Jak poprawnie złożyć JEDZ w elektronicznym przetargu?

Jaki jest aktualny poprawny sposób składania JEDZ?

W aktualnie rozpoczętych przetargach JEDZ składasz w ten sam sposób co formularz oferty.

Co to znaczy?

Jeżeli zamawiający wymaga elektronicznego złożenia oferty przy użyciu Miniportalu UZP to również sam dokument JEDZ (jednolity europejski dokumenty zamówienia) musisz złożyć przy użyciu Miniportalu UZP.

Ponieważ Miniportal wymaga samodzielnego szyfrowania dokumentów w ten sam sposób będziesz musiał zaszyfrować wszystkie dokumenty ofertowe, w tym formularz oferty oraz dokument JEDZ.

Jeżeli zamawiający korzysta z innego portalu elektronicznego to zarówno sam formularz oferty, jak i dokument JEDZ będziesz składał przy jego użyciu.

Jak wyglądał dawniej sposób składania JEDZ?

Przez połowę roku 2018 dominującym sposobem składania JEDZ była najzwyklejsza poczta elektroniczna. JEDZ wysyłało się zamawiającemu mailem.

Co prawda wcześniej trzeba było się przy nim trochę natrudzić. Pomijając samą kwestię jego wypełnienia, taki dokument należało podpisać z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a następnie zabezpieczyć hasłem, a samo hasło umieścić w ofercie.

Jeszcze wcześniej JEDZ składało się jako zwykły podpisany dokument.

Czemu warto to wiedzieć? Jeżeli postępowanie przetargowe zostało ogłoszenie 18 października 2018 r. lub później, a specyfikacja istotnych warunków zamówienia nadal wspomina o przesłaniu dokumentu JEDZ mailem to znaczy, że zamawiający najprawdopodobniej żyje jeszcze w rzeczywistości przed wprowadzeniem elektronizacji. Pewnie nie jest to jedyna rzecz wymagająca poprawy, a postępowanie bez tych poprawek będzie nadawało się do unieważnienia.

Czy obecnie nie trzeba już szyfrować JEDZ z ustaleniem hasła?

Na pewno obecnie nie trzeba oddzielnie szyfrować dokumentu JEDZ.

Na pewno nie należy dokumentu JEDZ szyfrować samemu z nadawaniem hasła.

Co do zasady platformy elektroniczne do składania ofert nie wymagają szyfrowania przez Ciebie całej oferty. Same zabezpieczają brak możliwości sprawdzenia jej treści przed terminem składania ofert (zamawiający widzi, że wpłynęła oferta, widzi od kogo, ale nie może zapoznać się z jej treścią).

Trochę inaczej jest z Miniportalem UZP. Ten wymaga zaszyfrowania oferty przed jej wysłaniem zamawiającemu odpowiednim formularzem złożenia oferty. Nadal jest to jednak zupełnie inna procedura niż wcześniejsze pakowanie JEDZ do pliku .zip lub podobnego z nadawaniem hasła.

Po pierwsze, szyfrowanie odbywa się przy pomocy dedykowanej aplikacji Miniportalu UZP. Po drugie, szyfrowana jest tak cała oferta, a nie pojedynczy dokument JEDZ. Po trzecie, szyfrowanie i odszyfrowania nie wykorzystuje hasła, lecz klucze kryptograficzne.

Co jeśli zamawiający opisał inny sposób składania JEDZ niż określony w artykule?

Jeśli zamawiający wymyślił inny sposób składania JEDZ to albo nie zauważył zmiany przepisów, albo jego zamówienie jest dosyć specyficzne.

Zapewne w 98% przypadków będzie to ta pierwsza możliwość.

Taka sytuacja grozi koniecznością unieważnienia postępowania, jeżeli zamawiający zrozumie swój błąd już po terminie składania ofert, ale jeszcze przed podpisaniem umowy. Czy to jest szansa czy ryzyko? Czy potrzebujesz takiej niepewności? Odpowiedz sobie na te pytania, a potem działaj.

Rozwiązania problemów klientów sprawdzone w mojej praktyce

Ostatnio zwrócił się do mnie klient prowadzący firmę budowlaną. Planował powrót na rynek zamówień publicznych, ale dawno nie brał udział w przetargach, a chciał mieć pewność, że jego oferta będzie starannie przygotowana.

Pomogłem mu w pierwszym przetargu. Przy kolejnym okazało się, że największym problemem jest dla niego bardzo krótki czas, który pozostał do terminu składania ofert. Znalazłem dla niego rozwiązanie – a dokładniej znalazłem kilka istotnych błędów w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym odnoszących się do składania dokumentu JEDZ. Zamawiający musiał je poprawić, a to wymagało przesunięcia terminu składania ofert.

Tym samym klient dostał tak potrzebny czas na przygotowanie wyceny robót, a przy okazji bonus w postaci postępowania, które nie zostanie unieważnione z uwagi na błędy w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.