Jak przygotować zapytanie ofertowe na roboty budowlane do Bazy Konkurencyjności?

Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Stosowanie zasady konkurencyjności dla robót budowlanych

Planujesz udzielić zamówienia na budowę hali produkcyjnej, termomodernizację budynku, przebudowę sieci lub inne roboty budowlane dofinansowane ze środków europejskich? Dobrze się przygotuj.

Zapytania na roboty budowlane zazwyczaj mają wyraźnie wyższą wartość niż te obejmujące dostawy i usługi. W praktyce oznacza to, iż ewentualna korekta dofinansowania w przypadku ujawnionych nieprawidłowości przy przeprowadzaniu zapytania będzie wysoka i bolesna.

Kolejną cechą charakterystyczną robót jest duża ilość dokumentacji, co nie tylko zwiększa szansę na pojawienie się w niej błędów, ale również utrudnia ich wykrycie.

Niniejszy artykuł stanowi przegląd kilku najbardziej jaskrawych problemów pojawiających się przy udzielaniu zamówień na roboty budowlane w projektach unijnych. Jeśli chciałbyś rozwiać wszystkie swoje wątpliwości lub przekazać ciężar przygotowania zapytania od strony formalnej sprawdź możliwość zlecenia nam przeprowadzenia zapytania lub innej formy wsparcia w procesie udzielania zamówień z dofinansowaniem unijnym.

Jakie są najczęstsze problemy szacowania wartości robót budowlanych?

Pierwsza rzecz, o której warto wiedzieć, to konieczność łącznego szacowania wartości robót dotyczących jednego obiektu budowlanego. Dla określenia czy musisz stosować zasadę konkurencyjności oraz jaki jest minimalny termin składania ofert musisz brać pod uwagę łączną wartość różnych rodzajów robót, na przykład:

• jeśli roboty dotyczą budowy w jednej lokalizacji budynku produkcyjnego i modernizacji odrębnego budynku socjalno-biurowego, to nadal ich wartość należy rozpatrywać łącznie,
• jeśli w ramach robót do wykonania są dwa rodzaje prac: wymiana źródła ciepła na pompę ciepła oraz wymiana stolarki okienno-drzwiowej, to choćbyś chciał je zlecić odrębnie wykonawcom specjalizującym się w poszczególnych pracach i udzielał dwóch zamówień, nadal ich wartość musisz rozpatrywać łącznie.

Co pokazuje nam ten drugi przykład? Wymiana stolarki okienno-drzwiowej, choćby jej wartość była samodzielnie mniejsza niż 80 000 złotych, okaże się podlegać pod reguły zasady konkurencyjności, kiedy łączna wartość wszystkich sumowanych robót przekroczy tę wartość (a pewnie przekroczy). Brak orientacji doprowadziłby w takiej sytuacji do udzielenia zamówienia na wymianę stolarki z pominięciem zasady konkurencyjności co skończyłoby się zapewne 100% korektą dofinansowania w tym zakresie. Niestety, ale takie przypadki się zdarzają.

Dlaczego dokumentacja projektowa musi być poprawna nie tylko pod względem technicznym?

Standardowym sposobem opisu robót budowlanych jest dokumentacja projektowa, choć dla mniejszych robót, niewymagających pozwolenia na budowę, stosuje się również prostsze opisy zamawianych robót.

Jeszcze przed przygotowaniem dokumentacji musisz zwrócić uwagę na podstawową kwestię. Dokumentacja nie może wskazywać na konkretne marki użytych materiałów lub urządzeń czy ich producentów. Wszystkie wymogi powinny odnosić się do parametrów materiałów i urządzeń.

Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności:

Jeżeli nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia, opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów.

Moja sugestia jest następująca: lepsze może być zainwestowania dodatkowego czasu i pieniędzy w znalezienie projektanta, który jest w stanie przygotować odpowiedni projekt bez stosowania nazw własnych (co nie oznacza rezygnacji z odpowiednich wymagań) niż narażanie się na realne ryzyko korekty dofinansowania w przypadku próby uzasadnienia stosowania nazw własnych.

O ile projektanci przygotowujący projekty na cele publiczne np. rozbudowy szkoły podstawowej mają świadomość tego rodzaju zasad (podobne funkcjonują w zamówieniach publicznych), o tyle gorzej jest z projektantami funkcjonującymi głównie w obrębie budownictwa przemysłowego.

Czy brak jasno określonego zakresu robót narusza zasadę konkurencyjności?

Wytyczne kwalifikowalności nie tylko stawiają wymóg, by opis przedmiotu zamówienia był wyczerpujący, ale też dodatkowo doprecyzowują, że musi on uwzględniać wszystkie wymagania mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Warto mieć to uwadze przy przygotowywaniu zapytania.

Do minimum musisz ograniczyć wskazanie zakresu zamówienia czy szczegółów jego realizacji przez odesłanie do poleceń czy uzgodnień z zamawiającym na etapie realizacji. O ile pewne drobne kwestie mogą być opisane w ten sposób, to jednak należy mieć na uwadze, że takie postanowienia mogą utrudnić rzetelną wycenę kosztów realizacji zamówienia.

I tak dobór koloru farby może nie mieć istotnego wpływ na koszt realizacji zamówienia, a wskazanie standardu wykończenia pomieszczeń socjalnych czy konieczność wykonania dodatkowego zakresu robót już taki wpływ prawdopodobnie ma.

Jest tu dodatkowa korzyść starannego działania – doprecyzowanie opisu przedmiotu zamówienia zmniejsza ryzyko sporów podczas realizacji zamówienia. Czy warto sprawdzać czy wykonawca ma dobrego prawnika?

Dlaczego pilnowanie zgodności z wnioskiem o dofinansowanie wymaga wiele uwagi?

Kluczowe dla Ciebie powinno być zadbanie na każdym etapie o zgodność zapytania z wnioskiem o dofinansowanie. Dotyczy to zarówno tych bardziej widocznych elementów (np. różna powierzchnia zaprojektowanego budynku w zapytaniu w stosunku do określonej we wniosku), jak i pozostałych.

Do dziś pamiętam dokumentację projektową jednego z klientów, w której zawarto stwierdzenie „jedynymi osobami niepełnosprawnymi obecnymi w obiekcie lub na jego terenie mogą być goście lub odwiedzający, ponieważ nie przewiduje się zatrudniania osób niepełnosprawnych” – w zupełnym oderwaniu od treści wniosku o dofinansowanie opisującej politykę równych szans w tymże przedsiębiorstwie.

Oczywiście taką zgodność możesz czasem zapewnić zmieniając treść wniosku o dofinansowanie, tyle że jest to opcja bardziej czasochłonna i niepewna – nie masz gwarancji uzyskania zgody na zmianę ze strony instytucji pośredniczącej.

O konieczności pilnowania zgodności musisz pamiętać również na etapie odpowiedzi na pytania wykonawców w trakcie trwania zapytania. Kiedy z pytania wynika sensowność wprowadzenia modyfikacji w dokumentacji projektowej można zapomnieć, że dane rozwiązanie wynika z treści wniosku o dofinansowanie i jego zmiana nie będzie taka szybka i prosta.

Czy dla robót budowlanych obowiązują dodatkowe wymagania odnośnie udzielenia zamówienia?

Inaczej niż w prawie zamówień publicznych, zasada konkurencyjności nie przewiduje znaczących odmienności w procesie udzielenia zamówienia na roboty budowlane. Najistotniejsza różnica to wydłużony minimalny termin składania ofert, który dla robót budowlanych wynosi 14 dni (w porównaniu do 7 dni dla dostaw i usług). Termin ten ulega dalszemu wydłużeniu dopiero przy bardzo wysokich wartości zamówienia.

Trudności wynikają raczej z samego charakteru tego rodzaju zamówień niż dodatkowych reguł wynikających z wytycznych.

Jaka wrażliwa kwestia prawna wymaga uwzględnienia przy robotach budowlanych?

Roboty budowlane wyróżniają się jeszcze jedną cechą, na którą musisz być przygotowany – odpowiedzialnością inwestora za płatność przez wykonawcę wynagrodzenia należnego zgłoszonym podwykonawcom.

Co prawda odpowiedzialność ta wynika akurat z przepisów kodeksu cywilnego, a nie wytycznych kwalifikowalności, ale i tak uczulam na tą kwestię klientów, ponieważ okazuje się że niektórzy wymagają takiego uczulenia (nie mieli świadomości, że taki mechanizm może dotyczyć również ich). Tu najlepszym remedium jest dobry wzór umowy oraz skrupulatność na etapie realizacji. Odradzam stosowanie zakazu podwykonawstwa, gdyż może on powodować zarzuty z tytułu ograniczania dostępu do zamówienia.

Jak przygotować się na zmiany umowy?

Zmiana umowy zawartej w wyniku zastosowania zasady konkurencyjności to nie formalność, a wyzwanie. Każda wprowadzona zmiana będzie dokładnie kontrolowana pod kątem istnienia uzasadnionej podstawy do jej wprowadzenia. Taka uzasadniona podstawa, to jednak nie to, co Ty czy nawet inspektora nadzoru uzna za uzasadnione.

Zmiany mogą być wprowadzane na ściśle określonych warunkach:

• Większość zmian jest dopuszczalna jedynie wówczas, gdy możliwość ich wprowadzenia została zapowiedziana już na etapie zapytania ofertowego. Przy tym oczekiwany jest odpowiedni poziom szczegółowości tego rodzaju postanowień, bez daleko idących uogólnień czy uznaniowości w ocenie sytuacji.
• Wszelkie zmiany umowy muszą zachować pierwotną równowagę ekonomiczną stron wynikającą ze złożonej oferty. Nawet przewidziane zmiany umowy nie mogą iść jedynie w kierunku złagodzenia wymogów realizacyjnych nałożonych na wykonawcę.

Powyższe wymogi mogą brzmieć dość niewinnie, ale takie nie są, kiedy weźmiesz pod uwagę restrykcyjny sposób ich odczytywania podczas kontroli prawidłowości udzielania zamówień.

Kwestia zmian dotyczy oczywiście realizacji umowy, ale wymaga przygotowania już na etapie zapytania ofertowego, kiedy publikujesz w ramach zapytania ofertowego informację o warunkach na jakich będą dokonywane zmiany umowy.

Na co zawsze warto zwrócić uwagę?

Odpowiedniego przemyślenia wymagają kwestie istotne w każdym zapytaniu ofertowym:

• treść warunku doświadczenia stawianego oferentom,
• sposób punktacji złożonych ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty.

Choć prawdę mówiąc to wiele elementów zasady konkurencyjności wymaga odpowiedniego przemyślenia.

Dodatkowo pamiętaj, że spora część wykonawców robót budowlanych nie wykazuje jakiejś szczególnej skrupulatności przy zapoznawaniu się z treścią zapytania ofertowego oraz później, przy przygotowywaniu oferty. Regularnie pojawiają się błędy wykonawców, które mogą skutkować dla Ciebie nawet koniecznością odrzucenia najkorzystniejszej oferty. Stąd bardzo polecam praktykowanie sposobu przygotowania zapytania ofertowego tak, by było bardziej odporne na błędy oferentów.

Mam nadzieję, że wpis był dla Ciebie pomocny.

Pamiętaj, że w razie problemów jesteśmy dostępni jako Twoje wsparcie. Ba, jesteśmy też dostępni wcześniej, kiedy można jeszcze zapobiec tym problemom!