Jak przygotować zapytanie ofertowe na aplikację / dedykowane oprogramowanie do Bazy Konkurencyjności?

Dlaczego przygotowanie dobrego zapytania nie jest proste?

Zazwyczaj przygotowanie zapytania ofertowego na stworzenie aplikacji mobilnej, webowej czy dedykowanego oprogramowania wymaga dużo więcej pracy niż inne zapytania.

Wymagania co do usług zawsze trudniej opisać niż wymagania co do sprzętu (gdzie większość istotnych cech jest sparametryzowana), czy nawet robót budowlanych (gdzie funkcjonują od wielu lat standardy opisu wymogów inwestora). Specjalistyczny charakter usługi oraz zmienność otoczenia technologicznego tylko dodają kolejny poziom trudności.

Aby dobrze przygotować swoje zapytania potrzebujesz nie tylko odpowiedniej wiedzy technicznej, ale i pełnej znajomości możliwości i ograniczeń wynikających z uregulowań wytycznych kwalifikowalności regulujących udzielanie zamówień z dofinansowaniem unijnym.

Ten wpis to część serii artykułów przybliżających podstawy udzielania zamówień w projektach unijnych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Musisz uważać na zmiany w projekcie

Czas płynie szybko, zwłaszcza w przypadku rozwiązań programistycznych. Jaka jest zaś rzeczywistość na etapie przed realizacją tego typu projektów?

Przygotowania założeń dla aplikacji/oprogramowania, pisanie wniosku o dofinansowanie, ocena projektów w konkursie, czasem oczekiwanie na kolejny konkurs i ponowne składanie projektu, wybór wniosku do dofinansowania, podpisanie umowy o dofinansowanie… Te wszystkie zdarzenia dzielą nieraz miesiące czasu. 

I ten czas wpływa nieraz bardzo mocno na Twoje zamierzenia co do funkcjonalności oprogramowania. Wpływa też na otoczenie techniczne, które może wymagać zmian w stosunku do pierwotnej koncepcji, bywa, że już nawet dwuletniej…

Naturalnym skutkiem jest chęć do wprowadzenia zmian w opisie zamawianego oprogramowania. Tyle, że takie zmiany nie mogą być wprowadzana swobodnie, a wymagają przeprowadzenia procedury zmiany wniosku o dofinansowanie.

Z mojego doświadczenia wynika również, że często treść wniosku wymaga koniecznych zmian by opis przedmiotu zamówienia był w ogóle zgodny z wytycznymi kwalifikowalności. Takie niezgodności nie mają wpływ na ocenę wniosku o dofinansowanie, natomiast mogą skutkować wadami procesu udzielania zamówienia i korektą finansową zmniejszającą przyznane dofinansowanie.

Jaki jest podstawowy wymóg odnośnie opisu przedmiotu zamówienia?

Opis przedmiotu zamówienia powinien być na tyle szczegółowy, by umożliwiać wykonawcom rzetelne skalkulowanie ceny ofertowej.

I tutaj warto zwrócić uwagę na podstawowe  problemy, z którymi się spotykam:

• Określenie istotnych elementów realizacji jako pozostających do ustalenia lub decyzji zamawiającego na etapie realizacji zamówienia. Tu przykład z umowy, której treść opiniowałem: Przed rozpoczęciem realizacji Przedmiotu Umowy Zamawiającemu przysługuje uprawnienie do wskazania konkretnego sposobu wykonania Przedmiotu Umowy. Zamawiający przekaże swoje instrukcje, wymagania i uwagi w drodze pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. O co chodziło autorowi? Zamawiający będzie wskazywał sposób realizacji przed rozpoczęciem realizacji projektu, choć nie był w stanie tego zrobić na etapie zapytania ofertowego? Takie postanowienia, choć korzystne dla zamawiające, są po prostu niedopuszczalne w świetle treści wytycznych kwalifikowalności.
• Zbyt ogólne określenie przedmiotu zamówienia utrudniające wycenę zamówienia. Czasem zamawiający po prostu nie wie jak opisać przedmiot zamówienia i kompiluję listę życzeń, która nie określa wielu istotnych elementów mających realny wpływ na koszt realizacji zamówienia.

Zainteresowanych tą tematyką odsyłam do mojego wpisu Uniknij tych częstych błędów opisu przedmiotu zamówienia zapytania w Bazie Konkurencyjności.

Często wprowadzenie odpowiednich poprawek do opisu przedmiotu zamówienia nie jest proste. Jest za to konieczne, jeśli zapytanie ma odpowiadać wymogom wytycznych.

Dlaczego odpowiednie wymogi odnośnie doświadczenia i składu zespołu projektowego są takie ważne?

W przypadku omawianych zamówień produkt finalny jeszcze nie powstał. I tak jak łatwiej jest ocenić, na ile dane urządzenie produkcyjne spełnia Twoje potrzeby, o tyle trudniej ocenić jaki będzie rezultat prac tego czy innego studia programistycznego.

Wydaje się, że najprostszym rozwiązaniem ograniczenia konkurencji do najlepszych podmiotów byłoby określenie wysokiego wymaganego doświadczenia – w dofinansowanych zapytaniach ofertowych ta możliwość jest raczej niedostępna.

Warunki udziału w postępowaniu możesz określić jedynie na poziomie… minimalnym. Nie tyle jednak minimalnym możliwym czy dostępnym na rynku, ale minimalnie wystarczającym do należytego zrealizowania zamówienia. Możesz więc wymagać wszystkiego co chcesz, póki jest to niezbędne do należytego wykonania zamówienia, ale nie możesz wymagać niczego, co wynika z chęci uzyskania zespołu projektowego bardziej doświadczonego niż poziom skomplikowania Twojego projektu.

Natomiast w kwestii zespołu projektowego wytyczne nie są aż tak radykalne, jak w kwestii doświadczenia samego wykonawcy. W pewnym sytuacjach jest bowiem możliwe punktowanie doświadczenia zespołu wyższego niż niezbędne do realizacji zamówienia, czyli tej wartości dodanej, którą wnosi bardziej doświadczona osoba do pracy projektowej.

W dużym skrócie:

• Warunki udziału określają poziom, który oferenci muszą wykazać, inaczej ich oferta zostanie odrzucona. Warunki nie mogą być określone w sposób bardziej wygórowany niż to konieczne do właściwego zrealizowania zamówienia. Nie możesz punktować samego doświadczenia oferentów.
• Doświadczenie osób wskazanych przez oferenta do realizacji zamówienia takiego jak opracowanie aplikacji (czy innego oprogramowania) może być punktowane. W ten sposób możesz premiować oferentów, którzy nie tylko spełniają warunki udziału, ale również dają realną szansę na wyższy poziom realizacji zamówienia.

Punktowanie doświadczenia zespołu projektowego jest ważnym sposobem premiowania oferentów oferujących wyższy poziom realizacji. Określenie tej punktacji nie jest jednak proste…

Zmiany na etapie realizacji to… pole minowe

Zamówienia realizowane już przez wykonawcę w ramach zasady konkurencyjności nie mogą być elastycznie modyfikowane. Zasadą zawsze jest niezmienność wymogów od czasu upływu terminu składania ofert. Rozciąga się ona na cały okres realizacji. To potencjalnie spory problem, szczególnie w przypadku realizacji zamówień na usługi specjalistyczne.

Oczywiście pewne zmiany mogą być wprowadzane, zawsze jednak na ściśle określonych warunkach:

• Większość zmian jest dopuszczalna jedynie wówczas, gdy możliwość ich wprowadzenia została zapowiedziana już na etapie zapytania ofertowego. Dotyczy to również sytuacji, kiedy treść zapytania ofertowego nie zawiera nawet wzoru umowy lub choćby istotnych postanowień umownych. Klauzule przeglądowe i tak muszą być zawarte w treści zapytania. Przy tym oczekiwany jest odpowiedni poziom szczegółowości tego rodzaju postanowień, bez daleko idących uogólnień czy uznaniowości w ocenie sytuacji.
• Wszelkie zmiany umowy muszą zachować pierwotną równowagę ekonomiczną stron wynikającą ze złożonej oferty. Nawet przewidziane zmiany umowy nie mogą iść jedynie w kierunku złagodzenia wymogów realizacyjnych nałożonych na wykonawcę.

Co istotne, kwestia ta jest kluczowa dla pomyślnego zatwierdzenia wypłaty dofinansowania dla wydatków poniesionych na realizację zamówienia. Osoby nadzorujące realizację projektu z ramienia instytucji pośredniczącej (takiej jak PARP, NCBR) są bardzo uwrażliwione na te kwestie. Stąd wprost określam wszelkie zmiany na etapie realizacji jako pole minowe. Takie pole da się przejść, ale wymaga to przygotowania i profesjonalizmu, a nie prostego brnięcia do przodu.

Z doświadczenia naszych klientów wynika, iż prawidłowe uwzględnienie tego rodzaju klauzuli jest bardzo trudne bez profesjonalnego wsparcia prawnego. Jakość tego rodzaju postanowień umownych ujawnia się nieraz dopiero na etapie realizacji, kiedy trzeba z nich skorzystać. Wówczas jest już jednak za późno na poprawki w tym zakresie.

Poniżej przykład postanowienia umownego zaproponowanego przez pewną, ogólnie rzecz biorąc dobrą, kancelarię: Terminy, o których mowa w ustępach powyżej, mogą  ulec zmianie w przypadku dobrowolnego ustalenia i zaakceptowania przez obie Strony. To tak nie działa. Jeśli będziesz miał podobne postanowienia w swojej umowie, to nie jesteś w żadnej mierze zabezpieczony. Nie stanowią one potem żadnej podstawy do zmian terminów realizacji zgodnej z wytycznymi kwalifikowalności.

Warto unikać stosowania nazw własnych

I na koniec dodatkowa kwestia, kojarząca się z zamówieniami publicznymi, ale obecna również w zapytaniach ofertowych w projektach unijnych. Chodzi o zakaz stosowania tzw. nazw własnych.

Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności:

Jeżeli nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia, opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów.

Co do zasady nie jest dopuszczalne wskazanie w opisie przedmiotu zamówienia (bezpośrednio lub pośrednio) na konkretny produkt czy producenta (np. Jira, Sports Data Feed, AWS, Vmware).

Jak to bezpośrednio ujęto w podręczniku „Zamówienia udzielane w ramach projektów” wydanym przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej:

Powinieneś każdorazowo przemyśleć, czy w danym przypadku użycie znaków towarowych jest uzasadnione, i patrząc praktycznie, powinieneś być przygotowany na kwestionowanie tego rodzaju oznaczeń przez kontrolujących, bowiem stosowanie znaków towarowych jest wyjątkiem, a nie regułą.

Pamiętaj, w uzasadnionych przypadkach możesz wykorzystać znaki towarowe do opisu przedmiotu zamówienia. Nie znaczy to jednak, że wystarczy Twoje przekonanie, że dany przypadek jest uzasadniony. Musisz przekonać do tego również urzędnika… Zastanów się jakie realnie masz na to szanse. Mój wniosek jest prosty: unikaj stosowania nazw własnych, nie podpieraj się wyjątkowością swojej sytuacji.

I jeszcze…

Zapytania ofertowe na opracowanie, wykonanie i wdrożenie oprogramowania należą do jednych z bardziej skomplikowanych a skala potencjalnych problemów (tych łatwiejszych i tych trudniejszych do dostrzeżenia) jest ogromna. Oczywiście nie mogłem więc tutaj opisać wszystkich z nich. Pewnie mogłem opisać więcej, ale jednak moim podstawowym zadaniem jest praca dla klientów 🙂

Mam nadzieję, że wpis był dla Ciebie pomocny.

Pamiętaj, że w razie problemów jesteśmy dostępni jako Twoje wsparcie. Ba, jesteśmy też dostępni wcześniej, kiedy można jeszcze zapobiec tym problemom!