieważ te potrzeby powinny być zobiektywizowane, a często beneficjenci traktują swoje wewnętrzne preferencje jako „potrzeby”. Kontrola prawidłowości udzielania zamówień klasyfikuje je nieraz bardziej jako fanaberie…

W każdym razie, jeśli chciałbyś na przykład punktować dodatkowo rozwiązanie techniczne, które pozwoliłoby na zwiększenie wydajności pracy na zamawianej maszynie, to jest to generalnie całkowicie uzasadnione kryterium.

Zadbaj, by waga takiego kryterium odzwierciedlała jego znaczenie gospodarcze – nie pozwól, by różne drobne udogodnienia były punktowane w sposób z góry przesądzający o wyniku całego zapytania.

Dlaczego doświadczenie wykonawcy nie może być kryterium oceny ofert?

Jeśli marzy Ci się punktowanie doświadczenia potencjalnych wykonawców, to wiedz, że rzeczywiście jest to tylko marzenie. Takie kryterium jest wprost niezgodne z wymogami wytycznych kwalifikowalności.

Idea wytycznych jest inna – doświadczenie (i inne cechy) wykonawców możesz oceniać tylko w kontekście warunków udziału w postępowaniu. Spełniają je lub nie. Ale jeśli je spełniają to nie możesz premiować dodatkowego doświadczenia (czy innych cech samych wykonawców) dodatkową punktacją.

Kryteria oceny ofert mogą dotyczyć tylko przedmiotu zamówienia, czyli tego co zamawiasz.

Pewnym „wyjątkiem” jest tutaj możliwość punktowania kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, ale uwaga, tylko jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia. Ponieważ to zagadnienie jest złożone opiszę je w przyszłości w odrębnym wpisie. Kryterium to jest stosowane najczęściej do punktowania doświadczenia takiego personelu jak: kierownik budowy, projektant, kadra naukowa, badawcza czy szkoleniowa.

Jak określić istotność kryterium dla wyboru najkorzystniejszej oferty?

Wytyczne kwalifikowalności wymagają, by wagę (czyli istotność dla wyboru) każdego kryterium wyrażać w punktach lub procentach. Tym samym nie można ograniczać się do określeń typu „najważniejsze”, „pomocniczo” itp. Wszystko musi wyrażać się liczbowo, punkty czy procenty, to już tylko wybór formy prezentacji.

Jaki sposób punktowania kryterium jest poprawny?

W obszarze oceny ofert istnieje silna tendencja do matematyzacji wszystkich ocenianych cech w celu ograniczenia elementów subiektywnych.

Czasem jednak nie jest to proste lub nawet wskazane.

Najmniej kontrowersyjny sposób ustalenia punktacji to jej predefiniowanie w taki sposób, że po otwarciu ofert każdy jest w stanie określić punktację ofert dochodząc do takiego samego wyniku, czyli:

• ustalenie wzoru, w którym oferta uzyskuje punkty w odniesieniu do najlepszej oferty w danej kategorii, albo
• ustalenie sztywnej punktacji dla każdej możliwej treści oferty w danym kryterium (np. wydłużenie gwarancji o co najmniej 2 lata – 10 pkt, wydłużenie gwarancji o okres krótszy niż 2 lata, ale co najmniej rok – 5 pkt, krótsze wydłużenie lub brak wydłużenia – 0 pkt).

Daleko tu idzie podręcznik „Zamówienia udzielane w ramach projektów” przygotowany przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej stwierdzając: „Sposób oceny ofert powinien być tak skonstruowany, aby zapewniał obiektywną ocenę złożonych ofert. Oznacza to, iż powinna zostać wyłączona możliwość subiektywnej, uznaniowej i dowolnej oceny. Dlatego należy unikać np. rozmów kwalifikacyjnych jako etapów wyboru wykonawcy. Kwestia oceny kryteriów z założenia nie powinna stwarzać problemów”.

Z mojego punktu widzenia powyższe stanowisko jest absurdalnie pryncypialne, gdyż wytyczne kwalifikowalności nie wymagają, by kryteria oceny ofert były pozbawione elementu ocennego. Na pewno jednak warto dążyć do obiektywizacji tej oceny, czyli:

• dopuszczać pewien zakres uznaniowości i indywidualnej oceny tylko tam, gdzie jest to konieczne (nie ma alternatywnego obiektywnego kryterium, które pozwoliłoby uzyskać podobne efekty),
• zawężać możliwie bardzo zakres uznaniowości i indywidualnej oceny przez opisanie na czym będzie się opierała ocena, co zostanie wzięte pod uwagę, co jest najistotniejsze, co istotne, a co mało istotne, jak zostaną zinterpretowane typowe sytuacje podczas oceny oraz określanie raczej wielu węższych, ściślej określonych kryteriów niż jednego ogólnego.

Dlaczego warto weryfikować poprawność przyjętych kryteriów oceny ofert?

Pamiętaj, że nawet „dobrze wyglądająca” punktacja może prowadzić do nieracjonalnego wydatkowania środków. Sprawdź więc jakie efekty mogą przynieść projektowane przez Ciebie kryteria oceny ofert. Może się wówczas okazać, że przyznanie aż 20% punktów za dodatkowy rok gwarancji nie ma uzasadnienia.

Są dwie strony tego problemu – ta dotycząca Twoich pieniędzy, które wkładasz w realizację dofinansowanego projektu oraz ta dotycząca dofinansowania, które powinno zostać wydatkowane w sposób racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Tym samym, żadne z kryteriów nie powinno funkcjonować bez uzasadnienia jakie przyniesie korzyści oraz na ile te korzyści są adekwatne do ryzyka otrzymania najkorzystniejszej oferty z wyższą ceną ofertową.

Co z kryteriami oceny ofert w przypadku podziału zamówienia na części?

W przypadku podziału zamówienia na części (kiedy w ramach jednego zapytania ofertowego jest kilka samodzielnych części, co których oddzielnie będzie dokonywany wybór najkorzystniejszej oferty, a więc mogą przypaść różnym wykonawcom) kryteria oceny ofert ustanowią się odrębnie dla każdej części.

One mogą być w każdej części takie same (np. cena 100%), ale nie muszą. Dla jednej części kryterium może być wyłącznie cena, a dla innej możesz punktować również wydłużenie okresu gwarancji.

Czy jakieś kryteria oceny ofert są obowiązkowe?

Nie ma powszechnego obowiązku stosowania innych kryteriów oceny ofert niż cena.

To nie znaczy jednak, że w Twoim przypadku nie ma takiej konieczności. Zawsze sprawdzaj swoją umowę o dofinansowanie projektu czy nie zawiera ona dodatkowych obowiązków w tym zakresie, w szczególności w zakresie stosowania kryteriów społecznych lub środowiskowych. Takie postanowienia się zdarzają.

Cena jest za to kryterium, które musi być uwzględnione w każdym zamówieniu.

Czy jest jakiś minimalny poziom kryterium ceny? Pewnie jest, ale z mojego doświadczenia wynika, że zamawiający raczej tego minimum nie szukają i nawet jeśli cena nie ma wagi większej niż 50%, to i tak zawsze jest znaczącym kryterium. Trudno zresztą, by było inaczej – wszystkie wydatki dla kwalifikowalności muszą zostać dokonane w sposób racjonalny i efektywny.

Na co jeszcze uważać określając kryteria oceny ofert?

Ewidentnie najbardziej problematycznym kryterium oceny ofert jest skrócenie terminu realizacji zamówienia. Powoduje ono trudności w zmianie terminu realizacji na etapie realizacji.

Życie pokazuje, że w wielu sytuacjach wykonawca będzie oczekiwał wydłużenia terminu realizacji na podstawie wskazanych przez siebie okoliczności uzasadniających (lepiej lub gorzej) taką zmianę. I czasami będziesz chciał się na taką zmianę zgodzić, czy to z przekonania do argumentów wykonawcy, czy z innego powodu.

Wydłużenie terminu to już zmiana istotna, która wymaga dobrej podstawy prawnej. Jeśli zaś wykonawca oferował na etapie zapytania ofertowego krótszy termin realizacji, a teraz oczekuje jego wydłużenia to sprawa robi się podwójnie trudna…

Terminu, ale też innych kryteriów dotyczy bliźniaczy problem – odpowiedzialności za deklaracje składane w ofercie. Jeśli ktoś wygrał dzięki skróceniu okresu realizacji lub zaoferowaniu wyższej niezawodności oferowanego sprzętu, to co z tym zrobić, gdy swoich deklaracji nie dotrzymał?

Tu nie ma jednego rozwiązania, która będzie pasowało do wszystkich sytuacji, ale warto rozważyć zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń przeciwko takim sytuacjom: w razie możliwości weryfikować deklaracje już na etapie badania ofert oraz przewidzieć odpowiednie sankcje i kary umowne w zawieranej umowie.