Jak przygotować formularz oferty do zapytania w Bazie Konkurencyjności?

Dlaczego warto spędzić czas w celu dobrego przygotowania formularza oferty?

Przygotowanie formularza ofertowego ma spore znaczenie dla przebiegu całości zapytania przeprowadzanego zgodnie z zasadą konkurencyjności (publikowanego w Bazie Konkurencyjności).

Dobrze przygotowany formularz nie tylko służy zebraniu wszystkich potrzebnych informacji od wykonawcy, ale też unika zbierania informacji zbędnych (zwłaszcza takich, które mogłyby prowadzić do niezgodności treści oferty z warunkami zapytania) oraz naprowadza wykonawców na właściwy sposób wypełnienia.

Jeśli Twoje przygotowanie formularza zakończy się na wzorowaniu na cudzym zapytaniu ryzykujesz powielenie nie tylko dobrych, ale też i złych rozwiązań przygotowanych przez nieznaną Ci osobę. Dlatego proponuję Ci poniższy poradnik, który pomoże Ci przebrnąć przez dużą część problemów pojawiających się przy przygotowywaniu formularza oferty.

Jakich danych oczekiwać od wykonawcy?

Pierwsza i podstawowa kwestia – musisz ustalić jakich danych będziesz oczekiwał od wykonawców. Powinny to być przede wszystkim:

• podstawowe dane umożliwiające identyfikację podmiotu składającego ofertę (pełna nazwa, adres, numer NIP),
• dane kontaktowe (np. adres e-mail),
• deklaracje co do punktowanej treść oferty (np. cena łączna, oferowany okres gwarancji),
• pozostała oczekiwana treść oferty (np. wskazanie modelu urządzenia, które jest oferowane).

Co do komunikacji, to zgodnie z Wytycznymi: „komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie za pomocą BK2021” oraz „odstąpienie od komunikacji określonej w pkt 1 jest dopuszczalne w zakresie, w jakim nie jest możliwe dotrzymanie sposobu komunikacji w BK2021”.

W rzeczywistości możliwości techniczne Bazy Konkurencyjności (BK2021) są w tym zakresie bardzo ograniczone – możliwe jest jedynie wysyłanie pytań przez wykonawców i udzielanie odpowiedzi przez zamawiających. Po upływie terminu składania ofert nie ma możliwości komunikacji za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności. Stąd konieczność oczekiwania danych kontaktowych od wykonawców.

Co również warto uwzględnić w treści formularza?

Oczywiście formularz oferty powinien wskazywać zamawiającego oraz zapytanie, którego dotyczy, tak by była możliwa jego identyfikacja (także dla wykonawcy).

W formularzu warto również zawrzeć:

• ogólne oświadczenie o wyrażeniu zgody na warunki zapytania (polecam też dodatkowo bezpośrednio wspomnieć, jeśli załączono, o akceptacji warunków realizacji, w tym kar umownych). Oczywiście sam fakt złożenia oferty powinien o tym świadczyć, ale czasem wykonawcom przyda się przypomnienie. Być może taki tekst zachęci ich również do przejrzenia treści wzoru umowy (nierzadko wykonawcy tego nie robią, zwłaszcza przy mniejszych zamówieniach bez wymogu wniesienia wadium),
• inne oświadczenia – jedynie w przypadku konieczności zwrócenia na nie szczególnej uwagi wykonawców (np. niestandardowe warunki realizacji czy długi termin związania ofertą),
• wyliczenie załączników do uzupełnienia przez wykonawcę, w tym sugeruję już wypisać załączniki, które są obowiązkowe do złożenia dla każdego wykonawcy (to zwiększy szansę na ich otrzymanie).

Jaką treść pomijać w formularzu oferty?

Jaką treść formularza ofertowego warto sobie odpuścić?

• Oświadczenia, które są wymagane w zamówieniach publicznych, a Tobie są zbędne (chyba że ustaliłeś takie warunki zapytania, że stały się one potrzebne) np. co do planowanych podwykonawców i zakresu wykonywanych przez nich prac, co do wielkości przedsiębiorstwa,
• wymóg podania informacji służących do uzupełnienia wzoru umowy – np. podania koordynatora, jego danych kontaktowych, adresu zgłoszeń reklamacyjnych, numeru rachunku bankowego do zapłaty wynagrodzenia,
• wskazanie terminu realizacji zamówienia, jeżeli nie stanowi ocenianej deklaracji samego wykonawcy (optymalnie takie dane wskazywać w jednym miejscu zapytania, są też widoczne w treści samego ogłoszenia w Bazie), inaczej zwiększamy ryzyko niespójności zapytania, powstaje też konieczność pamiętania o danym fragmencie formularza przy zmianie terminu (a co jest oczywiste teraz nie musi być takie miesiąc później). W przypadku zmiany terminu i wprowadzenia zmian w formularzu fundujemy sobie dodatkowy problem w przypadku, gdy wykonawca złoży formularz w pierwotnej wersji, już nieaktualnej,
• bardzo ogólne i dość oczywiste stwierdzenia typu „oświadczamy, że przy realizacji robót budowlanych będziemy stosować wyroby budowlane wprowadzone do obrotu na zasadach określonych w ustawie z dnia 16.04.2004 roku o wyrobach budowlanych oraz że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadają wymagane uprawnienia do kierowania robotami związanymi z realizacją niniejszego zadania” lub „wyrażam zgodę na otrzymywanie należności w terminie do 21 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego” (rzeczywiste przykłady).

Czy stosować podpowiedzi dla wykonawców?

Uważam, że warto w treści formularza oferty stosować podpowiedzi i ułatwienia dla wykonawców.

Główna zaleta takiego rozwiązania to mniejsze ryzyko błędu wykonawcy. Po pierwsze, mniejsze ryzyko, że oferta będzie podlegała odrzuceniu (i konieczne będzie wybranie innej, mniej korzystnej). Po drugie, mniejsze ryzyko sytuacji wątpliwych, pożerających Twój czas i energię, ale przede wszystkim mogących pozostawić wątpliwości na etapie weryfikacji prawidłowości przeprowadzenia zapytania.

Takie podpowiedzi także niosą ze sobą pewne ryzyko. To oczywiście ryzyko Twojego błędu wprowadzającego niejasności do treści zapytania. Zakładam jednak, że ryzyko Twojego błędu przy przygotowaniu zapytania jest wielokrotnie mniejsze niż ryzyko błędu wykonawcy.

Mam porównanie i widzę, że wykonawcy składający oferty w Bazie Konkurencyjności są przeciętnie gorzej przygotowani niż Ci składający oferty w zamówieniach publicznych. Wynika to najczęściej z małego doświadczenia w uczestniczeniu w bardziej sformalizowanych procedurach wyboru wykonawcy (gdzie nie wystarczy oferta przesłana maila, a większości niezgodności nie da się wyjaśnić po fakcie).

Stąd nieraz zdziwienie wykonawców, że jakieś „drobnostki” powodują, że ofertę po prostu należy odrzucić.

Jakie podpowiedzi stosować?

Przy stosowaniu pozacenowych kryteriów oceny ofert można przypomnieć wykonawcy punktację danego kryterium, najlepiej w sąsiedztwie miejsca przeznaczonego na daną deklarację wykonawcy. W wersji bardziej wstrzemięźliwej (wymagającej mniej Twojej uwagi) można jedynie przypomnieć, że dana deklaracja będzie punktowana zgodnie z treścią zapytania.

W miejscach na uzupełnienie informacji można podać już jednostki miary, jeśli oczekujemy ich podania. Jeśli oczekujemy podania terminu w dniach to wpiszmy już „dni” na końcu miejsca przeznaczonego na wpisanie terminu. Praktycznie wyłącza to ryzyko, że któryś z wykonawców poda wówczas termin realizacji w tygodniach czy miesiącach (a to się zdarza, przy czym oczywiście problem z tygodniami jest dużo mniejszy, gdyż wiadomo jak je przeliczyć na dni).

Jeśli oczekujesz podania nazwy producenta, modelu i numeru katalogowego oferowanych urządzeń przygotuj tabelę, gdzie już będzie wpisany każdy rodzaj urządzenia, dla którego należy podać te dane oraz oddzielna kolumna dla każdej wymaganej informacji. Drobna rzecz jak oddzielne kolumny dla podania modelu i numeru katalogowego może bardzo dobrze posłużyć kompletności otrzymywanych informacji w stosunku do jednej kolumny, gdzie należy wpisać kilka różnych informacji.

Poszczególne rodzaje podpowiedzi zależą od informacji jakie zamierzasz pozyskać od oferentów, te podane powyżej wydają mi się jednak najbardziej adekwatne dla większości sytuacji.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Zazwyczaj wymogi promocyjne z zawartej umowy o dofinansowanie będą narzucały Ci formę oznaczenia dokumentów zapytania, w tym formularza oferty. Pamiętaj o tym swoim obowiązku.

Nieprzyjemnie jest stracić np. 0,5% wartości dofinansowania z powodu tak drobnego błędu.

Dokumentacja zapytania jest publicznie dostępna i archiwizowana w Bazie Konkurencyjności. Ewentualne dowody Twojego przeoczenia (najczęściej brak logotypów) będą bardzo łatwo dostępne.

Co jeszcze? Zazwyczaj nie warto stosować obowiązku złożenia oddzielnego formularza oferty dla każdej części. To tylko mnożenie okazji do wystąpienia błędu.

Nie warto też wymagać podania ceny (lub innych wartości) słownie. Jest dużo więcej sytuacji, kiedy prowadzi to do problemów niż umożliwia uniknięcie błędów przy uzupełnieniu ceny przez wykonawców. Przede wszystkim zaś (jak wynika z mojego doświadczenia) wykonawcy częściej popełniają błędy w słownym określeniu ceny niż liczbowym.

Dlaczego formularz oferty warto dobrze przygotować?

Formularz ofertowy zawiera najważniejsze deklaracje wykonawcy, części z nich po prostu nie da się poprawić, jeżeli zostaną błędnie przekazane.

Dodatkowo, dobrze i przejrzyście przygotowany formularz oferty ułatwia wykonawcy złożenia ważnej oferty.

Jeśli nie zależy Ci na sabotowaniu własnego zapytania ofertowego poświęć odpowiednią ilość czasu i wysiłku na należyte przygotowanie formularza oferty.

Pamiętaj też, że nawet te błędy w formularzu oferty, które udało się poprawić jeszcze w toku składania ofert, mogą być problemem. Regularnie zdarzają się sytuacje, kiedy w takiej sytuacji któryś z wykonawców składa ofertę na nieaktualnym formularzu, a Ty musisz się głowić nad tym co zrobić z tym problemem… Może warto oszczędzić sobie takich kłopotów?