12 kroków do złożenia pierwszej oferty w przetargu publicznym

przetargi jak zacząć

12 min czytania

Przetargi – jak zacząć? Przewodnik krok po kroku do złożenia swojej pierwszej oferty.

1. Znajdź odpowiadający Ci przetarg

Przetarg publiczny rozpoczyna się od publikacji ogłoszenia. Ogłoszenie ma ułatwić Ci dotarcie do najważniejszych informacji o przetargu.

Większość ogłoszeń (z wyjątkiem tych o większej wartości) publikowana jest w urzędowym zbiorze nazwanym Biuletynem Zamówień Publicznych. Znajdziesz je pod adresem https://searchbzp.uzp.gov.pl/Search.aspx

Jak możesz sam się przekonać Biuletyn wyposażony jest w podstawowe funkcje wyszukiwania, ale korzystanie z niego nie jest zbyt intuicyjne i wymaga trochę wprawy.

W Biuletynie sprawdzisz treść ogłoszenia o zamówieniu, czyli najważniejsze informacje dotyczę postępowania przetargowego. Na ich podstawie możesz z dużym prawdopodobieństwem zadecydować czy przetarg Cię interesuje, gdyż informacje w ogłoszeniu obejmują m.in. skrócony opis przedmiotu zamówienia oraz warunki udziału w postępowaniu, w tym wymagane doświadczenie.

Jeśli chcesz poznać szczegóły toczącego się postępowania musisz skierować się na stronę zamawiającego.

Alternatywnym sposobem dotarcia do informacji o nowych przetargach jest skorzystanie z komercyjnych wyszukiwarek przetargów. Ich użyteczność często przewyższa stronę Biuletynu Zamówień Publicznych, są to jednak rozwiązania płatne.

2. Znajdź pełną dokumentacją postępowania

Pełna dokumentacja przetargowa znajduje się standardowo na stronie zamawiającego. Strona ta powinna być wskazana w samym ogłoszeniu o zamówieniu (szukaj w pkt I.4 „Adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia”).

Niestety zazwyczaj wskazany w ogłoszeniu link nie prowadzi do samej strony zapytania, a jedynie do ogólnej listy przetargów zamawiającego, a czasem nawet jedynie do jego strony głównej! Tym samym zamawiający pozostawia Tobie odszukanie właściwej podstrony w celu pobrania pełnej dokumentacji.

Jeśli masz z tym problem, a zależy Ci na przetargu zadzwoń do zamawiającego i spytaj o dokładne miejsce publikacji dokumentacji postępowania.

Dostęp do dokumentacji postępowania ułatwiają niektóre wspomniane wcześniej wyszukiwarki przetargów. Same przejmują na siebie obowiązki związane z odszukaniem dokumentacji.

Wygląda to tak, że zaraz pod treścią najważniejszych informacji o danym przetargu lub treścią opublikowanego ogłoszenia zamówienia dysponujesz linkiem do odpowiedniej strony konkretnego przetargu lub linkiem do gotowej do pobrania dokumentacji przetargowej.

3. Sprawdź informacje zawarte w dokumentacji

Pobrana przez Ciebie dokumentacja przetargowa opisuje wszystkie wymogi zamawiającego co do uczestnictwa w przetargu oraz realizacji zamówienia. Najczęściej dokumentacja podzielona jest na poniższe dokumenty:

  • specyfikacja istotnych warunków zamówienia (jej główna część) – zawiera z pełen opis warunków udziału, wymaganych do złożenia dokumentów oraz wysokości żądanego wadium;
  • opis przedmiotu zamówienia –np. specyfikacje techniczne, projekt budowlany;
  • wzór umowy – zawiera opis zobowiązań Twoich i zamawiającego na etapie realizacji umowy. Wedle tego wzoru zostanie podpisana umowa po wyborze najkorzystniejszej oferty. Zwróć uwagę nie tylko na swoje obowiązki, ale również wysokość kar umownych;
  • formularz oferty – najważniejszy dokument, który wypełniasz w celu wskazania oferowanych warunków realizacji zamówienia;
  • inne formularze do wypełnienia w postępowaniu – oświadczenia wymaganego od wykonawców lub od części z nich (niektóre formularze dotyczą tylko wykonawców w szczególnej sytuacji np. korzystających z doświadczenia innych wykonawców w celu spełnienia warunku doświadczenia).

Twój pierwszy kontakt ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (SIWZ) może nie być łatwy. Wiele miejsca zajmują w niej opisy procedur oraz pouczenia dla wykonawców.

Pamiętaj jednak, że każdy kolejny przetarg będzie dla Ciebie łatwiejszy. Również Twoja konkurencja jakoś sobie radzi z dokumentacją przetargową (choć oczywiście, czego jestem świadkiem, nie zawsze zbyt dobrze).

W razie potrzeby skorzystaj z pomocy, by nie wpaść w pułapki związane z przygotowywaniem oferty lub realizacją zamówienia.

4. Dopytaj o wyjaśnienie lub poproś o zmianę wymogu

Dokumentacja przetargowa może być słabo przygotowana, zawierać błędy lub nieścisłości. Może też przewidywać wymogi, które w Twojej ocenie są nadmierne.

W każdej takiej sytuacji możesz zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie fragmentu dokumentacji lub nawet jego zmianę. Możesz pytać, a zamawiający udzieli Ci odpowiedzi.

Jak to zrobić:

  1. Swoje pytania zadaj zanim upłynie połowa terminu do czasu składania ofert – wówczas zamawiający musi udzielić na nie odpowiedzi. Na pytanie nadesłane później zamawiający może udzielić odpowiedzi, ale już nie ma takiego obowiązku.
  2. Zadaj pytania tak, by uzyskać wszystkie potrzebne Ci informacje – zamawiający może udzielić Ci odpowiedzi po długim czasie, kiedy nie będzie już szansy na kolejną rundę pytań.
  3. Pytania prześlij zamawiającemu zgodnie ze sposobem komunikacji opisanym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia – obecnie w 90% postępowań odpowiednia jest komunikacja na adres e-mail wskazany w specyfikacji.

Zamawiający opublikuje swoje odpowiedzi wraz z pytaniami na stronie zamówienia. Nie ujawnia jednak, od kogo pochodzą pytania.

Nie zostaniesz powiadomiony o udzielonych odpowiedziach, nawet jeśli część z nich dotyczy Twoich pytań. Musisz po prostu regularnie śledzić stronę postępowania, aby dowiedzieć się o zmianach specyfikacji lub udzielonych odpowiedziach na pytania.

Udzielone przez zamawiającego wyjaśnienia są wiążące dla wszystkich, łącznie z samym zamawiającym. Zamawiający może w ten sposób modyfikować treść specyfikacji, a więc treść odpowiedzi udzielonych wykonawcom ma pierwszeństwo przed pierwotną treścią dokumentacji przetargowej.

Zamawiający ma obowiązek udzielić odpowiedzi najpóźniej na 2 dni przed terminem składania ofert. Jedynie w postępowaniach o większej wartości musi to zrobić trochę wcześniej (na 6 dni przed terminem składania ofert).

5. Sprawdź czy spełniasz wymóg doświadczenia

Najczęstszą przeszkodą w złożeniu oferty w przetargu jest warunek doświadczenia. Jeśli tak jest również w Twoim przypadku to pamiętaj:

  • Możesz zapytać zamawiającego czy nie obniży swojego wymogu do wskazanego przez Ciebie poziomu – jeśli zamawiającemu zależy na większej liczbie ofert lub różnica jest niewielka może on zgodzić się na Twoją propozycję.
  • Możesz zaplanować wykonać zamówienie przy udziale podmiotu trzeciego, który jednocześnie udostępni Ci swoje doświadczenie w celu spełnienia wymogu zamawiającego (uwaga, czasami warunki zamówienia w praktyce wyłączają taką możliwość).
  • Możesz złożyć wspólną ofertę z innym wykonawcą, jeżeli on sam lub razem z Tobą posiada wymagane doświadczenie (uważaj jednak na sumowanie doświadczenia, nie wszystkie jego sposoby są akceptowane).
  • Zamawiający może sam lub z inicjatywy innego wykonawcy zmienić później wymóg doświadczenia.
  • Możesz zaskarżyć wymóg zamawiającego do Krajowej Izby Odwoławczej, która wyrokiem rozstrzygnie zasadność Twoich zarzutów.

Pamiętaj również, że Twoje doświadczenie to nie tylko zamówienia realizowane na rzecz podmiotów publicznych, ale wszystko co wykonałeś w ramach prowadzonej działalności gospodarczej!

6. Uzupełnij formularz oferty

Zdecydowałeś się na złożenia oferty? Zacznij wypełniać dokumenty wymagane przez zamawiającego.

Twoja oferta to przede wszystkim formularz oferty. Zawiera cenę, często oferowany okres gwarancji lub inne informacje, których zamawiający będzie potrzebował do oceny ofert.

Pamiętaj, że zamówienia publiczne funkcjonują inaczej niż negocjacje z prywatnym kontrahentem. Dotyczy to przede wszystkim sposobu wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający nie porównuje ofert wedle swojego uznania, musi przyznawać punkty ofertom zgodnie ze sposobem, który opisał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Nie otrzymasz dodatkowych punktów za to, że oferujesz lepszy towar czy wyższy poziom wykonania zamówienia niż konkurencja, chyba że zamawiający wprost tak określił w specyfikacji. Liczy się tylko to czy spełniasz minimalne wymogi czy nie.

Druga strona takiego podejścia jest równie bolesna – niespełnianie choć drobnego wymogu zamawiającego będzie skutkowało odrzuceniem Twojej oferty.

Zasadniczo więc w przypadku zamówień publicznych wykonawcy oferują to czego chce zamawiający, ani mniej (co grozi odrzuceniem oferty), ani więcej (co grozi niepotrzebnym wzrostem kosztów).

Zamawiający musi wybrać ofertę, która zdobyła więcej punktów, choćby tuż za nią uplasowała się oferta wykonawcy o lepszej renomie z którym już wcześniej udanie współpracował.

Wypełniając formularz oferty skup się więc na tym, by Twoja oferta była korzystna z uwzględnieniem kryteriów oceny ofert zamawiającego, a nie „obiektywnie najlepsza”.

7. Pamiętaj o jawności w przetargu

Postępowania przetargowe są jawne. Jakie to ma znaczenie dla Ciebie?

Możesz uzyskać dostęp do ofert innych wykonawców – dzięki temu sprawdzisz czy oferty te spełniają wymogi zamawiającego lub po prostu poznasz wszystkie ich szczegóły.

To działa również w drugą stronę – inne osoby mają dostęp do Twojej oferty. I to nie tylko inny wykonawcy, lecz po prostu wszyscy. Jedyną Twoją ochroną jest zastrzeżenie części informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa. Aby to było możliwe musisz jednocześnie z ofertą złożyć przekonujące uzasadnienie, że zastrzeżone informacje stanowią Twoją tajemnicę przedsiębiorstwa.

8. Przygotuj dokumenty składane z ofertą

Wraz z formularzem oferty będziesz musiał złożyć zapewne oświadczenia dotyczące spełniania przez Ciebie warunków udziału oraz braku podstaw do wykluczenia. Czasami są to wszystkie dokumenty jakich wymaga zamawiający.

Jeśli w interesującym Cię przetargu zamawiający wymaga większej ilości dokumentów (np. odpisu z KRS lub CEIDG) sprawdź dobrze, kiedy należy je złożyć. Obecnie większość dokumentów żądana jest jedynie od wykonawcy, którego oferta znajdzie się najwyżej w rankingu ofert.

Oczywiście nawet jeśli któryś dokument będziesz składał później już teraz sprawdź czy będziesz miał czas i możliwość uzyskania go zgodnie z wymogami zamawiającego.

Większość dokumentów składanych z ofertą możesz złożyć w kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem.

Wiedz, że co do zasady brakujące dokumenty można uzupełnić. Zamawiający w przypadku wykrycia takiego braku wezwie Cię do ich uzupełnienia.

Wiedz również, że ich nieskutecznie uzupełnienie grozi Ci utratą wadium.

9. Wnieś wadium

Wadium to pieniądze, które składając ofertę musisz wpłacić zamawiającemu jako zabezpieczenie swojej oferty. Wadium ma zniechęcać wykonawców do wycofywania się z trwającego już przetargu. Jeśli odmówisz podpisania umowy z zamawiającym lub nie uzupełnisz wymaganego dokumentu, choć Twoja oferta była najwyżej w rankingu ofert, zamawiający zatrzyma Twoje wadium.

Ponieważ ta kwestia zawsze jest istotna sprawdź przygotowany przeze mnie dokładniejszy wpis dotyczący utraty wadium w przypadku braku uzupełnienia dokumentu.

Wadium możesz wnieść w pieniądzu na rachunek bankowy wskazany w specyfikacji. Popularną formą wnoszenia wadium jest również gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa. Jeśli wadium jest wysokie lub zamierzasz częściej składać oferty warto byś sprawdził warunki i koszt wydania takiej gwarancji.

Niezależnie od sposobu jego wniesienia wadium musi być złożone jeszcze w terminie składania ofert. W przypadku przelewu oznacza to, że nie tylko musisz zlecić przelew przed terminem składania ofert, ale również musi on dojść do zamawiającego w tym terminie. Nawet minuta spóźnienia spowoduje odrzucenie Twojej oferty.

Dobra wiadomość jest taka, że nie we wszystkich przetargach zamawiający żądają wniesienia wadium. Im mniejsza wartość postępowania, tym większa szansa, że zamawiający zrezygnuje z tego wymogu.

10. Doręcz ofertę zamawiającemu

Podobnie jak w przypadku wadium, składając ofertę musisz zmieścić się w terminie składania ofert wyznaczonym przez zamawiającego.

Ofertę składa się w formie pisemnej. W postępowaniach o większej wartości możesz jednak spotkać się z wymogiem złożenia części oferty w formie elektronicznej. Wymaga to posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego (wykorzystującego nie tylko hasło, ale i specjalną kartę do autoryzacji podpisu). Wyczerpujące informacje w tym zakresie zawiera specyfikacja istotnych warunków zamówienia.

Oferta powinna być zabezpieczona przed otwarciem, wystarczy tu zwykła koperta. Kopertę opisz zgodnie z instrukcjami zamawiającego – inaczej ryzykujesz, że zostanie otwarta przed terminem lub otrzyma ją niewłaściwy pracownik zamawiającego, a to problemy zupełnie Ci niepotrzebne.

Sposób doręczenie oferty jest dowolny, jeśli prześlesz ją kurierem ten zadba o potwierdzenie odbioru, jeśli robisz to sam lub za pomocą swojego pracownika pamiętaj, że warto poprosić samemu o takie potwierdzenie.

11. Bądź na bieżąco

Otwarcie ofert odbywa się niedługo po terminie składania ofert. Możesz wziąć w nim udział lub poczekać aż zamawiający opublikuje na stronie zamówienia informację o swoim budżecie i cenach złożonych ofert.

Dzięki tym informacjom będziesz wiedział jakie masz szansę na uzyskanie zamówienia. Oczywiście wiele jeszcze może się zmienić wraz z wykluczeniem lub odrzuceniem ofert niektórych wykonawców.

Po otwarciu ofert powinieneś złożyć zamawiającemu oświadczenie o braku powiązań z innymi wykonawcami. Informację o nim znajdziesz, jak zwykle, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Twoim obowiązkiem jest już regularne sprawdzanie podanego zamawiającemu adresu poczty elektronicznej. Zazwyczaj wezwania i inne pisma od zamawiającego przychodzą właśnie zwykłym mailem. Jeśli więc nie masz nawyku regularnego sprawdzania służbowej poczty musisz go sobie teraz wyrobić.

12. Reaguj na błędy zamawiającego

Znasz się na tym co robisz. Jeśli widzisz, że zamawiający chce wybrać ofertę niezgodną ze swoimi własnymi wymogami lub za cenę, za którą nie da się zrealizować zamówienia, reaguj. Przedstaw zamawiającemu swoje stanowisko i domagaj się zmiany decyzji.

Jeśli zależy Ci na zamówieniu to rozważ dalej idące kroki. Po pierwsze, skorzystanie z pomocy prawnika, by znalazł dla Ciebie dobre argumenty oparte na orzecznictwie. Po drugie, wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.

Pamiętaj, że w Twoim przypadku liczy się czas i parę dni zwłoki może przekreślić Twoje szanse na zmianę wyniku przetargu. Jeśli chcesz działać, działaj od pierwszego dnia i nie czekaj na lepszy humor zamawiającego.